Handwerkersoftware im Vergleich

Zur Digitalisierung der Gesch√§ftsprozesse ben√∂tigt ein Betrieb die entsprechende Software. In diesem Artikel geht es um Vor- und Nachteile der verschiedenen Produkte. Nicht jede Handwerkersoftware ist f√ľr alle Gewerke geeignet. Au√üerdem gibt es unterschiedliche Lizenzmodelle und verschiedene Softwarearten. Was die Unterscheide sind sowie Entscheidungshilfen, liefert dieser Artikel.¬†¬†¬†

Handwerkersoftware- Testen und vergleichen vor dem Kauf 

Handwerkersoftware ist bei Betrieben gefragt, um regelm√§√üig auftretende Gesch√§ftsprozesse zu automatisieren. Die Digitalisierung vereinfacht und beschleunigt wichtige anstehende Aufgaben wie das Erstellen von St√ľcklisten, Rechnungen, die Dokumentation von Ma√üen und die Verwaltung von Kundendaten. Spezielle Programme und Apps sind angepasst auf das Handwerk und daher passender als Standartsoftware wie zum Beispiel Microsoft Word.

Durch geeignete Handwerkersoftware lassen sich Auftr√§ge verwalten und planen, so dass mehr Zeit f√ľr die eigentliche Arbeit bleibt. Neben den gesenkten Kosten und der k√ľrzeren B√ľroarbeitszeit, bringt geeignete Software noch einen weiteren Vorteil mit sich. Der Kundenservice wird massiv verbessert.

Moderne CAD-Zeichnungen helfen dem Kunden schon heute dabei seine bestellten Auftr√§ge vor der eigentlichen Fertigung anzuschauen. Das erspart dem Handwerker, aber auch dem Kunden, unn√∂tige Nacharbeit, die bei Nichtgefallen auftreten. Auch f√ľr Folgeauftr√§ge zahlt sich Software aus. Sobald ein Kunde zu einem vergangenen Auftrag eine Erweiterung bestellt, kostet es den Betrieb nur einige Klicks und die alten Pl√§ne sind wieder auf dem Bildschirm. Darauf l√§sst sich die zus√§tzliche Bestellung ideal aufbauen.

Vor dem Kauf einer Software sollte man sich mit den verschiedenen Produkten befassen, da eine Handwerkersoftware im Idealfall mehrere Jahrzehnte eingesetzt werden sollte. In diesem Artikel werden daher die beliebtesten Programme miteinander verglichen. Somit kann jeder Handwerker die f√ľr Ihn passende Software ausw√§hlen und von den jeweiligen St√§rken des Programmes profitieren.

Tipp:  Die meiste Software darf kostenlos getestet werden. Dieser Artikel hilft beim Filtern der Vielzahl an Produkten auf dem Markt. Dennoch empfiehlt sich ein eigener Test der einzelnen Produkte.

Welche Software f√ľr das Handwerk ist die Beste?

Auf dem Markt finden sich sowohl branchenspezifische, als auch allgemein gehaltene Handwerkersoftware. Meist k√∂nnen die Programme in allen Gewerken eingesetzt werden. Oft kann die Software durch ein zus√§tzliches Modul auf die jeweilige Branche zugeschnitten werden. Beispielsweise sage.com oder Lexoffice bietet f√ľr jedes Gewerke ein eigenes Modul an.¬†

Was leistet eine gute Handwerkersoftware?

Die speziellen Programme sind in der Regel f√ľr die komplette B√ľroarbeit in Handwerksbetrieben geeignet. Nat√ľrlich gibt es auch Spezialsoftware f√ľr einzelne Bereiche, davon ist jedoch abzuraten, da man sich sonst in jedes Programm einzeln einarbeiten muss. Au√üerdem hat eine Komplettl√∂sung den Vorteil, dass auf die Kundendaten zentral zugegriffen werden kann. Das hei√üt, dass beispielsweise die Adresse des Kunden automatisch in die Pl√§ne, die St√ľckliste, die E-Mails und schlie√ülich in die Rechnung √ľbernommen wird. Bei einzelnen Software-L√∂sungen muss die Adresse von Hand in jedes Dokument kopiert werden. Das kostet zus√§tzliche Arbeit und bringt Fehlerpotential mit sich. Auch aus finanzieller Sicht lohnt sich eine Komplettl√∂sung, da die Summe an Einzelsoftware insgesamt teurer ist.

