Einblicke in die digitale Transformation durch TAIFUN: Steffen Röhrs im Gespräch

Inhaltsverzeichnis

1 Einblicke in die digitale Transformation durch TAIFUN: Steffen Röhrs im Gespräch
2 Unternehmen
3 Ausgangssituation / Bedarf
4 Lösungsmöglichkeiten
5 Entscheidungsfindung
6 Einführungsphase
7 Erstes Fazit / Erfahrungen

Die rasante Entwicklung digitaler Technologien hat Unternehmen in nahezu jeder Branche
dazu bewegt, ihre Arbeitsprozesse zu überdenken und den Weg der Digitalisierung
einzuschlagen. Ein bemerkenswertes Beispiel dafür ist die Uwe Röhrs GmbH, ein SHK-
Betrieb mit einer beeindruckenden Entwicklung und einer klaren Vision für die Zukunft. Im
Gespräch teilt Geschäftsführer Steffen Röhrs seine Erkenntnisse und Erfahrungen bei der
Implementierung der TAIFUN-Bürosoftware samt Handwerker-App.

Unternehmen

Uwe Röhrs GmbH | 37 MitarbeiterInnen | Standorte in Bremen (2015) & Hamburg (2021)

Ausgangssituation / Bedarf

Welche Herausforderung bestand in Ihrem Unternehmen, bevor Sie TAIFUN eingeführt
haben?
Ich habe den Betrieb 2015 mit vier MitarbeiterInnen von meinem Vater übernommen. Für die
Zukunft des Betriebs haben wir uns „Wachstum“ auf die Fahne geschrieben, und um das zu
erreichen auch die „Digitalisierung“. Ich habe den Betrieb mit einem Nadeldrucker und
Faxgerät übernommen, wir mussten – was das Thema Digitalität angeht – wirklich bei null
anfangen. Wir wollten mobil werden und damit natürlich digital. Nicht zu verwechseln mit
papierlos, das sind wir nicht.

Wie haben Sie die Herausforderung in Ihrem Berufsalltag bislang gelöst?
Manuell, also mit Telefon und Faxgerät.

Wann haben Sie erkannt, dass das nicht ausreicht? Gab es einen konkreten Anlass,
sich nach einer anderen Lösung umzusehen?
Nach der Übernahme des Betriebs war klar, ich möchte mit diesem Unternehmen wachsen
und das ist nur möglich, wenn die Infrastruktur mitwächst und sich verändert.

Lösungsmöglichkeiten

Welche Ansätze wurden diskutiert, um die Herausforderung zu lösen?
Wir hatten uns vier unterschiedliche Softwarehersteller rausgesucht und waren relativ schnell
ernüchtert. Denn keiner dieser Hersteller konnte zu der Zeit unseren Anforderungskatalog
erfüllen.

Welche Kriterien musste eine Lösung erfüllen?
Unsere neue Lösung sollte eine Komplettlösung sein und alles vereinfachen. Den Einkauf,
die Projekte verwalten, sämtliche Aufträge erstellen usw. Einen besonderen Fokus haben wir
außerdem auf das mobile Arbeiten von unterwegs gelegt – also über eine App-Anwendung
für Tablet und Smartphone.

Wann kam TAIFUN im Entscheidungsprozess ins Spiel?
TAIFUN war bei der ersten Auswahl gar nicht dabei. Wir haben dann von einem Partner
erfahren, dass TAIFUN wohl genau das ist, was wir gerade suchen.

Entscheidungsfindung

Wie wurden die Lösungen evaluiert? Wie schnitten sie dabei ab?
Ich habe einen sehr ausführlichen Anforderungskatalog für den Erwerb der neuen Software
geschrieben. Ein Punkt, den ich immer wieder betone: Digitalisierung muss geplant sein. Je
besser alles vorbereitet ist, desto weniger Stress gibt es am Ende.

Welche Argumente gaben den Ausschlag für Ihre Entscheidung?
Dass TAIFUN eine mobile App anbietet. Marcel Jünemann ist unser Ansprechpartner bei
TAIFUN und hat uns von der Bürosoftware mit App überzeugt.

