Handwerkersoftware im Vergleich

Zur Digitalisierung der Gesch├Ąftsprozesse ben├Âtigt ein Betrieb die entsprechende Software. In diesem Artikel geht es um Vor- und Nachteile der verschiedenen Produkte. Nicht jede Handwerkersoftware ist f├╝r alle Gewerke geeignet. Au├čerdem gibt es unterschiedliche Lizenzmodelle und verschiedene Softwarearten. Was die Unterscheide sind sowie Entscheidungshilfen, liefert dieser Artikel.┬á┬á┬á

Handwerkersoftware- Testen und vergleichen vor dem Kauf 

Handwerkersoftware ist bei Betrieben gefragt, um regelm├Ą├čig auftretende Gesch├Ąftsprozesse zu automatisieren. Die Digitalisierung vereinfacht und beschleunigt wichtige anstehende Aufgaben wie das Erstellen von St├╝cklisten, Rechnungen, die Dokumentation von Ma├čen und die Verwaltung von Kundendaten. Spezielle Programme und Apps sind angepasst auf das Handwerk und daher passender als Standartsoftware wie zum Beispiel Microsoft Word.

Durch geeignete Handwerkersoftware lassen sich Auftr├Ąge verwalten und planen, so dass mehr Zeit f├╝r die eigentliche Arbeit bleibt. Neben den gesenkten Kosten und der k├╝rzeren B├╝roarbeitszeit, bringt geeignete Software noch einen weiteren Vorteil mit sich. Der Kundenservice wird massiv verbessert.

Moderne CAD-Zeichnungen helfen dem Kunden schon heute dabei seine bestellten Auftr├Ąge vor der eigentlichen Fertigung anzuschauen. Das erspart dem Handwerker, aber auch dem Kunden, unn├Âtige Nacharbeit, die bei Nichtgefallen auftreten. Auch f├╝r Folgeauftr├Ąge zahlt sich Software aus. Sobald ein Kunde zu einem vergangenen Auftrag eine Erweiterung bestellt, kostet es den Betrieb nur einige Klicks und die alten Pl├Ąne sind wieder auf dem Bildschirm. Darauf l├Ąsst sich die zus├Ątzliche Bestellung ideal aufbauen.

Vor dem Kauf einer Software sollte man sich mit den verschiedenen Produkten befassen, da eine Handwerkersoftware im Idealfall mehrere Jahrzehnte eingesetzt werden sollte. In diesem Artikel werden daher die beliebtesten Programme miteinander verglichen. Somit kann jeder Handwerker die f├╝r Ihn passende Software ausw├Ąhlen und von den jeweiligen St├Ąrken des Programmes profitieren.

Tipp:  Die meiste Software darf kostenlos getestet werden. Dieser Artikel hilft beim Filtern der Vielzahl an Produkten auf dem Markt. Dennoch empfiehlt sich ein eigener Test der einzelnen Produkte.

Welche Software f├╝r das Handwerk ist die Beste?

Auf dem Markt finden sich sowohl branchenspezifische, als auch allgemein gehaltene Handwerkersoftware. Meist k├Ânnen die Programme in allen Gewerken eingesetzt werden. Oft kann die Software durch ein zus├Ątzliches Modul auf die jeweilige Branche zugeschnitten werden. Beispielsweise sage.com oder Lexoffice bietet f├╝r jedes Gewerke ein eigenes Modul an.┬á

Was leistet eine gute Handwerkersoftware?

Die speziellen Programme sind in der Regel f├╝r die komplette B├╝roarbeit in Handwerksbetrieben geeignet. Nat├╝rlich gibt es auch Spezialsoftware f├╝r einzelne Bereiche, davon ist jedoch abzuraten, da man sich sonst in jedes Programm einzeln einarbeiten muss. Au├čerdem hat eine Komplettl├Âsung den Vorteil, dass auf die Kundendaten zentral zugegriffen werden kann. Das hei├čt, dass beispielsweise die Adresse des Kunden automatisch in die Pl├Ąne, die St├╝ckliste, die E-Mails und schlie├člich in die Rechnung ├╝bernommen wird. Bei einzelnen Software-L├Âsungen muss die Adresse von Hand in jedes Dokument kopiert werden. Das kostet zus├Ątzliche Arbeit und bringt Fehlerpotential mit sich. Auch aus finanzieller Sicht lohnt sich eine Komplettl├Âsung, da die Summe an Einzelsoftware insgesamt teurer ist.

