Angebot schreiben im Handwerk – Tipps & Tricks

Inhaltsverzeichnis

1 Angebot schreiben im Handwerk – Tipps & Tricks
2 Ermittlung des Materialbedarfs und Leistungsumfangs
3 Kalkulation der Kosten
4 Freizeichnungsklauseln im Angebot
5 Kostenlose Angebotsvorlage für Handwerker
6 Tipp: Handwerkersoftware nutzen
7 Das Angebot gestalten
8 Unterschiede zwischen einem Angebot und einem Kostenvoranschlag
9 Fazit: Am besten den gesammten Auftrag vom Angebot bis zur Rechung durch Handwerkersoftware organisieren

Das Angebot eines Handwerkers muss exakt ausfallen, es ist rechtsverbindlich. Potenzielle Kunden stellen darüber hinaus den Anspruch, dass es maßgeschneidert ausfällt und präzise Detailangaben übersichtlich und verständlich darstellt. Wer gute Angebote zu marktfähigen Preisen erstellt, erhöht die Chance auf den Zuschlag und sogar auf langjährige Geschäftsbeziehungen mit einzelnen Kunden.

Vorbereitung des Angebots Zunächst einmal gilt es, die exakten Daten für das Angebot zu ermitteln. Dabei geht es um den tatsächlichen Materialbedarf und Leistungsumfang. Wenn beides bekannt ist, geht es um die Kosten dafür.

Ermittlung des Materialbedarfs und Leistungsumfangs

Der erste Schritt hin zum Angebot ist ein exakter Plan für das Projekt. Nach diesem sind das benötigte Material und die nötige Arbeitszeit zu ermitteln. Die Materialbedarfsermittlung folgt betriebswirtschaftlichen Grundsätzen. Es gilt, die Menge und Art des Materials für einen definierten Zeitraum zu ermitteln. Das ist wichtig, damit das Material immer vorhanden ist (Vermeidung von Stillstandszeiten), aber nicht unnötig lange lagert (sparsamer Einsatz von Lagerkapazitäten). Des Weiteren kann Material nach den Arbeitsabläufen des Projekts und nach dem Gesamtverbrauch kalkuliert werden. Bei der Kalkulation nach den Arbeitsabläufen sind die Arbeitspläne die Grundlage für die Materialbedarfsermittlung. Das Verfahren hat den Vorteil, dass Material exakt dann eingekauft wird, wenn es der Ablauf erfordert. Schließlich könnte es Verzögerungen (Wetter) oder Planänderungen geben. Die Planung nach den Arbeitsabläufen ist daher exakter. Die Planung nach dem Gesamtbedarf könnte am Ende zu Abweichungen führen, ist für den Kunden aber übersichtlicher. Die Arbeitszeit sollte niemals pauschal angegeben werden, sondern ist nach Arbeitsschritten aufzuschlüsseln. Es ergeben sich in der Regel Minuteneinheiten.

Kalkulation der Kosten

Die Materialkosten sind verursachungsgerecht ausweisbar. Der Handwerker nennt die Einkaufspreis im Großhandel zuzüglich der Transport- und Lagerkosten. Die Arbeitszeit wird als Arbeitswert kalkuliert. Dies ist der Kostensatz pro Zeiteinheit. Eine gängige Angabe sind Euro pro sechs Minuten. Dies ließe sich auf einen Stundensatz hochrechnen, doch der genaue Ausweis in Minutenslots entspricht eher der Realität, weil einzelne Arbeitsschritte nur selten exakt eine Stunde dauern. Die Methode, „angerissene“ halbe Stunden oder gar Stunden zu berechnen, löst bei den Kunden Widerwillen aus, weil sie damit aus ihrer Sicht fast immer zu viel bezahlen. Der Stundensatz des Handwerkers errechnet sich aus seinen produktiven Stunden für das Projekt in Relation zu seinem Bruttogehalt inklusive Steuern und SV-Beiträge. Hinzu kommen die sonstigen Kosten des Betriebes (Büro inklusive Mitarbeiter, Raummieten, Fuhrpark etc.). Wichtig zu wissen: Die Personalkosten für die Handwerker auf der Baustelle und die Mitarbeitenden in der Verwaltung unterscheiden sich teilweise erheblich wegen unterschiedlicher Gehälter, aber auch stark abweichender Kosten für die Unfallversicherung durch die Berufsgenossenschaft. Eine Faustregel besagt, dass die Kosten für die Verwaltung (Büro, Mitarbeitende, Raummieten, Investitionen) einen Zuschlag von ~25 % auf die Personalkosten des Handwerkers auf der Baustelle verursachen. Jedoch ist das pro Betrieb exakt zu berechnen. Neben den Material- und Personalkosten sind auch noch Sachkosten für Kapitaldienste, Gebühren & Abgaben, möglicherweise die Grundsteuer (bei eigenem Gelände), Versicherungen etc. einzukalkulieren und wiederum auf das Projekt umzulegen. Es ergibt sich daraus ein Stundenverrechnungssatz des Unternehmens nach der Formel:

