Digitale Buchhaltung für das goldene Handwerk

Artikel von:

Birgit Wichmann

Die Buchhaltung zu erledigen ist in kaum einem Unternehmen sehr beliebt. Schließlich bringt sie, zumindest nicht sichtbar, kein Geld ins Unternehmen. Sie kostet Zeit und Personal. 

Kann die digitale Buchhaltung auch für Handwerksunternehmen die Lösung sein oder schafft sie neue Probleme? In diesem Artikel werden die häufigsten Fragen und Unsicherheiten geklärt. 

Wer seine Buchhaltung im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff. Mehr als die Hälfte aller Firmenpleiten sind auf kaufmännische Fehler zurückzuführen. Der Unternehmenserfolg hängt also, zu einem großen Teil vom Rechnungswesen ab. Insolvenzverwalter verweisen darauf, dass 80 Prozent der Unternehmensinsolvenzen auf ein völlig fehlendes und/oder mangelhaftes Controlling zurückzuführen sind. 65 Prozent auf ein wenig bis kaum vorhandenes Debitorenmanagement. Beides ist die Basis für die Buchhaltung. Handwerkersoftware für Kleinbetriebe hilft also nicht nur Kosten zu sparen, sie entscheidet oft über die Zukunft des Betriebes. Schauen wir mal etwas genauer hin.

digitale Buchhaltung im Handwerk

Viele Handwerksunternehmen haben Angst vor der Digitalisierung. Nicht nur weil sie glauben nicht zu wissen, was mit ihren Daten geschieht. Sie fürchten auch die Kostenbelastung. Dabei ist eine Cloudlösung günstiger als ein ERP-System. Glauben Sie nicht? Dann vergleichen Sie mal Ihre Kosten mit denen von dieser Cloudlösung. Doch keine Sorge 38% der Unternehmen, die keine Cloudlösung nutzen, haben die gleiche Angst. Sie befürchten Sicherheitslücken und haben Furcht vor dem Abhandenkommen ihrer sensiblen Daten. Doch die Angst ist unbegründet, denn:

 

  1. Die vertraulichen Daten des Unternehmens werden mit einem SSL-Zertifikat verschlüsselt. Das bedeutet, dass die Unternehmensdaten, die zwischen dem Computer und dem Server transportiert werden, zu jedem x – beliebigen Zeitpunkt verschlüsselt bleiben.
  2. Die Unternehmensdaten werden an zwei verschiedenen Standorten gespeichert und ständig gespiegelt.
  3. Deine Unternehmensdaten sind zu jeder Zeit von überall auf der Welt abrufbar, weil sie ständig gesichert werden und reproduzierbar sind.
  4. Jede Cloud-Lösung unterliegt der strengen EU-Datenschutzrichtlinie 95/46/EG zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr.
  5. Das Entwicklerteam des Softwarehauses führt in regelmäßigen Abständen Sicherheitsprüfungen durch.

Optimierung durch Digitalisierung

Durch die Digitalisierung kann jedes Unternehmen seine Buchhaltung optimieren und genau auf die individuellen Unternehmensbedürfnisse flexibel ausrichten. Irrelevant ist, ob die Buchhaltung im Unternehmen ist oder ausgelagert wurde. Keine Buchhaltung muss kompliziert oder zeitaufwendig sein. Ärger mit dem Finanzamt muss schließlich nicht sein. 

In den Aufbau und die Organisation muss jedes Unternehmen erst einmal Zeit investieren. Doch der Aufwand lohnt sich, denn das Ergebnis wird begeistern. Die Autorin dieses Artikels spricht aus eigener Erfahrung. Ist ein Handwerksunternehmen unsicher, ob die Umstellung allein machbar ist, kann ein Experte hinzugezogen werden, der berät und bei der Umsetzung begleitet. Training on the Job. Der Aufbau der Buchhaltung und des Controllings wollen gut durchdacht sein. 50 % des Unternehmenserfolgs hängen schließlich daran. Die Autorin dieses Artikels blickt auf viele erfolgreiche Umstellungen und begeisterte Unternehmen zurück.

digitale Büroprozesse durch cloud Software und apps

Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

 

  • Eingangsrechnungen werden digitalisiert in die Software eingelesen.
  • Rechnungsangaben werden ausgelesen und die Rechnung anhand vorher festgelegter Kriterien und Regeln kontiert.

     

  • Bankauszüge werden automatisch über das Banking importiert und vorkontiert.

     

  • Alle offenen Posten für Kreditoren und Debitoren werden angezeigt und können so leicht ausgeziffert werden.

     

  • Mahnungen, so notwendig, können automatisch erstellt werden.

     

  • Die UVA kann automatisch an das Finanzamt via ELSTER übermittelt werden.
  • Für den Jahresabschluss können alle Daten an den Steuerberater gesendet werden.
  • Der Steuerberater kann auch einen eigenen separaten Zugang erhalten.
  • Berichte und Auswertungen wie die Betriebswirtschaftliche Auswertung, die Einnahmenüberschussrechnung , die Gewinn- und Verlustrechnung und Jahresabschluss bzw. Bilanz sind zu erstellen, ist mit einem Klick möglich.

Die Digitalisierung und die Vor- und Nachteile

  • Die Personalkosten für das Rechnungswesen können reduziert werden, weil die Mitarbeiter aufgrund der Zeitersparnis andere Aufgaben übernehmen können. Die Work-Life-Balance im Unternehmen verändert sich.

  • Die Unternehmenskosten für Papier, Drucker, Ordner und Toner werden automatisch gesenkt.

  • Durch automatisierte Buchungsvorgänge wird Zeit gespart.

  • Die Kosten für die Buchhaltungssoftware wird deutlich reduziert. Das Unternehmen kann aber deutlich flexibler agieren.

Eine gewisse IT-Affinität sollte vorhanden sein. So sie nicht vorhanden ist, muss die Bereitschaft da sein diese zu erlernen. Der Faktor Mensch darf nie vergessen werden. Jeder muss da abgeholt werden, wo er gerade steht. Es kann auch in kleinen Schritten gehen. Das Unternehmen wird es danken.

Ob nun ein großes Unternehmen, Mittelständler oder Start-up mit einer Cloudlösung ist jedes Handwerksunternehmen sicher und komfortabel für die Zukunft des Unternehmens gerüstet.

Vielen Dank für das Interview an Birgit Wichmann! – Wenn Sie auch Lust auf ein Interview haben wenden Sie sich bitte per Mail an:
markus.goetz91@outlook.com