E-Rechnung im Handwerk – eine Chance für die Zukunft
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Seit dem 1. Januar 2025 müssen Handwerksunternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Auf den ersten Blick wirkt diese Neuerung unscheinbar, doch im Büroalltag zeigt sich schnell, wie viel einfacher sie Abläufe machen kann. Mit der E-Rechnung hält ein neues Rechnungsformat Einzug, das zahlreiche Arbeitsschritte ersetzt und Handwerkern spürbar mehr Zeit für Projekte und Kunden verschafft.
Die Umstellung ist Teil einer europaweiten Digitalstrategie: Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt dies für fast alle Unternehmen. Parallel bereitet die Bundesregierung ein elektronisches Meldesystem für Umsatzsteuern vor, das Steuerbetrug eindämmen soll. Die E-Rechnung bildet dafür das Fundament.
Was die E-Rechnung besonders macht
Papierbelege oder klassische PDFs sehen zwar ordentlich aus, enthalten ihre Daten aber in unstrukturierter Form. Buchhaltungssoftware kann damit wenig anfangen. Beträge, Rechnungsnummern oder Fälligkeiten müssen oft mühsam abgetippt oder mit Texterkennungsprogrammen eingelesen werden. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.
Die E-Rechnung folgt dagegen einem klar definierten Standard. Sie liegt in einem strukturierten XML-Format vor, in dem jede Information eindeutig zugeordnet ist – von der Rechnungsnummer bis zum Zahlungsziel. So wandern alle Daten automatisch vom Posteingang ins Archiv, ganz ohne Abtippen und Korrekturen.
Warum Handwerker profitieren
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Leistungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Für Handwerksbetriebe betrifft das vor allem den Einkauf beim Großhandel, die Zusammenarbeit mit Subunternehmern und Aufträge an Dienstleister wie Software- oder Büroausstatter. Für Rechnungen an Privatkunden bleibt hingegen alles beim Alten.
Diese Pflicht umfasst sowohl das Erstellen als auch den Empfang von E-Rechnungen. Viele Geschäftspartner haben schon zum Jahreswechsel auf das neue Format umgestellt. Wer vorbereitet ist, verarbeitet Rechnungen ohne Medienbruch: Belege werden automatisch ins System übernommen, verbucht und revisionssicher archiviert. Das beschleunigt Abläufe, reduziert Fehler und sorgt für mehr Übersicht.
Besonders wichtig: Ab 2025 werden viele Großhändler in Bereichen wie SHK oder Elektro bereits vermehrt E-Rechnungen versenden, auch wenn sie erst ab 2027 oder 2028 dazu verpflichtet sind. Wer dann noch nicht umgestellt hat, riskiert Verzögerungen und im schlimmsten Fall Zahlungsausfälle. Eine frühzeitige Umstellung sichert daher vor allem Planungssicherheit.
Formate und Standards
Die technische Basis ist die europäische Norm EN 16931, die festlegt, welche Daten eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie strukturiert sind. In Deutschland sind vor allem zwei Varianten verbreitet:
- XRechnung – rein maschinenlesbar, vor allem im öffentlichen Auftragswesen üblich.
- ZUGFeRD – kombiniert XML-Daten mit einer PDF/A-Datei, die sich leicht lesen und archivieren lässt.
Für viele Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD in der Praxis besonders komfortabel: Die PDF-Version ermöglicht eine schnelle Sichtprüfung, während die XML-Daten eine automatische Weiterverarbeitung erlauben. „Das ZUGFeRD-Format hat Charme, weil es die maschinenlesbare XML-Datei mit einer für Menschen gut lesbaren PDF/A-Datei kombiniert“, erklärt Werner Luetkemeier, VP des Marketings der OneQrew-Firmengruppe. Die Unternehmensgruppe bietet Softwarelösungen, die den Arbeitsalltag im Handwerk erleichtern und die Effizienz steigern.
Die Rolle von TAIFUN
Eine gesetzliche Pflicht zu erfüllen, ist das eine. Daraus einen echten Vorteil zu machen, das andere. Genau hier setzt TAIFUN an. Die Software ist auf die Anforderungen im Handwerk zugeschnitten und integriert die E-Rechnung nahtlos in bestehende Abläufe. Sie unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD. Beim Versand erzeugt TAIFUN automatisch die passende PDF/A-Datei mit eingebetteten XML-Daten und versendet sie direkt per E-Mail. Auf Wunsch auch gesammelt und automatisiert. So wird aus der Pflicht ein unkomplizierter Ablauf, der den Büroalltag spürbar entlastet.
E-Rechnung als Werkzeug für mehr Effizienz
Mit moderner Software lässt sich die E-Rechnung in den meisten Handwerksbetrieben ohne großen Aufwand in bestehende Prozesse einbinden. Der Nutzen zeigt sich im Alltag: Eingehende Rechnungen landen automatisch im System, Bearbeitungszeiten sinken, Fehlerquellen verschwinden.
Entscheidend ist, die vorhandene Software jetzt auf E-Rechnungsfähigkeit zu prüfen und bei Bedarf auf eine zeitgemäße Lösung zu setzen. Dann wird aus einer gesetzlichen Vorgabe ein Werkzeug, das Abläufe verschlankt, Transparenz schafft und den administrativen Aufwand deutlich senkt und so die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit langfristig stärkt.