jährliche Gesamtkosten des Unternehmens / jährliche Anzahl produktiver Stunden aller Mitarbeiter = Stundenverrechnungssatz
Hierbei handelt es sich um einen Nettoverrechnungssatz. Zu diesem addieren sich Zuschläge, es sind aber auch Abzüge möglich:
Stundenverrechnungssatz (netto) – Skonti, Rabatte oder Boni + Gewinnzuschlag + Umsatzsteuer = Stundenverrechnungssatz (brutto)

Zu erwähnen ist noch, dass es Handwerksbetriebe gibt, die nicht Stunden, sondern messbare Leistungen in Rechnung stellen. Das sind beispielsweise Malerbetriebe. Bei ihnen kann die Berechnungsgrundlage die bemalte Fläche sein. Für den Kunden ist das im Angebot eindeutig. Der Handwerker muss freilich für sich seine Lohnkosten kalkulieren.

Aufbau eines Angebots: Ein Angebot muss eine bestimmte Form haben, für die es Normen gibt. Der § 125a HGB bestimmt, welche essenziellen Fakten aufzuführen sind. Ein offizielles Angebot ist ein Geschäftsbrief, welcher der HGB-Normierung unterliegt.

Das muss ein rechtssicheres Angebot enthalten:

Kontaktdaten des Anbieters und Angebotsempfängers
Umsatzsteueridentifikationsnummer
Handelsregisternummer (bei Vorliegen)
Angebotsdatum und Betreff
Beschreibung der Dienstleistung
Material mit Mengenangabe
Arbeitszeit
Preisangabe: Einzelpositionen und Gesamtnettopreis
Umsatzsteuer
Gültigkeitsdatum und -dauer des Angebots
Zahlungsbedingungen
Unterschrift

Optional sind die Angabe eine Kunden- und Angebotsnummer möglich.

Freizeichnungsklauseln im Angebot

Bei manchen Aufträgen sind das Material, dessen Preise und/oder die Arbeitszeit von vornherein nicht exakt zu bestimmen. Da ein Angebot aber rechtsverbindlich ist, wäre das sehr problematisch. Aus diesem Grund erlaubt das BGB im § 145 sogenannte Freizeichnungsklauseln. Das sind Begriffe wie ohne Gewähr, unverbindlich, ohne Obligo oder Preis vorbehalten. Darüber hinaus können Sie optionale Angebotspositionen aufnehmen, so etwa hochwertigeres, aber auch teureres Baumaterial. Sie fließen nicht in die Gesamtsumme des Angebots ein, auch die Umsatzsteuer wird für sie nicht ausgewiesen. Der Kunden kann diese optionalen Positionen wählen oder nicht.

Kostenlose Angebotsvorlage für Handwerker

Es gibt Handwerkerrechnung Muster und Vorlagen für solche Angebote, welche dem Handwerksbetrieb die Arbeit sehr erleichtern können, aber nicht müssen. Da bestimmte Informationen wie die Kontaktdaten des Anbieters immer gleich sind, ersparen Sie sich damit das ständig neue Ausfüllen jeder einzelnen Zeile. Bei sehr ähnlichen Aufträgen müssen Sie nur die Daten des Angebotsempfängers, das Datum sowie die Materialmengen, die Arbeitszeit, die Gültigkeitsdauer, die Preise und die Umsatzsteuer konkretisieren. Solche Vorlagen haben Vor- und Nachteile.

