Rechnungen schreiben im Handwerk

Als Anbieter und Dienstleister im Handwerk müssen Sie für ihre Leistungen entsprechende Rechnungen schreiben. Die Rechnung ist ein wichtiges Dokument, denn sie dient als Beleg für Ihre erbrachten Arbeiten, wieviel Geld sie verdient haben und welche Umsatzsteuer erhoben wurde. Rechnungen im Handwerk unterscheiden sich nur in einigen Punkten von regulären Rechnungen. Ebenso besteht ein Unterschied darin, ob Sie eine Rechnung für an eine gewerbliche Person oder an eine Privatperson ausstellen. Im folgenden Beitrag erfahren Sie welche Bestandteile eine Rechnung enthalten muss, wie Sie eine Rechnung richtig schreiben und auf was Sie sonst achten müssen.
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So schreiben Sie Ihre Handwerkerrechnung richtig

Rechnungen sollten zügig nach Auftragsabschluss erstellt werden. Gerade bei Projekten, die über einen längeren Zeitraum laufen, lohnt es sich auch Teilrechnungen zu erstellen. So vermeiden Sie Liquiditätsprobleme und sorgen beim Auftraggeber für den nötigen Überblick. Bei einer Handwerker-Rechnung werden die verwendeten Materialien und die erbrachte Leistung in Rechnung gestellt. § 14 UstG sieht vor, dass eine Rechnung jedoch immer bestimmte Pflichtangaben beinhalten muss, damit diese auch vom Finanzamt angenommen wird. Bei der Optik ihrer Rechnung sind Sie freier. Es bleibt ihnen überlassen, wie Sie Ihre Rechnung optisch gestalten. Bedenken sollten Sie jedoch, dass es sich um ein offizielles Dokument aus Ihrem Betrieb handelt. Achten Sie deshalb auf ein professionelle, übersichtlichen Aufbau – idealerweise in Ihrem Coporate Design.

Rechnungen für Abschlagszahlungen erstellen

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Handwerker in Vorleistung geht. Er verrichtet erst seine Arbeit und wird danach für diese bezahlt. Es ist jedoch abhängig von der Größe des Auftrages, ob er diese mit einer einmaligen Rechnung abrechnet oder mit dem Kunden eine oder mehrere Abschlagszahlung(en) vereinbart. Am Ende steht dann eine Abschlusszahlung. Bei dieser Art der Bezahlung wird ein Teil der Rechnung zu einem vorab ausgehandelten Zeitpunkt fällig
Je mehr Sorgfalt Sie bei dem Ausstellen der Abschlagszahlungen walten lassen, desto weniger Aufwand haben Sie schlussendlich mit dem Ausstellen der Abschlussrechnung. Einzelne Posten auf der Rechnung sind von Vorteil, denn so kann Ihr Kunde diese besser nachvollziehen.

Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Ebenso müssen Sie Ihren Kunden auf der Rechnung darauf hinweisen, dass eine zweijährige Aufbewahrungspflicht der Rechnung besteht, wenn er diese von der Steuer absetzen möchte. Die Frist setzt mit Ablauf des Kalenderjahres ein, in dem diese Arbeitsleistung erbracht wurde. Der Hinweis lässt sich problemlos am Ende der Rechnung einfügen.

Pflichtangaben: Diese Inhalte gehören in Ihre Handwerkerrechnung

Folgende Angaben sind auf einer Handwerker-Rechnung verpflichtend:
  • Name und Adresse des Handwerkbetriebes und des Kunden
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer (fortlaufend)
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, wenn dieser im EU-Ausland lebt
  • Art, Menge und Umfang der erbrachten Leistung oder Lieferung
  • Zeitraum oder Zeitpunkt der erbrachten Leistung oder Lieferung
  • Nettobetrag
  • Umsatzsteuersatz oder -Betrag, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind
  • Rabatte und Skonti
  • Hinweis zur Aufbewahrungspflicht bei privaten Kunden
  • Entsprechende Bankverbindung und Zahlungshinweise

Es gelten weitere besondere gesetzliche Vorschriften, wenn Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist. Diese zusätzliche Angaben müssen dann auf jede Rechnung:

