Das ordnungsgemäße Ausstellen von Rechnungen ist wesentlich für jeden Handwerkbetrieb. Eine korrekte Rechnungsstellung trägt zur Professionalität des Unternehmens bei und ist auch rechtlich erforderlich. Für viele Handwerker ist jedoch das Erstellen von Rechnungen eine Herausforderung. Dieser Ratgeber liefert Informationen, Tipps und praktische Vorlagen, mit denen sich Handwerkerrechnungen mühelos und fehlerlos erstellen lassen. Egal, ob etablierter Handwerksbetrieb oder Dienstleister, dieser Ratgeber hilft, die Rechnungserstellung zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Rechnungen professionell aussehen und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

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Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung

Gemäß § 14 Absatz 4 UStG sind bestimmte Pflichtangaben erforderlich für eine ordnungsgemäße Rechnung. Diese Angaben dienen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Transaktion und erfüllen die rechtlichen Anforderungen. Dazu gehören:

1. Vollständiger Name und Anschrift

Die Angabe des vollständigen Namens und der Adresse sowohl des leistenden Unternehmens als auch des Leistungsempfängers ist von grundlegender Bedeutung. Diese Informationen ermöglichen eine eindeutige Identifizierung sowohl des Anbieters der Dienstleistung oder des Produkts als auch des Kunden. Durch die klare Nennung beider Parteien werden Missverständnisse vermieden und eine reibungslose Kommunikation sowie eine korrekte Abwicklung von Transaktionen gewährleistet.

2. Steuernummer oder USt-IdNr.

Die Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmens dienen der eindeutigen Zuordnung des Unternehmens für steuerliche Zwecke. Sie sind unerlässlich für eine ordnungsgemäße Abwicklung von Geschäftstransaktionen. Sie ermöglichen es den Behörden, die steuerliche Situation des Unternehmens zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle steuerlichen Pflichten erfüllt werden. Die korrekte Angabe dieser Nummern auf der Rechnung trägt somit zur Transparenz und Rechtssicherheit bei.

3. Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer

Das Ausstellungsdatum gibt den Zeitpunkt an, zu dem die Rechnung erstellt wurde. Sie dient als Referenz für die Fälligkeit von Zahlungen. Die fortlaufende Rechnungsnummer ermöglicht eine eindeutige Identifikation jeder Rechnung und erleichtert sowohl dem Verkäufer als auch dem Kunden die Nachverfolgung von Transaktionen. Diese beiden Angaben sind unverzichtbar für eine klare und transparente Abrechnung.

4. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung

Die Rechnung muss die Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der erbrachten Leistung genau beschreiben. Dadurch wird eine klare Zuordnung der abgerechneten Leistung möglich.

5. Lieferzeitpunkt oder Zeitpunkt der Leistung

Es muss der Zeitpunkt angegeben werden, zu dem die Lieferung erfolgt ist oder die Leistung erbracht wurde. Dies dient der Dokumentation des Zeitpunkts, zu dem die steuerliche Leistung erbracht wurde.

6. Entgelt und Steuerinformationen

Das Entgelt für die Lieferung oder Leistung muss nach Steuersatz und einzelne Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt werden. Zudem muss der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag angegeben werden. Im Falle einer Steuerbefreiung ist ein entsprechender Hinweis erforderlich.

7. Zahlungsbedingungen

Klare Zahlungsbedingungen auf der Rechnung vermeiden Unklarheiten und sorgen für eine reibungslose Abwicklung der Zahlung. Dazu gehört das festgelegte Zahlungsziel, also der Zeitpunkt, bis zu dem die Rechnung beglichen werden sollte. Ebenso sollten die akzeptierten Zahlungsmethoden klar angegeben werden, um dem Kunden die Auswahl der geeigneten Zahlungsweise zu erleichtern. Durch die transparente Darstellung der Zahlungsbedingungen wird eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung gefördert und mögliche Missverständnisse im Vorfeld vermieden.

8. Leistungsbeschreibung

Eine detaillierte Leistungsbeschreibung auf der Rechnung trägt maßgeblich zur Klarheit und Transparenz bei. Neben der Angabe der Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder der Art und des Umfangs der erbrachten Leistung ist eine präzise Beschreibung der ausgeführten Arbeiten oder der gelieferten Produkte hilfreich. Dadurch wird dem Kunden ein genauer Überblick über die erbrachte Leistung geboten.

9. Verweise auf Verträge oder Vereinbarungen

Falls die Leistung auf der Grundlage eines Vertrags oder einer Vereinbarung erbracht wird, ist es sinnvoll, auf diese zu verweisen. Dies kann beispielsweise durch Angabe der entsprechenden Projektnummer oder Vertragsnummer geschehen.