Durch eine gute Handwerkersoftware k√∂nnen anfallende Auftr√§ge vollst√§ndig verwaltet werden. Eine √ľbersichtliche Bedienoberfl√§che ist wichtig, da somit eine unkomplizierte Anwendung erm√∂glicht wird. Jedes Programm sollte folgende M√∂glichkeiten beinhalten:

  • Verwaltung von Angeboten
  • Erstellen von Auftr√§gen
  • Generieren von Rechnungen

Regelm√§√üige Updates der Software sind wichtig, da sonst die Sicherheit der oft sensiblen Daten nicht dauerhaft gew√§hrleistet ist. Die Kosten f√ľr diese Updates sollten sich im Rahmen halten.

Neben der Sicherheit durch Updates sollte das Programm die Möglichkeit der Archivierung von Daten beinhalten. Das ist wichtig, da auch die Festplatte des Computers einmal den Geist aufgeben kann und dann im schlimmsten Fall alle Daten weg sind. Um dieses Risiko zu begrenzen, muss regelmäßig ein Backup erstellt werden, dass auf einer zweiten Festplatte gespeichert wird.

In der Auftragsverwaltung sollten die einzelnen Prozessschritte klar voneinander getrennt sein. Das Erstellen von Angeboten, Belegen, St√ľcklisten, Abschlagsrechnungen, Auftragsbest√§tigungen, Lieferscheinen, Sammelrechnungen und Kalkulationen sind einzelne Schritte in diesem Prozess.¬†

Ein flexibles Dokumentenmanagement ist ein weiterer Pluspunkt. Dokumente sollten auch im Nachhinein noch anpassbar sein. Schnittstellen zu g√§ngigen Programmen wie Outlook, erm√∂glichen das direkte Versenden der erstellten Dokumente per E-Mail. Dies spart zus√§tzlich Zeit und Geld f√ľr Porto, Papier und Briefumschl√§ge.

Eine kurze Einarbeitungszeit und eine benutzerfreundliche Bedienoberfläche runden die Handwerkersoftware ab. Dies ist nicht nur bei der eigenen Einarbeitung wichtig, sondern auch wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden oder Mitarbeiter die Software nur selten benutzen.

Mit welcher Software arbeiten Handwerker?

Im Folgenden werden die beliebtesten Softwareprogramme f√ľr Handwerker vorgestellt. Einige Programme haben eine einfachere Handhabung als andere. Je nach Gewerken, aber auch nach individuellem Geschmack eignet sich eher das eine oder das andere Programm. Oft gibt es Zusatzmodule um Funktionalit√§t speziell f√ľr Branchen hinzuzuf√ľgen. Es gibt beispielsweise Module f√ľr: Klempner, Maurer, Metallbauer, Sanierer, Heizungsbauer, Schlosser, Stuckateure, Tiefbau, Tischler und Zimmerer und viele andern Gewerke. Eine √úbersicht der aktuellen Digitalisierung im handwerk findet sich unter: Wie digital ist das Handwerk?

Handwerkersoftware Test

Lexoffice

Die Software Lexoffice wurde daf√ľr entwickelt in kleinen und mittelst√§ndischen Unternehmen eingesetzt zu werden. Handwerker aber auch andere Betriebe k√∂nnen ihren B√ľroalltag und auch Bankgesch√§fte digital erledigen. Lexoffice ist eine Cloudsoftware, das bedeutet, egal wo der Anwender gerade ist, er braucht nur eine Internetverbindung und kann auf seine Betriebsdaten zugreifen. Mehr als ein Jahr Entwicklungszeit und die Zusammenarbeit mit √ľber 800 kleinen und mittelst√§ndischen Unternehmen (KMUs) sowie mit Selbst√§ndigen stecken in der aktuellen Software. Ziel ist es die komplette B√ľroarbeit zu automatisieren.¬†