  • der exakte Name, wie er im Handelsregister eingetragen wurde
  • die Rechtsform
  • das Registergericht, welches für Ihr Unternehmen zuständig ist
  • Ihre Handelsregisternummer
  • Sitz Ihres Unternehmens
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Freiwillige Angaben auf der Handwerker Rechnung

Einige Angaben auf der Handwerker-Rechnung sind freiwillig. Diese sind:

  • Fahrzeit: Zur Arbeitszeit eines jeden Handwerkers zählt auch die Fahrtzeit. Die meisten Betriebe rechnen diese auf den Stundensatz mit drauf. In den meisten Fällen beträgt dies 80 bis 90 Prozent des Stundensatzes.
  • Ersatzteile: Der Kunde muss dem Einbau eines Ersatzteils ausdrücklich zustimmen, da dies sonst in der Rechnung nicht berechnet werden darf. Erst wenn sie verbaut wurden, dürfen sie auch abgerechnet werden.
  • Anfahrtskosten: Es gibt bei den Anfahrtskosten zwei Modelle. Entweder Sie rechnen eine Pauschale für diesen Weg ab oder die tatsächlich gefahrenen Kilometer.
  • Zuschläge für Sonn- und Feiertage: SHK-Betriebe aber auch andere Branchen bieten an Wochenenden und an Feiertagen meist Notdienste an. Daher können Sie aufr für diese besonderen Zeiten auch Zuschläge berechnen.

Angaben, die Sie nicht auf einer Handwerker-Rechnung abrechnen dürfen

Es gibt einige Punkte, die Sie als Unternehmer dem Kunden nicht in Rechnung stellen dürfen. Diese sind:

  • Verschleiß des Werkzeuges: Sie dürfen dem Kunden sowohl den Verschleiß von Werkzeugen als auch Beschädigungen bei Maschinen und Werkzeugen nicht in Rechnung stellen. Die Kosten dafür tragen Sie als Handwerker.
  • Doppelte Arbeitsstunden: Der Kunde hat das Recht auf Reklamation der Rechnung, wenn der mehr Mitarbeiter einplant als nötig sind.
  • Meisterstunden für die Arbeit eines Auszubildenden: Der Stundensatz eines Meisters darf nicht abgerechnet werden, wenn lediglich ein Auszubildender oder Praktikant die Arbeit übernimmt. Die Arbeitskosten müssen daran angepasst werden.
  • Zahlungsbedingungen bei einer Barzahlung: Kunden haben das Recht, eine Aufforderung zur Barzahlung abzulehnen, da die Reparatur abgenommen und kontrolliert werden muss. Ebenso hat der Kunde das Recht, sich die Zeit zu nehmen eine Rechnung gründlich zu überprüfen. Das Finanzamt erkennt die Absetzung von Rechnung zudem nur an, wenn zur Rechnung auch eine Bankbuchung erfolgt ist.
  • Zuschläge bei Feiertags- und Nachtarbeit für das Material: Zuschläge darf der Handwerker für die verwendeten Materialien nicht berechnet. Der Unternehmer kann dem Kunden lediglich Zuschläge für die Arbeitsleistung berechnen.
  • Doppelter Aufwand: Dem Kunden dürfen zusätzliche Fahrzeit und Arbeitszeit beim Kunden nicht anrechnen, wenn der Handwerker beispielsweise Werkzeug oder Material im Lager stehen lässt, dies aber beim Kunden benötigt und dadurch eine doppelte Fahrt hat.
  • Verwaltung und dergleichen: Der Kunde hat das Recht, Positionen wie Schreibgebühren, zusätzlicher Verwaltungsaufwand oder auch eine Personalkostenpauschale abzulehnen, da diese schon in den Arbeitsstunden berücksichtigt werden sollten.

Verschiedene Rechnungspositionen in Ihre Rechnung – Das können Sie Kunden in Rechnung stellen

Folgende Posititonen müssen Sie in Ihrer Handwerkerrechnung gesondert aufführen, um diese für den Auftraggeber möglichst transparent zu gestalten:

  • Lohnkosten: Jeder Handwerker darf seinen Stundenlohn selbst festsetzen. Jedoch müssen diese an dem üblichen Durchschnitt des jeweiligen Ortes angepasst sein.
  • Arbeitszeit: diese wird im Viertelstundentakt berechnet. Sie dürfen diese nicht aufrunden.
  • Mehrwertsteuer: Die meisten Handwerksbetriebe sind steuerpflichtig und müssen daher auch die Mehrwertsteuer auf ihrer Rechnung berechnen und ausweisen. Auf den Nettowert der Rechnung muss diese dann noch aufgeschlagen werden.

