Inmitten des turbulenten Handwerksalltags geraten Prozessoptimierungen leicht in den Hintergrund. Noch dazu steht die Handwerksbranche vor zahlreichen Herausforderungen wie Fachkräftemangel, Materialverfügbarkeit und Digitalisierung.

Umso ratsamer ist es, existierende und täglich wiederkehrende Handwerksprozesse regelmäßig zu überprüfen, um diese sofern möglich noch effizienter zu gestalten. Beispielsweise wird es nötig sein, mehrere Softwareprogramme durch eine Softwarelösung für alle Anforderungen zu ersetzen – durch eine Software, die Handwerksbetriebe perfekt bei ihrer Büroarbeit und bei ihren Kunden auf den Baustellen unterstützt.

Viele Handwerksbetriebe zögern, einen Softwarewechsel vorzunehmen. Da spielen oft die Sorge um die Softwarekosten, über den Zeitverlust für Vorbereitungen wie Datenübernahme und auch die Einarbeitung der eigenen Mitarbeiter eine große Rolle. Die Auftragsbücher sind voll und der Softwarewechsel muss während des täglichen Betriebs passieren. Wie soll das funktionieren?

Diese Bedenken sind jedoch unbegründet, wenn der neue Softwareanbieter den Wechsel optimal begleitet und durch den Einsatz der neuen Software die alltäglichen Handwerksprozesse deutlich effizienter ablaufen.

Fünf Gründe für einen Softwarewechsel

1. Nachhaltige effiziente Geschäftsprozesse

Häufig sind Abstimmungsprobleme die Ursache für nicht reibungslos funktionierende Geschäftsprozesse. Daher sollten wiederkehrende und fehleranfällige Arbeitsprozesse durch den Einsatz von Software optimiert werden. Eine automatisierte Kommunikation aller Beteiligten, beispielsweise bei Terminverschiebungen oder die Erfassung von Montagezeiten in der digitalen Zeiterfassung, führen zu mehr Effizienz. Gleichzeitig dienen die erfassten Daten der Nachkalkulation von Montage- und Auftragszeiten sowie der Gehaltsabrechnung. Daher sichert eine Software für alle Anforderungen reibungslose und damit effiziente Abläufe in Handwerksbetrieben.

2. Software inklusive App für alle Anforderungen

Verschiedene nicht miteinander kompatible Softwarelösungen erfordern Synchronisation und sind daher fehleranfällig. Eine umfassende Softwarelösung für sämtliche Anforderungen ermöglicht dagegen durchgängige Abläufe, von der Adressanlage über Angebots- und Auftragsverwaltung bis zur Rechnungsstellung, sowie ein mit Aufträgen verknüpftes Terminmanagement.

Das digitale Büro: Wenn die neue Software sämtliche Büroarbeiten auch via Handwerker-App mit Zugriff auf alle Auftrags- und Baustellendaten bietet, können Mitarbeiter von überall auf Aufträge zugreifen, den Status von Baustellen pflegen, sowie unerwartete Wartezeiten sinnvoll nutzen. Eine integrierte Material- und Lagerwirtschaft, sowie eine sekundengenaue Zeiterfassung im Büro und auf der Baustelle ersetzen zudem die lästige Zettelwirtschaft.

3. Direkte und lückenlose Kommunikation

Eine reibungslose Kommunikation zwischen Büromitarbeitern und Monteuren entscheidet bereits heute über die Wettbewerbsfähigkeit von Handwerksbetrieben. Durch eine ganzheitliche Software und mobile Apps können Monteure direkt mit ihren Kunden den nächsten Termin vereinbaren, sich vergewissern, ob alle benötigten Materialien verfügbar sind und ihre erbrachte Arbeitsleistung direkt per digitaler Unterschrift bestätigen lassen. Rückfragen ins Büro laufen zudem per integriertem Messenger, so dass adhoc benötigte Informationen schnell parat sind.

4. Zeit- und Kostenersparnis

Eine Handwerkersoftware mit App ermöglicht in jeder Situation Zeit- und Kostenersparnis. Beispielsweise lassen sich Angebote mit nur wenigen Klicks erstellen und Vorlagen für wiederkehrende Arbeiten und Stücklisten für den Materialbedarf von beispielsweise Wartungen hinterlegen. Ein integrierter Preisvergleich und eine direkte Webshop-Anbindung für mühelose Bestellvorgänge, sowie ein automatisiertes Mahnwesen sparen immer wieder wichtige Zeit. Noch dazu sorgen der direkte Austausch zwischen Baustellen- und Büromitarbeitern, sowie eine digitale Zeiterfassung für ein erhebliches Einsparpotential.

5. Mitarbeiterzufriedenheit

Die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter ist von höchster Bedeutung. Eine gut organisierte Arbeitsumgebung, digital unterstützte Abläufe und eine reibungslose Kommunikation tragen zur Zufriedenheit bei – ganz unabhängig von der Rolle des Einzelnen im Unternehmen. Diese Zufriedenheit und gut funktionierende Prozesse werden auch vom Kunden wahrgenommen, der auf entspannte und gut organisierte Monteure trifft.

So gelingt der Softwarewechsel

„Die Digitalisierung nimmt dir irrsinnig viel Arbeit im Alltag ab, die du normalerweise händisch machen müsstest.“

Mario Lichtenegger, Gründer und Geschäftsführer von Smart Electric Systems aus Bad Ischl in Österreich berichtet über seine Erfahrung bei seinem Softwarewechsel.
Digitalisierung mit TAIFUN

Bautagebuch auch via App

Via Bautagebuch erfassen Monteure von ihren Baustellen aus jeden Baufortschritt eines Projekts. Sie erstellen Notizen, archivieren Baustellenfotos und können auch Wetterdaten chronologisch dokumentieren und per Klick ins Büro übertragen. Dadurch ist eine exakte Nachverfolgung und Dokumentation von Planung und Projektfortschritt gewährleistet. Auch plötzlich auftretende, nicht vorhersehbare Ereignisse vor Ort lassen sich als Nachweis für den Kunden dokumentieren und ggf. Missverständnisse bei Verzögerungen ganz leicht vermeiden.

TAIFUN Software fürs Handwerk

Als branchenübergreifender Anbieter kaufmännischer Softwarelösungen – für kleine, mittlere und auch große Unternehmen – liefert TAIFUN Software seinen Anwendern eine maßgeschneiderte Softwarelösung mit App für die volle Mobilität im Handwerk.

Seit mehr als 35 Jahren richtet TAIFUN sich mit der Entwicklung der Softwareprodukte an den stets wachsenden Anforderungen am Markt aus – mit dem vollen Fokus, Handwerksbetrieben ihre alltägliche Arbeit zu erleichtern.

TAIFUN Software ist Teil der Unternehmensgruppe OneQrew GmbH. Die 2021 gegründete Unternehmensgruppe bringt die unterschiedlichsten Softwareanbieter des Handwerks zusammen und bündelt die Stärken des digitalen Handwerks für mehr Effizienz und eine bessere Wettbewerbsfähigkeit.

Mehr Handwerk. Weniger Büro.

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