Ein eigens entwickeltes Dashboard gibt dem Nutzer in grafischer Form Aufschluss √ľber Angebote, Auftragsbest√§tigungen, Gutschriften, Lieferscheine, Ums√§tze, Zahlungseing√§nge etc.¬†

Ein integriertes Onlinebanking erleichtert das Bezahlen von Rechnungen und ordnet den Bankvorgängen die entsprechenden Belege zu. Eine automatische Texterkennung liest Eingangsbelege ein. Und die CRM (Customer-Relationship-Management) Funktion verwaltet Kunden und Lieferantendaten. Da Lexware ein deutsches Produkt ist sind die Betriebsdaten sicher in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert, das höchsten europäischen Sicherheitsanforderungen entspricht.

 

 

Lexoffice Layout-Designer verhilft zum individuellen Design

Lexoffice enthält neben zahlreichen anderen Funktionen auch einen sogenannten Layout Designer. Hier können Standardvorlagen benutzt und individuell angepasst werden. Die Anpassungsfunktion ermöglicht es Kunden unter anderem ihr eigenes Logo, ihre bevorzugte Schriftart, spezielle Fußzeilen, Adressen und Rechnungstabellen zu hinterlegen. Somit ist sichergestellt, dass Angebote, Bestätigungen, Rechnungen und andere Kundendokumente immer im selben Stil erstellt werden.   

Lexoffice Test: Gro√üe Onlinezeitungen wie Chip.de, Computer-im-Handwerk oder PC-Magazin w√§hlten Lexoffice in der Vergangenheit regelm√§√üig zum Testsieger der eignen Softwaretests. Lexoffice kann 30 Tage kostenlos getestet werden, zudem ist die Kaufversion im Moment mit 50% Rabatt verf√ľgbar, weshalb sich ein eigener Test in jedem Fall lohnt.

Sage 50

Der Softwarehersteller Sage bietet Software f√ľr Klein-, Mittelstands- und Gro√üunternehmen an. Handwerker und andere Unternehmen sollten sich vor allem die Sage 50 – Software anschauen, denn sie ist f√ľr Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern optimiert und g√ľnstig in der Anschaffung.

Sage 50 unterst√ľtzt bei der gesamten B√ľroarbeit. Rechnungen, Lieferscheine und Angebote werden durch wenige Klicks erstellt. Dabei erstellt die die Software ZUGFeRD-konforme Ausgangsrechnungen im PDF/A-Format, was f√ľr √∂ffentliche Ausschreibungen eine Voraussetzung ist. Stammdaten der Kunden, Artikel und Lieferanten werden automatisch verwaltet.¬†

Dank Smartphone-App lassen sich Belege immer und √ľberall direkt erfassen und archivieren. Eine integrierte Online-Banking Funktion hilft dabei Rechnungen termingerecht zu bezahlen. Offene Posten werden in der Verwaltung von Verbindlichkeiten √ľbersichtlich dargestellt, so dass man immer einen √úberblick beh√§lt.

Durch eine automatische Vorgangszuordnung werden Lieferanten und Kunden automatisch zugeordnet. Angebote, Rechnung und Lieferscheine werden automatisch archiviert.

Sage 50 lässt sich in Microsoft Office 365 integrieren und hat eine Kassenfunktion

Eine Besonderheit von Sage 50 ist die Integration in Office 365. Die B√ľrosoftware von Microsoft, die je nach Paket aus Word, Excel und PowerPoint besteht geh√∂rt zu der beliebtesten Software √ľberhaupt. Somit verk√ľrzt sich die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter.

Die Kassenfunktion von Sage 50 kann einfach per Touchpad bedient werden. Ziel ist es Retouren, Stornobuchungen, Z-Abschl√ľsse oder einfachen Bargeldverkehr schnell und unkompliziert zu erfassen. Erstellte Rechnungen k√∂nnen bei Barzahlung direkt beglichen werden. Dabei spielt die Sicherheit eine gro√üe Rolle. Durch eine Anmeldemaske muss sich jeder Mitarbeiter identifizieren, so lassen sich auch Barzahlungen eindeutig zuordnen. Die Kassenfunktion ist GoBD-gepr√ľft und -zertifiziert und entspricht somit den gesetzlichen Anforderungen.