Durch eine gute Handwerkersoftware k├Ânnen anfallende Auftr├Ąge vollst├Ąndig verwaltet werden. Eine ├╝bersichtliche Bedienoberfl├Ąche ist wichtig, da somit eine unkomplizierte Anwendung erm├Âglicht wird. Jedes Programm sollte folgende M├Âglichkeiten beinhalten:

  • Verwaltung von Angeboten
  • Erstellen von Auftr├Ągen
  • Generieren von Rechnungen

Regelm├Ą├čige Updates der Software sind wichtig, da sonst die Sicherheit der oft sensiblen Daten nicht dauerhaft gew├Ąhrleistet ist. Die Kosten f├╝r diese Updates sollten sich im Rahmen halten.

Neben der Sicherheit durch Updates sollte das Programm die M├Âglichkeit der Archivierung von Daten beinhalten. Das ist wichtig, da auch die Festplatte des Computers einmal den Geist aufgeben kann und dann im schlimmsten Fall alle Daten weg sind. Um dieses Risiko zu begrenzen, muss regelm├Ą├čig ein Backup erstellt werden, dass auf einer zweiten Festplatte gespeichert wird.

In der Auftragsverwaltung sollten die einzelnen Prozessschritte klar voneinander getrennt sein. Das Erstellen von Angeboten, Belegen, St├╝cklisten, Abschlagsrechnungen, Auftragsbest├Ątigungen, Lieferscheinen, Sammelrechnungen und Kalkulationen sind einzelne Schritte in diesem Prozess.┬á

Ein flexibles Dokumentenmanagement ist ein weiterer Pluspunkt. Dokumente sollten auch im Nachhinein noch anpassbar sein. Schnittstellen zu g├Ąngigen Programmen wie Outlook, erm├Âglichen das direkte Versenden der erstellten Dokumente per E-Mail. Dies spart zus├Ątzlich Zeit und Geld f├╝r Porto, Papier und Briefumschl├Ąge.

Eine kurze Einarbeitungszeit und eine benutzerfreundliche Bedienoberfl├Ąche runden die Handwerkersoftware ab. Dies ist nicht nur bei der eigenen Einarbeitung wichtig, sondern auch wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden oder Mitarbeiter die Software nur selten benutzen.

Mit welcher Software arbeiten Handwerker?

Im Folgenden werden die beliebtesten Softwareprogramme f├╝r Handwerker vorgestellt. Einige Programme haben eine einfachere Handhabung als andere. Je nach Gewerken, aber auch nach individuellem Geschmack eignet sich eher das eine oder das andere Programm. Oft gibt es Zusatzmodule um Funktionalit├Ąt speziell f├╝r Branchen hinzuzuf├╝gen. Es gibt beispielsweise Module f├╝r: Klempner, Maurer, Metallbauer, Sanierer, Heizungsbauer, Schlosser, Stuckateure, Tiefbau, Tischler und Zimmerer und viele andern Gewerke. Eine ├ťbersicht der aktuellen Digitalisierung im handwerk findet sich unter: Wie digital ist das Handwerk?

Handwerkersoftware Test

Lexoffice

Die Software Lexoffice wurde daf├╝r entwickelt in kleinen und mittelst├Ąndischen Unternehmen eingesetzt zu werden. Handwerker aber auch andere Betriebe k├Ânnen ihren B├╝roalltag und auch Bankgesch├Ąfte digital erledigen. Lexoffice ist eine Cloudsoftware, das bedeutet, egal wo der Anwender gerade ist, er braucht nur eine Internetverbindung und kann auf seine Betriebsdaten zugreifen. Mehr als ein Jahr Entwicklungszeit und die Zusammenarbeit mit ├╝ber 800 kleinen und mittelst├Ąndischen Unternehmen (KMUs) sowie mit Selbst├Ąndigen stecken in der aktuellen Software. Ziel ist es die komplette B├╝roarbeit zu automatisieren.┬á

Ein eigens entwickeltes Dashboard gibt dem Nutzer in grafischer Form Aufschluss ├╝ber Angebote, Auftragsbest├Ątigungen, Gutschriften, Lieferscheine, Ums├Ątze, Zahlungseing├Ąnge etc.┬á

Ein integriertes Onlinebanking erleichtert das Bezahlen von Rechnungen und ordnet den Bankvorg├Ąngen die entsprechenden Belege zu. Eine automatische Texterkennung liest Eingangsbelege ein. Und die CRM (Customer-Relationship-Management) Funktion verwaltet Kunden und Lieferantendaten. Da Lexware ein deutsches Produkt ist sind die Betriebsdaten sicher in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert, das h├Âchsten europ├Ąischen Sicherheitsanforderungen entspricht.

