Handwerker-Interview zur Digitalisierung: Herr Lars Hückstädt – Meister Heizung Sanitär Klima zur Handwerkersoftware

Herr Lars Hückstädt – Meister Heizung Sanitär Klima zur Handwerkersoftware
Herr Lars Hückstädt – Meister Heizung Sanitär Klima zur Handwerkersoftware

Wer wird interviewt? Werdegang und Vorstellung: 

Lars Hückstädt
Meister Heizung Sanitär Klima
Studium Business Management with Entrepreneurship an der Southampton Solent University
Seit 2008 Geschäftsführer der Hückstädt Heizung und Sanitär GmbH
Die Hückstädt Heizung und Sanitär GmbH ist ein seit 1945 und mittlerweile in dritter Generation familiengeführter SHK-Betrieb aus Plön.

Was wurde digitalisiert und in welcher Form, wie waren die einzelnen Schritte? 

Digitalisiert werden sollte vor allem der gesamte Arbeitsablauf der Auftragsbearbeitung. In der Vergangenheit wurde zwar bereits mit einem digitalen Kalender gearbeitet. Jedoch erfolgte die gesamte Dokumentation und der Transfer innerhalb des Teams über Papierausdrucke. Arbeitsaufträge wurden mit Durchschlag an eine Pinnwand gepackt. Die Servicetechniker trugen alles handschriftlich ein und übergaben sie dann wieder dem Innendienst. Dieser übertrug alles in das Rechnungstool. Es gab also viel händische Doppelarbeiten und Medienbrüche. Das führte zu Verzögerungen in der Bearbeitung, viel Nachfragen und teilweise Fehler (beim Abtippen sowie durch die nachgelagerte Dokumentation aus dem Gedächtnis).

Wie sind Sie die Digitalisierung angegangen und welche Schwierigkeiten gab es?

Im ersten Schritt haben wir uns für eine sehr komplexe Softwarelösung entschieden, die aber leider zu umständlich war und uns zudem zwang, unsere Abläufe an die Software anzupassen. Als wir gewachsen sind und die Digitalisierung weiter vorantreiben wollten, haben wir als erstes die Digitalisierungslösungen unserer alten Handwerkersoftware angesehen, da wir Respekt davor hatten ein neues System einzuführen. Uns wurde aber schnell klar, dass die Software einfach zu kompliziert für die Baustelle und bruchstückhaft war. Die Monteure hätten den Eindruck bekommen, dass sie Büroarbeiten übernehmen sollen. Wir entschieden uns also, uns von dieser Software zu trennen. Das war unser Lehrgeld, das wir gezahlt haben.

Wir haben uns dann mit vielen Produkten auseinandergesetzt. Letzten Endes hat uns die Software MFR überzeugt. Ein Kollege aus einem anderen Betrieb hat uns anhand seines laufenden Betriebes die Lösung erklärt. Nach einem ersten Termin bei einer Herstellermesse haben wir uns das Produkt nochmals im Detail vor Ort im laufenden Betrieb angesehen. Auch wenn jedes fremde Programm vorerst kompliziert erscheint, haben wir schnell gesehen, dass hier doch einige Vorteile gegenüber Wettbewerbsprodukten gab. Vor allem die einfache Oberfläche für die Monteure und die schnelle Planung haben uns überzeugt. Die Besichtigung des befreundeten Betriebs hat uns damals gezeigt, wie gut und reibungslos gearbeitet werden kann. Hier war es sehr sympathisch, über die gemeinsamen Herausforderungen in unserem Berufsfeld zu sprechen und zu sehen wie diese gelöst wurden. Wir hatten gleich ein starkes Vertrauen, das sonst gegenüber Softwareverkäufern fehlt, die keine Erfahrung aus der Praxis haben. Somit waren auch die Schulungen mit den Mitarbeitern sehr praxisorientiert.

Was wurde konkret unternommen und was war dabei besonders wichtig?

Siehe vorherige Antwort. Wir haben uns die verschiedenen Lösungen zeigen lassen und geschaut, ob sie unsere Zielsetzung unterstützt: Optimierung der Abläufe und der täglichen Arbeitsplanung, bestmögliche Unterstützung der Monteure auf der Baustelle, um somit Steigerung der Motivation und Reduzierung der Fehler.

Uns hat auf jeden Fall geholfen, mit Kollegen aus anderen Betrieben zu sprechen und deren Erfahrungen einzuholen. Entscheidend war auch, unser gesamtes Team mitzunehmen und einzubeziehen.

 

Welche Prozesse wurden digitalisiert?

Der gesamte Prozess der Auftragsbearbeitung wurde digitalisiert: also Kalkulation, Angebotsstellung, Einsatzplanung, Routenplanung, Einkauf, Checklistenerstellung, Dokumentation, Arbeitszeiterfassung, Berichterstattung, Controlling, Reporting, Rechnungslegung, Nachkalkulation und Kundenkommunikation. Wir wollten, dass alle Prozesse sauber in einem Tool abgebildet werden können bzw. zumindest die Schnittstellen reibungslos funktionieren. Ziel war stets, die Abläufe einfacher und fehlerfreier zu gestalten.

 

Welche Schwierigkeiten und Herausforderungen gab es auf diesem Weg?

Wirklich Schwierigkeiten hatten wir erst nur mit der ersten Softwarelösung, die zu schwerfällig und komplex war.