10. Widerrufs- und Rückgaberecht

In Fällen, in denen angebotene Leistungen oder Produkte einem Widerrufs- oder Rückgaberecht unterliegen, sind klare und deutliche Hinweise auf der Rechnung hilfreich. Diese Informationen bieten Kunden Transparenz und stellen sicher, dass sie ihre Rechte kennen und im Falle einer Rücksendung oder Stornierung korrekt handeln können. Das Hervorheben des Widerrufs- und Rückgaberechts trägt zur Vertrauensbildung bei und sorgt für eine reibungslose Abwicklung.

Je nach Art der Leistung oder der Handwerksbranche können weitere spezifische Angaben erforderlich sein. Dazu gehören beispielsweise Angaben zu Garantien, Gewährleistungen oder gesetzlichen Vorschriften. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Pflichtangaben je nach spezifischen Umständen variieren können und es zusätzliche Anforderungen geben kann. Bei Zweifeln oder speziellen Fällen ist es ratsam, einen Steuerberater zu konsultieren.

Für eine effiziente und korrekte Rechnungserstellung bietet Handwerkersoftware eine praktische Lösung. Diese Software ermöglicht es, alle gängigen Rechnungsarten schnell und einfach zu erstellen und stellt sicher, dass die Rechnungen den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus bietet Handwerkersoftware weitere Funktionen zur Optimierung von Büroprozessen, wie beispielsweise die Materialwirtschaft, Mitarbeiterplanung, Stundenerfassung und Auftragsabwicklung. Sogar Microsoft Word Dokumente können die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern erfüllen.

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Handwerkerrechnung Skonto abziehen

Um Skonto abziehen zu können, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Zunächst müssen Handwerker auf ihrer Rechnung klar angeben, dass ein Skonto gewährt wird. Dies kann beispielsweise durch die Angabe einer Skontofrist und eines Skontosatzes erfolgen. Zum Beispiel: „10 Tage (Skontofrist), 2 % Skonto (Skontosatz), 30 Tage (Zahlungsziel) netto“. 

Der Kunde muss den Rechnungsbetrag innerhalb der vereinbarten Skontofrist begleichen, um das Skonto in Anspruch nehmen zu können. Handwerker sind dafür verantwortlich, das Skonto korrekt zu berechnen. Dies geschieht in der Regel durch Anwendung des Skontosatzes auf den Rechnungsbetrag. In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Handwerker das Skonto zurücknehmen müssen, beispielsweise wenn der Kunde die vereinbarte Skontofrist nicht einhält. Dann braucht es klare Richtlinien für die Rücknahme von Skonto.

Verjährung und Zahlungsfristen von Handwerkerrechnungen

Gemäß § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) unterliegen Handwerkerrechnungen einer Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese Frist beginnt üblicherweise am Ende des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde. Das bedeutet, dass das Datum des Rechnungseingangs entscheidend ist, ähnlich wie bei anderen erbrachten Leistungen.

Kosten für Handwerker von der Steuer absetzen durch den Handwerkerbonus

Der Handwerkerbonus ermöglicht es Einzelpersonen, 20 Prozent der Arbeitsaufwendungen von Handwerkerrechnungen bis zu einem maximalen Betrag von 6.000 Euro pro Jahr steuerlich abzusetzen. Dies führt zu einem Höchstbonus von 1.200 Euro pro Jahr. Zusätzlich zu den reinen Arbeitsaufwendungen können in der Regel auch Fahrt- und Maschinenkosten berücksichtigt werden, wobei jedoch die Materialkosten ausgeschlossen sind. 

Als Beispiel dienen die Eheleute Schmidt, die einen Handwerker mit Arbeiten an der Sanitäranlagen ihres Hauses beauftragen, welche sich auf 3.500 Euro belaufen. Die Steuerschuld der beiden beträgt 10.500 Euro. Wenn die Eheleute in ihrer Steuererklärung eine Steueranrechnung für Handwerkerleistungen beantragen (20 Prozent von 3.500 Euro = 700 Euro), verringert sich die Steuerlast auf 9.800 Euro.

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Abschlagszahlung und Trennung von Material und Arbeitszeit als Lohnkosten

Abschlagszahlung

Bis zum Jahr 2009 waren Handwerker ohne vorherige vertragliche Vereinbarung von Abschlagszahlungen ausgeschlossen. Mittlerweile ist es auch ohne eine solche vertragliche Regelung gestattet, Abschlagszahlungen zu verlangen.

Ausweis von Material- und Lohnkosten

Für die steuerliche Absetzbarkeit der Handwerkerleistungen durch Privatkunden müssen Handwerker ihre Lohnkosten gesondert auf der Rechnung ausweisen, beispielsweise durch einen Hinweis wie „Der Bruttobetrag enthält 500 Euro Lohnkosten“.