 

 

Lexoffice Layout-Designer verhilft zum individuellen Design

Lexoffice enth├Ąlt neben zahlreichen anderen Funktionen auch einen sogenannten Layout Designer. Hier k├Ânnen Standardvorlagen benutzt und individuell angepasst werden. Die Anpassungsfunktion erm├Âglicht es Kunden unter anderem ihr eigenes Logo, ihre bevorzugte Schriftart, spezielle Fu├čzeilen, Adressen und Rechnungstabellen zu hinterlegen. Somit ist sichergestellt, dass Angebote, Best├Ątigungen, Rechnungen und andere Kundendokumente immer im selben Stil erstellt werden.┬á┬á┬á

Lexoffice Test: Gro├če Onlinezeitungen wie Chip.de, Computer-im-Handwerk oder PC-Magazin w├Ąhlten Lexoffice in der Vergangenheit regelm├Ą├čig zum Testsieger der eignen Softwaretests. Lexoffice kann 30 Tage kostenlos getestet werden, zudem ist die Kaufversion im Moment mit 50% Rabatt verf├╝gbar, weshalb sich ein eigener Test in jedem Fall lohnt.

Sage 50

Der Softwarehersteller Sage bietet Software f├╝r Klein-, Mittelstands- und Gro├čunternehmen an. Handwerker und andere Unternehmen sollten sich vor allem die Sage 50 – Software anschauen, denn sie ist f├╝r Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern optimiert und g├╝nstig in der Anschaffung.

Sage 50 unterst├╝tzt bei der gesamten B├╝roarbeit. Rechnungen, Lieferscheine und Angebote werden durch wenige Klicks erstellt. Dabei erstellt die die Software ZUGFeRD-konforme Ausgangsrechnungen im PDF/A-Format, was f├╝r ├Âffentliche Ausschreibungen eine Voraussetzung ist. Stammdaten der Kunden, Artikel und Lieferanten werden automatisch verwaltet.┬á

Dank Smartphone-App lassen sich Belege immer und ├╝berall direkt erfassen und archivieren. Eine integrierte Online-Banking Funktion hilft dabei Rechnungen termingerecht zu bezahlen. Offene Posten werden in der Verwaltung von Verbindlichkeiten ├╝bersichtlich dargestellt, so dass man immer einen ├ťberblick beh├Ąlt.

Durch eine automatische Vorgangszuordnung werden Lieferanten und Kunden automatisch zugeordnet. Angebote, Rechnung und Lieferscheine werden automatisch archiviert.

Sage 50 l├Ąsst sich in Microsoft Office 365 integrieren und hat eine Kassenfunktion

Eine Besonderheit von Sage 50 ist die Integration in Office 365. Die B├╝rosoftware von Microsoft, die je nach Paket aus Word, Excel und PowerPoint besteht geh├Ârt zu der beliebtesten Software ├╝berhaupt. Somit verk├╝rzt sich die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter.

Die Kassenfunktion von Sage 50 kann einfach per Touchpad bedient werden. Ziel ist es Retouren, Stornobuchungen, Z-Abschl├╝sse oder einfachen Bargeldverkehr schnell und unkompliziert zu erfassen. Erstellte Rechnungen k├Ânnen bei Barzahlung direkt beglichen werden. Dabei spielt die Sicherheit eine gro├če Rolle. Durch eine Anmeldemaske muss sich jeder Mitarbeiter identifizieren, so lassen sich auch Barzahlungen eindeutig zuordnen. Die Kassenfunktion ist GoBD-gepr├╝ft und -zertifiziert und entspricht somit den gesetzlichen Anforderungen.