Die grundsätzlichen Herausforderungen waren für uns:

  1. Alle Mitarbeiter*innen mitzunehmen. Insbesondere unsere älteren Mitarbeiter*innen sollten durch die neue Lösung nicht abgeschreckt werden.
  2. Eine Software zu finden, die sich an uns anpasst und nicht umgekehrt.
  3. Eine Lösung zu finden, die einfach, intuitiv, schlank und flexibel ist.

Das haben wir in MFR alles gefunden. Zum Beispiel haben wir früher Mitarbeiter zwei Tage geschult, um unser altes Programm zu erlernen. Heute kommen wir mit einem halben Tag Schulung aus. Das konnten wir anfangs selbst nicht glauben!

Welche Verbesserungen Ihrer Prozesse haben Sie durch die Digitalisierung erreicht?

Unsere Mitarbeiter können effizienter arbeiten, da wir die Planung optimiert haben. Ein Beispiel: Früher haben wir pro Kundendienstmonteur zwei Wartungen am Vormittag geplant und den Nachmittag für evtl. Störungen frei gelassen. Die Monteure kamen also zum Mittag auf den Betriebshof, um dann ggf. direkt wieder in dasselbe Dorf zu fahren. Diese Aufträge übermitteln wir heute digital, so dass der Monteur optimiert seiner Arbeit nachgehen kann. Durch die Fotodokumentation können unsere Meister und Innendienstmitarbeiter die Leistung auch vom Schreibtisch bewerten. Die Qualitätskontrolle wird also einfacher. Da die Fotos live übertragen werden, können die Meister auch bei Fragen auf der Baustelle per Telefon schnell helfen und haben ein ehrliches Bild von der Baustelle vor Ort. Trotzdem ist es selbstverständlich, dass unsere Meister auch auf der Baustelle Kontakt mit unseren Monteuren haben. Die Baubesprechungen werden allerdings auch über MFR aufgezeichnet. Mit Fotos und stichwortartigen Texten ist auch im Nachhinein immer klar, was besprochen wurde und auch der Monteur kann auf die Daten vor Ort zugreifen. Angebote, Baubeschreibungen, Zeichnungen, Planungen und weitere Unterlagen werden den Monteuren per PDF angehängt, so dass unsere Gesellen und Kundendienstmonteure die bestmögliche Hilfe auf der Baustelle erhalten. Bei unseren Wartungskunden haben wir beispielsweise die Bedienungsanleitungen der Geräte hinterlegt. Somit entfällt das aufwendige Blättern in Unterlagen oder googeln.

Durch die Implementierung von Klar-Pries haben wir Zugriff auf Millionen Artikel – mit den aktuellen Preisen. Lästiges einspielen der DATA-Norm Dateien entfällt. Und da alle Techniker ihr Fahrzeug über MFR als mobiles Lager führen, fehlen nie Teile auf der Baustelle und der Verbrauch ist detailliert nachvollziehbar.

Die Abläufe sind nun betriebswirtschaftlich logisch digital abgebildet. Die Kalkulation ist einfach auf einem Blick zu sehen. Gleiches gilt für die Rechnungserstellung.

Welche Erkenntnisse haben Sie erlangt?

Durch die Nutzung von MFR haben wir unsere Liquidität verbessert. Durch die digitale Übermittlung von Aufträgen können wir mehr Aufträge abarbeiten, unsere Monteure verbringen durch die Routenoptimierung weniger Zeit auf der Straße und mehr Zeit beim Kunden. Im Büro konnten wir einen Arbeitsplatz einsparen, da das lästige Übertragen der von Hand geschriebenen Zettel entfällt. Die Motivation ist gestiegen und alle Mitarbeiter schätzen die neue Software und erkennen die Arbeitserleichterung.

Wir haben bereits nachkalkuliert: Die monatlichen Lizenzgebühren haben wir bereits nach der ersten Monatswoche durch optimiertes Arbeiten eingespart!

 

Was sind Ihre Hoffnungen und Herausforderungen in der Zukunft ?

Wir schauen absolut positiv in die Zukunft. Wir sind gut aufgestellt, die Abläufen laufen wie geschmiert. Natürlich hoffen wir, alle unsere Kollegen und Kolleginnen mal wieder öfter im Büro anzutreffen. Derzeit arbeiten viele aufgrund der Infektionsgefahr im Home Office, etwas dass in diesem Umfang auch nur durch die Digitalisierung und MFR möglich geworden ist.

Was würden Sie anderen raten, die vor den gleichen Herausforderungen stehen?

 

Betriebe sollten nicht länger mit der Digitalisierung warten, aber genau hinschauen. Es hilft, wenn der Vertrieb der Softwarehersteller sich mit der Branche oder dem Handwerk auskennt. Auf keinen Fall sollte die Software so gestrickt sein, dass man seine eigenen, gut funktionierenden Abläufe ändern muss.

Wir hatten ursprünglich Sorge, dass gerade unsere älteren Mitarbeiter Probleme mit der Anwendung hätten. Diese Sorge hat sich nicht bestätigt. Nicht nur, weil die Software gut ist, sondern auch, weil wir sie von Anfang mitgenommen haben.

Vielen Dank für das Interview an Lars Hückstädt! – Wenn Sie auch Lust auf ein Interview haben wenden Sie sich bitte per Mail an:
markus.goetz91@outlook.com

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