Einführungsphase

Welche Arbeitsschritte waren technisch notwendig, um die Lösung zum Laufen zu
bringen?
Wie zu Anfang bereits gesagt, habe ich einen analogen Betrieb von meinem Vater
übernommen. Große Meilensteine hin zu dem digitalisierten Betrieb, der wir jetzt sind, waren
die Anmietung eines Servers im Jahr 2015 und eine digitale Telefonanlage. Ich habe für
diesen Prozess auch eine Agenda aufgestellt, an der wir alles abarbeiten konnten. TAIFUN
war dann der letzte Baustein dieser Agenda.

Wann haben Sie mit der Einführung der Lösung begonnen? Über welchen Zeitraum
verteilt?
Die TAIFUN Software wurde bei uns am 1. April 2017 eingeführt, da war sie aber noch nicht
live. Ich war auf die Software geschult und habe immer Montagsschulungen für die
MitarbeiterInnen angeboten. Das ist auch ein wichtiger Punkt: Die MitarbeiterInnen wurden
über die komplette Implementierung mit auf die Reise genommen. Die Schulungen liefen bis
zum 1. Oktober und ich bin dann davon ausgegangen, dass wir gut gerüstet in die Live-
Phase der Softwareeinführung gehen können. Das war aber eher Wunschdenken
meinerseits. Bis die Komfortzone meiner MitarbeiterInnen wiederhergestellt war, hat es
ungefähr ein Jahr gedauert. Aber das ist bei einer Umstellung von analog auf digital im
Nachhinein betrachtet kein Wunder.

Sind während der Einführung Probleme aufgetreten? Wenn ja, wie wurden diese
gelöst?
Es gab erstaunlich wenig Probleme bei der Einführung der Software. Ich würde es eher als
Unsicherheiten bezeichnen und die konnten mithilfe des TAIFUN-Supports sehr schnell aus
dem Weg geräumt werden.

Erstes Fazit / Erfahrungen

Wie zufrieden sind Sie bislang mit der installierten Lösung? Erfüllt sie die
Pflichtanforderungen?
Dazu muss man sagen, mein Unternehmen ist Vorreiter in Bezug auf die Digitalisierung im
Handwerk, genauso wie TAIFUN. Bei uns wird so viel digital abgebildet, dass ist nicht der
Standard im Handwerk. Wir sind sehr zufrieden mit unserer Software und setzen Sie beinahe
in jedem Bereich ein.

Lässt sich der Nutzen, den die Lösung generiert, in Zahlen ausdrücken?
Wir gehen nur mit mobilen Geräten zu unseren KundInnen. Der Nutzen der TAIFUN App ist
immens dabei und schafft einen großen Mehrwert für die Effizienz vor Ort und auch für die
Kommunikation ins Büro.

Welchen Zusatznutzen konnten Sie feststellen? Haben sich positive Aspekte ergeben,
mit denen Sie bei der Projektplanung nicht gerechnet haben?
Flexibilität steht da für mich an oberster Stelle. Die offene Kommunikation und
Herangehensweise mit denen Problemen gelöst und neue Projekte gestartet werden, ist bei
TAIFUN wirklich hervorzuheben. Uns wird immer geholfen. Besonders bei der Anbindung der
Software an unseren Webshop war das eine super Zusammenarbeit.

Wie reagieren die MitarbeiterInnen auf die Lösung?
Dadurch, dass ich meine MitarbeiterInnen von Anfang an mit im Boot hatte und die
Veränderungen sehr intensiv betreut habe, war die Akzeptanz gut. Ich kann nur empfehlen
da immer eine sehr offene Kommunikation zu pflegen, auch was Updates betrifft. Schließlich
sind meine MitarbeiterInnen diejenigen, die dieses Tool im täglichen Gebrauch nutzen und
die sollten ExpertInnen sein. Als TAIFUN live gegangen ist, war es natürlich erstmal für alle
stressig. Die Einführung und Umstellung auf TAIFUN hat sich aber für jeden einzelnen von
uns gelohnt.

Sie wollen mehr über TAIFUN Software – der Bürosoftware mit App – wissen? Dann
lesen Sie hier mehr:
https://www.handwerk-digitalisieren.de/handwerkersoftware-app-mehr-handwerk-weniger-
buero/

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