Sage 50 Test: Sage 50 wird inzwischen von 3 Millionen Kunden verwendet. Im Moment wird Sage 50 mit 30% Rabatt verkauft. Die Komplettl├Âsung ist speziell f├╝r kleine und mittelst├Ąndische Unternehmen konzipiert, au├čerdem punktet die Software durch die Integration in Microsoft Office 365. Ein eigener Test ist durch die 30 T├Ągige kostenlose und selbst k├╝ndigende Testphase empfehlenswert.

WISO Steuer

Die bekannte Software WISO automatisiert die Steuererkl├Ąrung f├╝r Handwerker. Stiftung Warentest k├╝rte WISO Steuer:Web im Mai 2019 zum Testsieger f├╝r Steuererkl├Ąrungen aus der Cloud. Gerade wenn andere B├╝roprozesse, wie das Erstellen von Angeboten, das Schreiben von Rechnungen und die Erfassung von Belegen schon gut funktionieren, kann WISO optimal bei der Steuererkl├Ąrung unterst├╝tzen.

WISO arbeitet im Webbrowser und ist somit vom Betriebssystem unabh├Ąngig. Dazu gibt die Software Tipps zur Steuererkl├Ąrung und leitet den Anwender, ├Ąhnlich wie ein Steuerberater, durch die Erstellung der Steuererkl├Ąrung. Das Programm filtert relevante Themen f├╝r den Anwender heraus und ignoriert Unbedeutendes. Au├čerdem verf├╝gt WISO ├╝ber eine Vielzahl an Schnittstellen:

  • Daten aus dem Vorjahr werden ├╝bernommen und vorgeschrieben, somit entf├Ąllt die manuelle Eingabe gleichbleibender Daten in den Folgejahren.
  • Beim Finanzamt bereits vorhandene Daten werden von WISO abgerufen und in die Steuererkl├Ąrung ├╝bernommen.
  • Belege werden automatisch erfasst und an der richtigen Stelle angezeigt.
  • Erlaubt man WISO Zugriff auf das Online-Banking, so durchsucht es alle Ausgaben und pr├╝ft diese auf steuerliche Relevanz.
  • Am Ende versendet WISO die fertige und optimierte Steuererkl├Ąrung direkt digital an das Finanzamt.

 

WISO Test: WISO wurde auch 2019 erneut Testsieger der Stiftung Warentest. Die Software landete auch bei anderen Tests in der Vergangenheit regelm├Ą├čig auf den Spitzenpl├Ątzen. Somit lohnt sich ein eigener Test in jedem Fall. Man sollte sich jedoch im Klaren sein, dass WISO eine reine Software f├╝r die Steuererkl├Ąrung ist. Bei anderen B├╝rot├Ątigkeiten unterst├╝tzt die Software nicht.┬á

Handwerker Software kostenlos

Professionelle Handwerkersoftware ist leider nicht kostenlos verf├╝gbar ÔÇô Qualit├Ąt kostet auch bei Programmen. Lediglich einzelne Rechnungsvorlagen und sehr eingeschr├Ąnkte und oft auch veraltete Standartsoftware findet sich zum kostenlosen Download im Internet. Ein kostenloser Download professioneller Handerkersoftware der einen ausgiebigen Testzeitraum erm├Âglicht, ist jedoch immer m├Âglich:

 

Cloud Software, Mietsoftware oder Kaufsoftware was sind die Unterscheide?

Es gibt bei Handerkersoftware, aber auch bei Software allgemein verschiedenen Lizenzmodelle. Cloud Software, Mietsoftware oder klassische Kaufsoftware sind am verbreitetsten.

Software aus der Cloud

Die Cloud ist heutzutage in aller Munde. Gemeint ist damit selbstverst├Ąndlich keine echte Wolke, sondern das Internet. Cloudsoftware hat entscheidende Vorteile gegen├╝ber anderen Softwarearten, aber auch einige Nachteile.