Vorteile:

schnelles (aber nicht automatisiertes) Erstellen neuer Angebote
Vorlagen sind rechtssicher

Nachteile:

Gefahr von Fehlinformationen durch Nachlässigkeit
Angebot ist rechtsverbindlich (Gefahr teurer Fehler oder zeitintensiver Nacharbeit)
Vorlagen passen nicht zu jedem Auftrag
Verärgerung von Kunden durch fehlerhaftes Angebot

Tipp: Handwerkersoftware nutzen

Wesentlich genauer als Vorlagen erstellt eine Handwerkersoftware ein Angebot. Gewerke wie SHK oder Elektro müssen sehr viel und dabei sehr genau kalkulieren. Die Software rechnet nach der Eingabe der Daten (Material, Zeit) das Angebot rechtssicher aus und folgt dabei den Grundsätzen der GoBD. Dies sind die seit 2014 geltenden Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form. Sie dienen der Finanzverwaltung und wurden vom Bundesfinanzministerium erlassen. Nach diesen Grundsätzen muss das Angebot, das vom Grundsatz her mit der späteren Rechnung identisch sein soll, genaue Angaben zu Zahlungsströmen und Steuern enthalten. Damit ist eine reibungslose Betriebsprüfung möglich. Das Ziel der GoBD war es seinerzeit, die bislang üblichen Aufzeichnungen auf Papier auf digitale Systeme auszudehnen. Die Vorschrift enthält daher auch Mindestanforderungen an EDV-Systeme, Prozesse, die Datensicherheit und die Verfahrensdokumentation. Da Angebote heute digital abgegeben werden, ist es sinnvoll, sie durch eine Handwerkersoftware erstellen und dann in der internen Verwaltung archivieren zu lassen. Es gibt hierfür leistungsfähige All-in-One-Lösungen, die sich einfach bedienen lassen. Sie bieten alle Funktionen für die Angebotserstellung, die Rechnungsstellung, die Abrechnung von Arbeitsstunden, die steuerliche Darstellung und vieles mehr. Sie können damit unter anderem

Projekte kalkulieren,
Angebote erstellen,
Angebotsdaten in die Rechnung übernehmen,
den Einkauf abwickeln und
alle Vorgänge GoBD-konform archivieren.

Zur Software gibt es meist eine App, mit welcher der Zugriff von der Baustelle aus möglich ist. Die Bauleitung kann damit Änderungen, die Einfluss auf die Rechnungsstellung nehmen, sofort eingeben. Die Arbeit wird damit effiziente, Sie sparen enorm viel Zeit. Gleichzeitig gewinnen Sie Rechtssicherheit. Es lassen sich zudem Formulierungen personalisieren.

Empfehlung: Nutzen Sie zur Organisation Ihres Betriebs von Beginn an eine Kaufmännische Handwerkersoftware wie z.B. Streit V.1. Zudem nutzen Sie die Software als Existenzgründer 1 Jahr kostenlos!

Das Angebot gestalten

Ein professionell gestaltetes Angebot ist aus zwei Gründen wichtig:

Es trägt einen rechtsverbindlichen Charakter und unterscheidet sich damit vom unverbindlichen Kostenvoranschlag bis auf die seltene Ausnahme des „garantierten“ Kostenvoranschlags (siehe weiter unten).
Es ist ein sehr starkes Instrument im Verkauf. Der Kunde wird Ihre Preise und Leistungen mit anderen Angeboten von Wettbewerbern vergleichen.