Handwerkerrechnung Muster

Durch die Nutzung eines Handwerkerrechnungs-Musters können Sie sich viel Zeit bei der Erstellung sparen. Sie können sich eine Handwerkerrechnung-Vorlage herunterladen und nach Ihrem Einzelfall individuell ausfüllen.  Versenden Sie Ihre Rechnung digital, sollten Sie diese immer als PDF-Datei übermitteln.

Textbeispiele für ihre Handwerkerrechnung

  • Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir berechnen Ihnen für folgende Leistungen…
  • Danke, dass Sie sich für uns entschieden haben. Ihr Auftrag ist nun abgeschlossen und wir berechnen …
  • Für Arbeiten und Material berechnen wir Ihnen…
  • Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und die gute Zusammenarbeit.
  • Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und die gute Zusammenarbeit. Wir freuen uns über Ihre Weiterempfehlung.li>

Rechnungen schreiben mit einem Rechnungsprogramm

Besonders effizient arbeiten Sie beim Erstellen von Rechnungen mit Hilfe eines professionellen Rechnungsprogramms Bestenfalls nutzen Sie eine Software, die alle kaufmännischen Abläufe in Ihrem Betrieb abbildet. Das bedeutet, dass Sie bereits auch Kalkulationen erstellen, den Einkauf managen und alle Stammdaten verwalten. Mit einem solchen Allrounder sind Sie bestens aufgestellt und erledigen Ihre Rechnungsstellung besonders schnell.

Erzeugen Sie aus einem Angebot mit wenigen Klicks eine Rechnung oder ein Lieferschein. Die erfassten Arbeitszeiten, Materialien und Arbeiten werden automatisch übernommen. Der Versand erfolgt dann direkt aus der Software heraus digital. Auf Wunsch können Sie die Rechnung selbstverständlich auch ausdrucken und per Post versenden.

Ein professionelles Rechnungsprogramm wie z.B. Streit V.1 gibt Ihrem Unternehmen ein professionelles Auftreten und Ihre Marke wird perfekt präsentiert. Zudem ist die Vorlage rechtssicher und seriös und Sie können viel Zeit einsparen.

Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer

Nach dem Umsatzsteuergesetz §19 USTG sind Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerzahlung befreit, wenn der erwirtschaftete Umsatz im vergangenen Kalenderjahr unter 17.500 Euro liegt und im laufenden Jahr weniger als 50.000 Euro beträgt. Auf Antrag beim Finanzamt können Sie von dieser Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.

Das Finanzamt berechnet bei einem Kleinunternehmen keine Umsatzsteuer. Aufgrund dessen darf der Unternehmer diese nicht auf seiner Rechnung ausweisen. Dafür muss auf der Rechnung jedoch deutlich aufgeführt werden, dass er keine abführen muss:

„Gemäß § 19 UstG beinhaltet der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“

Ebenfalls vermerkt sein muss, dass das Unternehmen nach der Kleinunternehmerregelung abgerechnet wird. Eine Steuer-ID Angabe ist nicht verpflichtend und muss somit auch nicht auf der Rechnung vermerkt sein.

Rechnungen rechtssicher gestalten

Die Rechnungsstellung wird in der Fachsprache auch Fakturierung genannt. Eine Rechnung sollte rechtlich nicht anfechtbar sein und demnach gewissenhaft und korrekt  erstellt werden. So vermeiden Sie Probleme und einen eventuellen Rechtsstreit, sollte es einmal Auseinandersetzungen mit Kunden geben.

Sowohl im Handels- wie Steuerrecht finden Sie alle gesetzlichen Regeln zur Erstellung einer Rechnung. Dies liegt daran, dass auf einem solchen Papier die Auskunft über die Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer angegeben sein müssen. Seitens des Finanzamtes haben Sie als Handwerker die Pflicht, diese Rechnungen gewissenhaft auszustellen und aufzubewahren, damit diese im Rahmen einer Betriebsprüfung geprüft werden können.