Fahrtkosten separat ausweisen

Es ist stets erforderlich, Fahrtkosten separat auf der Rechnung auszuweisen. Durch die gesonderte Auflistung der Fahrtkosten wird dem Kunden Transparenz geboten und ermöglicht eine klare Nachvollziehbarkeit der entstandenen Aufwendungen.

Unterschiedliche Rechnungen bei Privatpersonen und Unternehmen

Es gibt unterschiedliche Anforderungen an Handwerkerrechnungen je nachdem, ob der Kunde eine Privatperson oder ein Unternehmen ist. Wer eine Rechnung an eine Privatperson stellt, muss spezifische gesetzliche Bestimmungen berücksichtigen, die den Verbraucherschutz betreffen. Dazu gehören Informationen über das Widerrufs- und Rückgaberecht sowie klare Angaben zu den Zahlungsbedingungen und eventuellen Skontooptionen. Auf der anderen Seite erfordern Rechnungen an Unternehmen Angaben für deren Buchhaltungszwecke, wie beispielsweise die Angabe von Bestell- oder Projektnummern sowie die Aufschlüsselung von Kostenpositionen für interne Verrechnungszwecke.

Besonderheiten Kleinbetrieb

Für Kleinbetriebe gelten spezielle Regelungen, insbesondere im Hinblick auf die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes. Gemäß dieser Regelung sind Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit, sofern sie im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz von maximal 22.000 Euro erzielt haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro erwirtschaften. Wenn ein Kleinunternehmer von dieser Regelung Gebrauch macht, muss er keine Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweisen. Stattdessen kann er einen entsprechenden Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuer auf der Rechnung vermerken. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Kleinunternehmerregelung nicht automatisch gilt und der Unternehmer die Voraussetzungen dafür erfüllen muss.

Für Kleinbetriebe ist es daher wichtig, ihre Rechnungsvorlagen entsprechend anzupassen, um die Befreiung von der Umsatzsteuer korrekt zu kennzeichnen und den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Eine entsprechende Vorlage für Handwerkerrechnungen mit dieser Regelung ist zum Download verfügbar, um Kleinunternehmern bei der korrekten Erstellung ihrer Rechnungen zu unterstützen. Diese Vorlage enthält bereits die erforderlichen Hinweise zur Kleinunternehmerregelung und erleichtert Kleinbetrieben somit die ordnungsgemäße Abwicklung ihrer Geschäftsvorgänge.

Häufige Fehler beim Stellen von Rechnungen und wie man sie vermeidet

1. Unvollständige Angaben

Ein häufiger Fehler ist das Fehlen wichtiger Pflichtangaben auf der Rechnung, wie der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum der Rechnung und die fortlaufende Rechnungsnummer. Um dies zu vermeiden, sollte vor dem Versenden jeder Rechnung sorgfältig geprüft werden, ob alle erforderlichen Angaben vollständig und korrekt sind. 

Für kleine und mittlere Unternehmen in der Selbständigkeit ist gerade eine korrekte Fakturierung von Materialkosten entscheidend für die Buchführung und die steuerliche Abwicklung mit dem Finanzamt. Dabei können Excel und Word als hilfreiche Tools für das Schreiben von Angeboten, Kostenvoranschlägen und Rechnungen dienen, insbesondere bei haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EStG und den steuerlichen Vorgaben gemäß § 13b UStG.

2. Fehlerhafte Rechnungsnummer

Eine fehlerhafte Vergabe der Rechnungsnummer kann zu Verwirrung oder im schlimmsten Fall dazu führen, dass Rechnungen nicht eindeutig zugeordnet werden können. Wichtig ist, eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummerierung, idealerweise in Kombination mit Datum oder anderen Identifikationsmerkmalen zu nutzen. Fehler bei der Berechnung von Preisen, Steuersätzen oder Skontobeträgen können zu Unstimmigkeiten und Missverständnissen führen. Wichtig ist, alle Berechnungen sorgfältig zu prüfen, bevor die Rechnung versendet wird.

3. Fehlende Dokumentation von Absprachen

Wenn besondere Vereinbarungen wie Abschlagszahlungen oder Skonti getroffen wurden, aber nicht auf der Rechnung dokumentiert sind, kann dies zu Missverständnissen führen. Alle getroffenen Vereinbarungen sollten schriftlich festgehalten und klar dokumentiert werden. Das Versäumen, klare Zahlungsfristen auf der Rechnung anzugeben, kann zu Verzögerungen bei der Zahlung führen und den Zahlungsfluss beeinträchtigen. Eine unzureichende Aufschlüsselung der Kosten auf der Rechnung kann ebenfalls zu Unklarheiten führen, insbesondere wenn Kunden einzelne Posten nicht nachvollziehen können. Gerade Material- und Arbeitskosten sollten klar und getrennt voneinander auf der Rechnung ausgewiesen werden.

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