Sage 50 Test: Sage 50 wird inzwischen von 3 Millionen Kunden verwendet. Im Moment wird Sage 50 mit 30% Rabatt verkauft. Die Komplettl√∂sung ist speziell f√ľr kleine und mittelst√§ndische Unternehmen konzipiert, au√üerdem punktet die Software durch die Integration in Microsoft Office 365. Ein eigener Test ist durch die 30 T√§gige kostenlose und selbst k√ľndigende Testphase empfehlenswert.

WISO Steuer

Die bekannte Software WISO automatisiert die Steuererkl√§rung f√ľr Handwerker. Stiftung Warentest k√ľrte WISO Steuer:Web im Mai 2019 zum Testsieger f√ľr Steuererkl√§rungen aus der Cloud. Gerade wenn andere B√ľroprozesse, wie das Erstellen von Angeboten, das Schreiben von Rechnungen und die Erfassung von Belegen schon gut funktionieren, kann WISO optimal bei der Steuererkl√§rung unterst√ľtzen.

WISO arbeitet im Webbrowser und ist somit vom Betriebssystem unabh√§ngig. Dazu gibt die Software Tipps zur Steuererkl√§rung und leitet den Anwender, √§hnlich wie ein Steuerberater, durch die Erstellung der Steuererkl√§rung. Das Programm filtert relevante Themen f√ľr den Anwender heraus und ignoriert Unbedeutendes. Au√üerdem verf√ľgt WISO √ľber eine Vielzahl an Schnittstellen:

  • Daten aus dem Vorjahr werden √ľbernommen und vorgeschrieben, somit entf√§llt die manuelle Eingabe gleichbleibender Daten in den Folgejahren.
  • Beim Finanzamt bereits vorhandene Daten werden von WISO abgerufen und in die Steuererkl√§rung √ľbernommen.
  • Belege werden automatisch erfasst und an der richtigen Stelle angezeigt.
  • Erlaubt man WISO Zugriff auf das Online-Banking, so durchsucht es alle Ausgaben und pr√ľft diese auf steuerliche Relevanz.
  • Am Ende versendet WISO die fertige und optimierte Steuererkl√§rung direkt digital an das Finanzamt.

 

WISO Test: WISO wurde auch 2019 erneut Testsieger der Stiftung Warentest. Die Software landete auch bei anderen Tests in der Vergangenheit regelm√§√üig auf den Spitzenpl√§tzen. Somit lohnt sich ein eigener Test in jedem Fall. Man sollte sich jedoch im Klaren sein, dass WISO eine reine Software f√ľr die Steuererkl√§rung ist. Bei anderen B√ľrot√§tigkeiten unterst√ľtzt die Software nicht.¬†

Handwerker Software kostenlos

Professionelle Handwerkersoftware ist leider nicht kostenlos verf√ľgbar ‚Äď Qualit√§t kostet auch bei Programmen. Lediglich einzelne Rechnungsvorlagen und sehr eingeschr√§nkte und oft auch veraltete Standartsoftware findet sich zum kostenlosen Download im Internet. Ein kostenloser Download professioneller Handerkersoftware der einen ausgiebigen Testzeitraum erm√∂glicht, ist jedoch immer m√∂glich:

 

Cloud Software, Mietsoftware oder Kaufsoftware was sind die Unterscheide?

Es gibt bei Handerkersoftware, aber auch bei Software allgemein verschiedenen Lizenzmodelle. Cloud Software, Mietsoftware oder klassische Kaufsoftware sind am verbreitetsten.

Software aus der Cloud

Die Cloud ist heutzutage in aller Munde. Gemeint ist damit selbstverst√§ndlich keine echte Wolke, sondern das Internet. Cloudsoftware hat entscheidende Vorteile gegen√ľber anderen Softwarearten, aber auch einige Nachteile.