Aufbewahrungspflichten und rechtssichere Archivierung

Es gibt offizielle Aufbewahrungsfristen für eine Handwerker-Rechnung. Als Handwerker müssen Sie Ihre ausgestellten Rechnungen zehn Jahre mit Ablauf des Kalenderjahres aufbewahren. Diese Fristen sind durch den § 14 b Abs. 1 Satz 1 UstG geregelt. In verschiedenen Einzelfällen, die im § 14 b Abs. 1 Satz 3 2, Halbsatz UstG, § 147 Abs. 3 Satz 3 AO festgelegt sind.

Die Aufbewahrungsfristen sind bei Unternehmen deutlich länger als bei Privatpersonen. So wird möglichen Steuerhinterziehungen entgegengewirkt. Wer auf Nummer sicher gehen will, behält seine Dokumente 10 Jahre lang auf. Prinzipiell gelten aber für unterschiedliche Dokumente auch verschiedene Fristen. Bewahren Sie Ihre Rechnungen auf Bild- oder Datenträgern auf, müssen diese Datenträger auch innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen lesbar sein. Speichern Sie Ihre Daten auf Disketten, Magnetbändern und dergleichen ist bekannt, dass diese keine zehn Jahre „haltbar“ sind. Bei CD-ROM, DVD und ähnlichem ist dies jedoch problemlos möglich.

Nutzen Sie bestenfalls die digitale Archivierung Ihres Rechnungsprogramms. Viele Programme speichern die erstellten Rechnungen ganz automatisch ab. So erfüllen Sie ohne zusätzlichen Aufwand die notwendigen Aufbewahrungsfristen.

Fristen für die Rechnungsstellung

Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach erbrachter Leistung oder Lieferung des Unternehmens erstellt werden. Sobald die Leistung vollständig erbracht wird, beginnt die Frist. Wird dieser Zeitrahmen nicht eingehalten, ist dies bei gewerblichen Leistungen eine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 UstG. Die Bußgelder in dem Bereich können sich auf bis zu 5.000 Euro belaufen.

Steuerbefreiung

Rechnungen von Kleinunternehmern enthalten keine Umsatzsteuer, da diese die Art der Steuer nicht ausweisen dürfen. Als Kleinunternehmer müssen Sie dies jedoch auf Ihrer Rechnung auch ausweisen. Beispielsweise können dies Formulierungen sein wie:

„Gemäß §19 Abs. 1 UstG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“

Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer auf einer Handwerker-Rechnung muss fortlaufend sein. Dadurch soll garantiert werden, dass die Rechnung einmalig ist.

Skonto

Für Sie als Unternehmer ist es vorteilhaft, Ihren Kunden Skonto zu gewähren. Geben Sie den Skonto-Betrag immer in Prozent an. Ihre Vorteile:
  • Normalerweise bezahlen Kunden Ihre Rechnung schneller, wenn Sie als Unternehmen Ihrem Kunden Skonto gewähren. Dadurch sichern Sie Ihre Liquidität.
  • Die Zahlungsmoral des Kunden wird gefördert.
  • Die Kundenbindung kann durch Skonto gestärkt werden.

Jedoch bedeutet Skonto auch, dass Sie als Unternehmer weniger Umsatz erwirtschaften.

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Fazit

Es gibt einige Aspekte, die Sie beim Schreiben einer Handwerker-Rechnung berücksichtigen sollten, damit diese rechtlich unanfechtbar ist und Ihr Kunde sich bei Ihrer Aufstellung problemlos zurechtfindet.

Je detaillierter Ihre Rechnung ist, desto einfacher ist es für den Kunden, die einzelnen Posten nachzuvollziehen. Ebenso gibt es einzelne Punkte, die bei einer Rechnung nicht angerechnet werden dürfen.

Zudem muss eine Rechnung im Handwerk auch so aufgestellt sein, dass alle steuerrechtlichen Aspekte berücksichtigt wurden, sodass Sie im Falle einer Prüfung keine Probleme bekommen. Eine Besonderheit gibt es für Kleinunternehmen, die Sie auf keinen Fall außen vorlassen dürfen.

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