Im Handwerk Aufträge verwalten
Mit einer Software für Bauunternehmen kann der Arbeitsalltag in vielen Betrieben erleichtert werden. Wer immer wiederkehrende Geschäftsprozesse vereinfachen möchte, sollte sich mit den Möglichkeiten der Digitalisierung der Bauunternehmen auseinandersetzen. Bau Software bietet viele Funktionen wie die digitalisierte Zeiterfassung oder Abrechnung. Durch den Einsatz von solchen Programmen können Kosten reduziert und Zeit eingespart werden. Dadurch verbessert sich letztlich auch der Kundenservice. Die Digitalisierung des Handwerks steht bevor und durch den Einsatz von solcher Software wird der Schritt in Richtung digitale Zukunft beschritten.
Aufträge im Handwerk digital verwalten
Im heutigen Zeitalter der Digitalisierung müssen sich Unternehmen früher oder später mit neuen digitalen Möglichkeiten auseinandersetzen. Möglich ist es, die bereits bestehende Prozesse zu verbessern. Weiter besteht die Chance, neue Abläufe im Unternehmen zu etablieren. Die Digitalisierung bietet Chancen wie Wettbewerbsvorteile und Kosten- sowie Zeiteinsparung. Mithilfe einer Bau Software können Unternehmen Aufträge digital verwalten, was zu einer größeren Effizienz im Arbeitsalltag führt und zu einer vergrößerten Kundenzufriedenheit. Handwerksbetriebe haben dadurch mehr Zeit, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren.
Durch die digitale Verwaltung von Aufträgen können Aufträge direkt am Computer erfasst und verwaltet werden. Möglich ist es digitale Kundendateien zu erstellen und Daten zu verwalten. Dadurch entfällt nicht nur das Versenden einer Rechnung per Post, sondern auch die Kosten für das Drucken sowie für Briefmarken und Umschläge. Die Rechnung für die jeweiligen Aufträge wird elektronisch erstellt und direkt an die Kunden versendet. Die Abrechnung kann einfach mithilfe einer Abrechnungssoftware erstellt werden. Das Ganze erfolgt vollautomatisch. Seit November 2018 sind öffentliche Auftraggeber per Gesetz dazu verpflichtet worden, E-Rechnungen zu akzeptieren. Zu erwarten ist, dass künftig nur noch E-Rechnungen akzeptiert werden dürfen.
Software zur Auftragsverwaltung im Handwerk
Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter von Bau Software bzw. Handwerkersoftware. Bevor diese im Betrieb eingesetzt werden kann, muss zunächst ein passender Anbieter gefunden werden. Daher sollte vor dem Kauf bestimmt werden, was für Anforderungen und Bedürfnisse an die Software gestellt werden. Das kann beispielsweise sein, dass die Software über die Cloud laufen und Mitarbeitermanagement möglich ist. Anschließend sollten die Anbieter auf die gebotene Leistung, Bedienbarkeit und Preis-Leistung-Verhältnis miteinander verglichen werden. Wichtig ist auch zu wissen, ob die Software über Windows oder Mac läuft. Einige Anbieter arbeiten mit cloudbasierten Systemen, die von überall aus abrufbar sind. Ausgewählte Anbieter bieten Software für kleine Bauunternehmen an, die speziell auf deren Bedürfnisse ausgerichtet sind. Eine spezielle Auftragsverwaltungssoftware für Bau und Handwerk hilft bei der Organisation.
Funktionen, die angeboten werden, sind die Angebotsverwaltung, Möglichkeit zur Auftragserstellung sowie dem Erstellen und Versenden von Rechnungen. Hinzu kommen weitere Funktionen wie die Kundenverwaltung, Mitarbeitermanagement, Zeiterfassung, Terminverwaltung, Kalkulationsprogramme und Verwalten der Logistik. Wichtig ist, dass die Anbieter regelmäßige Updates bieten. Zudem sollte die Sicherheit bei der Benutzung der Software gewährleistet sein. Einige Anbieter haben zudem integrierte Schnittstellen mit weiteren Programmen, die im Arbeitsalltag genutzt werden. Solche Schnittstellen können beispielsweise mit DATEV bestehen.
Viele Handwerker nutzen eine Software, die digital über eine App abgerufen werden kann. Ein mobiler Zugang von unterwegs erleichtert den Arbeitsalltag ungemein. Es wird eine Verknüpfung von Baustelle und Büro geschaffen. Aufträge können digital verwaltet und Projektfortschritte gespeichert werden. Möglich ist es auch, Aufgaben an Mitarbeiter zu verteilen und Abrechnungen zu erstellen. Mit dem Bau Kalkulationsprogramm können per App Projekte verwaltet und koordiniert werden.
Funktionen wie die digitale Dokumentation, Verwaltung von Projekten und Kunden, Vernetzen von Mitarbeitern untereinander sowie Verwalten von Abrechnungen können über die Auftrags App mobil abgerufen werden. Hierdurch können alle Aufgaben vom Beginn des Auftrags bis zur Umsetzung digital bearbeitet werden. Was früher einmal analog geregelt wurde, kann bequem per App erledigt werden. Arbeitszettel werden digital erstellt und Aufträgen zugewiesen. Dadurch besteht auch die Möglichkeit, alle Fortschritte jederzeit nachverfolgen zu können. Besonders interessant ist dabei auch die Baudokumentation per Bild. Diese können direkt vom Smartphone aus in die jeweiligen Projektordner geladen werden.
- Handwerkersoftware Test in der Cloud für Kleinbetriebe Test
- Den Ruf des eigenen Betriebs schützen – So bekommen Handwerker positive Online-Bewertungen
- Förderung durch das Bundeswirtschaftsministerium für die Digitalisierung im Handwerk
- Ist das noch Handwerk? – Die neue Werbekampagne stellt 2019 die modernen und digitalen Aspekte des Handwerks in den Vordergrund
- 3 Regeln für die richtige Social-Media-Plattform als Handwerker – Nur wenige sind geeignet
- Erfolgreiches Onlinemarketing für Handwerker
- Auftragsverwaltungssoftware