Die oben beschriebenen Inhalte des Angebots muss dieses pflichtgemäß enthalten (Leistungsbeschreibung, Material, Arbeitszeit, Kosten und Steuern). Die Kunden (auch Stammkunden) erwarten inzwischen allerdings etwas mehr von einem Angebot. Dazu gehören die persönliche Präsentation und ein maßgeschneiderter Text in verständlicher, nachvollziehbarer Sprache und Form, der sich direkt an den Angebotsempfänger richtet. Das Angebot trägt damit werbenden Charakter, was angesichts der Konkurrenz auch richtig ist. Jeder Kunde wird sich mindestens drei Angebote einholen, bei öffentlichen Investitionen ist das sogar vorgeschrieben. Sie sollten im Text also Ihrem Kunden verdeutlichen, dass Sie sein Anliegen sehr gut verstanden haben und Ihnen dies am Herzen liegt. Hierfür sind eine logische Strukturierung ebenso wie eine gut erfassbare Gestaltung nötig. Das beginnt schon bei der Schriftart. Gut geeignet sind die Klassiker Arial oder Verdana in Größe 11. Gestaltungselemente sind:

Zwischenüberschriften
kurze Sätze
Listen
Absätze
eine weitere Schriftfarbe zusätzlich zum Schwarz (Farbe Ihres Logos)
Grafiken und Pläne
Fotos

Ein Angebot, das sich an ein Unternehmen richtet, erwähnt im Text dessen Firmierung. Stellen Sie die Vorteile Ihres Angebots für den Empfänger heraus. Formulieren Sie grundsätzlich positiv. Dienstleistungen und Materialien können Sie Attribute hinzufügen: „Unsere Fliesen sind bruchfest und farbecht.“ Einen hohen Preis können Sie mit bester Qualität und entsprechender Langlebigkeit begründen. Die äußere Form des Angebots ist ebenfalls wichtig, wenn Sie es auf Papier abgeben. In diesem Fall sollten Sie sehr hochwertiges Papier benutzen. Dieser Fall ist aber selten geworden. Bei einem Versand per E-Mail können Sie Ihre Signatur farblich besonders hervorheben.

Unterschiede zwischen einem Angebot und einem Kostenvoranschlag

Der wichtigste Unterschied lautet: Das Angebot ist rechtsverbindlich, der unverbindliche Kostenvoranschlag ist es nicht. Es gibt aber auch einen „garantierten“ und damit verbindlichen Kostenvoranschlag. Er kommt infrage, wenn zu viele Unwägbarkeiten ein Angebot zu diffus machen würden. Im garantierten Kostenvoranschlag würden Sie beispielsweise formulieren, dass der Endpreis die Summe X beträgt, wenn eine bestimmte Materialposition für die Summe Y zu beschaffen ist. Sie können diesen Kostenvoranschlag in Abstimmung mit dem Kunden zurückziehen, wenn es zu viele solcher Unwägbarkeiten geben sollte. Aus einem Kostenvoranschlag muss hervorgehen, ob er unverbindlich oder garantiert ist. Schauen wir uns die Unterschiede zwischen Kostenvoranschlag und Angebot noch etwas näher an.

Kostenvoranschlag: geregelt in den §§ 632, 650 BGB, enthält fachmännische Schätzungen zu Material- und Zeitaufwand inklusive Details, Preisangeben, Gesamtbetrag, bleibt im Regelfall unverbindlich und wird meistens kostenlos erstellt, hat als unverbindlicher Kostenvoranschlag keine Bindungsfrist

Angebot: geregelt in den §§ 145 ff. BGB, nennt exakten Gesamtpreis, listet Material und Zeit, ist verbindlich mit Bindungsfrist (ein bis zwei Monate), kann kostenpflichtig sein, wenn der Auftrag nicht erteilt wird (Absprache hierzu erforderlich)

Fazit: Am besten den gesammten Auftrag vom Angebot bis zur Rechung durch Handwerkersoftware organisieren

Angebote von Handwerksbetrieben sind rechtsverbindlich und müssen daher exakt sein. Gleichzeitig tragen sie werbenden Charakter. Für die Organisation des Betriebes sind sie zentral. Der Aufwand für ihre Erstellung kann erheblich sein. Da sich aber viele Angebote stark ähneln, nimmt eine Handwerkersoftware den Firmen sehr viel Arbeit ab. Sie ist rechtskonform aufgebaut und beachtet die Grundsätze der GoBD, was allein schon wegen der Datenübernahme aus dem Angebot in die Rechnung zwingend erforderlich ist. Darüber hinaus archiviert sie das Angebot. Moderne Lösungen sind einfach zu bedienen und jedem Handwerksbetrieb zu empfehlen.

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