Vorteile:

  • Auf Cloud Software greift man √ľber das Internet zu, das hei√üt man kann sich von jedem Computer einfach auf der entsprechenden Homepage einloggen.
  • Oft sind Apps enthalten, das hei√üt alle Daten sind nicht nur vom Computer aus erreichbar, sondern auch vom Smartphone oder Tablet. So kann ein Mitarbeiter auf der Baustelle die Ma√üe eintragen und Fotos hochladen. Noch w√§hrend dieser Mitarbeiter zur√ľck zum Betrieb f√§hrt kann eine B√ľrokraft ein Angebot vorbereiten.
  • Die Daten werden regelm√§√üig im Rechenzentrum gesichert. Der Handwerker muss sich nicht um das Erstellen und Verwalten von Backups k√ľmmern.
  • Cloud Software ist skalierbar, das hei√üt wenn der Betrieb w√§chst, k√∂nnen einfach neue Benutzer hinzugef√ľgt werden.
  • Die Software ist immer auf dem neuesten Stand, das Einspielen von Updates entf√§llt.
  • In der Regel kurze K√ľndigungsfristen.
  • G√ľnstige monatliche Kosten.
  • Meist flexibel erweiterbar, falls neu Mitarbeiter eingestellt werden.

 Nachteile:

  • Die Cloud ist komplett vom Internet abh√§ngig. Ohne Verbindung m√ľssen die Daten davor manuell heruntergeladen werden.
  • Alle Kundendaten liegen beim Softwarehersteller, seit der Datenschutzgrundverordnung 2019 muss darauf geachtet werden, dass keine Daten au√üerhalb von Europa liegen (In der Regel halten sich die Softwarehersteller an die Vorschriften, somit ist dies kein Problem).
  • Monatliche Kosten.

Software zur Miete

Mietsoftware wird, wie der Name schon sagt, gemietet. Es f√§llt eine monatliche oder j√§hrliche Nutzungsgeb√ľhr an, daf√ľr erh√§lt man regelm√§√üige Updates und Hilfe bei auftretenden Problemen. Das wohl bekannteste Beispiel ist Microsoft Office 365, dass sich alle 30 Tage mit dem Internet verbinden muss, um die Funktion zu gew√§hrleisten.

Vorteile:

  • Alle Updates Inklusive
  • Hilfe bei Problemen
  • In der Regel kurze K√ľndigungsfristen
  • G√ľnstige Monatliche kosten
  • Meist flexibel erweiterbar, falls neu Mitarbeiter eingestellt werden

Nachteile:

  • Monatliche Kosten

Kaufsoftware

Das klassische Modell, bei dem Software gekauft wird und per Download oder CD installiert wird, ist immer weniger verbreitet. Dennoch gibt es noch Anbieter, die auch diesen Vertriebsweg wählen.

Vorteile:

  • Nur einmalige Kosten

Nachteile:

  • Hohe Anfangsinvestition
  • Keine Aktualisierungen der Software, dass kann mit den Jahren zum Sicherheitsrisiko werden
  • Unflexibel, je neuem Mitarbeiter muss eine neue Lizenz gekauft werden. Wird eine Stelle eingespart ist die Lizenz √ľbrig und oft wertlos.

Fazit: Was ist die beste Software f√ľr Handwerker?

Die Auswahl der richtigen Handwerkersoftware ist nicht pauschal m√∂glich. Die hier vorgestellte Software eignet sich f√ľr Handwerksbetriebe sehr gut. Ein eigener Test, in den auch pers√∂nliche Vorlieben einflie√üen, kann jedoch nicht ersetzt werden.

Ein m√∂glicher Ansatz f√ľr die Auswahl der richtigen Software ist es sich zu √ľberlegen, wie digital die vorhandenen B√ľroprozesse bereits ablaufen:

  • L√§uft das Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Belegen bereits gut, so kann WISO zus√§tzlich bei der Erstellung der Steuererkl√§rung unterst√ľtzen.
  • Hat der eigenen Handwerksbetrieb bereits Office 365 im Einsatz und sind die Mitarbeiter zufrieden mit der Software, dann bietet sich Sage 50 an.
  • Ist die vorhandene Software veraltet oder noch gar nicht vorhanden, dann ist Lexoffice der Favorit.

Ein eigener Test von mindestens Sage 50 und Lexoffice ist absolut zu empfehlen. Die ausgewählte Software begleitet den Betrieb schließlich mehrere Jahre oder Jahrzehnte. Durch die kostenlose Testphase beider Programme geht man außerdem keinerlei Risiko ein. 

 

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