Vorteile:

  • Auf Cloud Software greift man ├╝ber das Internet zu, das hei├čt man kann sich von jedem Computer einfach auf der entsprechenden Homepage einloggen.
  • Oft sind Apps enthalten, das hei├čt alle Daten sind nicht nur vom Computer aus erreichbar, sondern auch vom Smartphone oder Tablet. So kann ein Mitarbeiter auf der Baustelle die Ma├če eintragen und Fotos hochladen. Noch w├Ąhrend dieser Mitarbeiter zur├╝ck zum Betrieb f├Ąhrt kann eine B├╝rokraft ein Angebot vorbereiten.
  • Die Daten werden regelm├Ą├čig im Rechenzentrum gesichert. Der Handwerker muss sich nicht um das Erstellen und Verwalten von Backups k├╝mmern.
  • Cloud Software ist skalierbar, das hei├čt wenn der Betrieb w├Ąchst, k├Ânnen einfach neue Benutzer hinzugef├╝gt werden.
  • Die Software ist immer auf dem neuesten Stand, das Einspielen von Updates entf├Ąllt.
  • In der Regel kurze K├╝ndigungsfristen.
  • G├╝nstige monatliche Kosten.
  • Meist flexibel erweiterbar, falls neu Mitarbeiter eingestellt werden.

 Nachteile:

  • Die Cloud ist komplett vom Internet abh├Ąngig. Ohne Verbindung m├╝ssen die Daten davor manuell heruntergeladen werden.
  • Alle Kundendaten liegen beim Softwarehersteller, seit der Datenschutzgrundverordnung 2019 muss darauf geachtet werden, dass keine Daten au├čerhalb von Europa liegen (In der Regel halten sich die Softwarehersteller an die Vorschriften, somit ist dies kein Problem).
  • Monatliche Kosten.

Software zur Miete

Mietsoftware wird, wie der Name schon sagt, gemietet. Es f├Ąllt eine monatliche oder j├Ąhrliche Nutzungsgeb├╝hr an, daf├╝r erh├Ąlt man regelm├Ą├čige Updates und Hilfe bei auftretenden Problemen. Das wohl bekannteste Beispiel ist Microsoft Office 365, dass sich alle 30 Tage mit dem Internet verbinden muss, um die Funktion zu gew├Ąhrleisten.

Vorteile:

  • Alle Updates Inklusive
  • Hilfe bei Problemen
  • In der Regel kurze K├╝ndigungsfristen
  • G├╝nstige Monatliche kosten
  • Meist flexibel erweiterbar, falls neu Mitarbeiter eingestellt werden

Nachteile:

  • Monatliche Kosten

Kaufsoftware

Das klassische Modell, bei dem Software gekauft wird und per Download oder CD installiert wird, ist immer weniger verbreitet. Dennoch gibt es noch Anbieter, die auch diesen Vertriebsweg w├Ąhlen.

Vorteile:

  • Nur einmalige Kosten

Nachteile:

  • Hohe Anfangsinvestition
  • Keine Aktualisierungen der Software, dass kann mit den Jahren zum Sicherheitsrisiko werden
  • Unflexibel, je neuem Mitarbeiter muss eine neue Lizenz gekauft werden. Wird eine Stelle eingespart ist die Lizenz ├╝brig und oft wertlos.

Fazit: Was ist die beste Software f├╝r Handwerker?

Die Auswahl der richtigen Handwerkersoftware ist nicht pauschal m├Âglich. Die hier vorgestellte Software eignet sich f├╝r Handwerksbetriebe sehr gut. Ein eigener Test, in den auch pers├Ânliche Vorlieben einflie├čen, kann jedoch nicht ersetzt werden.

Ein m├Âglicher Ansatz f├╝r die Auswahl der richtigen Software ist es sich zu ├╝berlegen, wie digital die vorhandenen B├╝roprozesse bereits ablaufen:

  • L├Ąuft das Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Belegen bereits gut, so kann WISO zus├Ątzlich bei der Erstellung der Steuererkl├Ąrung unterst├╝tzen.
  • Hat der eigenen Handwerksbetrieb bereits Office 365 im Einsatz und sind die Mitarbeiter zufrieden mit der Software, dann bietet sich Sage 50 an.
  • Ist die vorhandene Software veraltet oder noch gar nicht vorhanden, dann ist Lexoffice der Favorit.

Ein eigener Test von mindestens Sage 50 und Lexoffice ist absolut zu empfehlen. Die ausgew├Ąhlte Software begleitet den Betrieb schlie├člich mehrere Jahre oder Jahrzehnte. Durch die kostenlose Testphase beider Programme geht man au├čerdem keinerlei Risiko ein.┬á

 

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