E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung – Aktuelle Informationen und Vorteile

Handwerkersoftware zur Erstellung von E-Rechnungen

Vorstellung Funktionen	Preis	Software Art
MFR-Deutschland Durch persönlichen Test der Redaktion empfohlen. Leistungsstarke Software für wachsende Servicebetriebe mit mehreren Außendiensttechnikern. Die Lösung von mfr-deutschland.de wurde speziell für Unternehmen mit starkem Fokus auf Außendienst entwickelt und vereint zentrale Funktionen für den modernen Field Service. Sie umfasst spezialisierte CRM-Funktionen zur effizienten Einsatzplanung und Kundenbetreuung, ein ERP-System zur präzisen Steuerung von Ressourcen und ein integriertes Rechnungsprogramm zur schnellen Abwicklung von Aufträgen, Angeboten und Rechnungen – inklusive Material, Arbeitszeit und Fahrtkosten. Die intuitiv gestaltete Oberfläche bietet ein zentrales Dashboard mit Zeiterfassung, digitalen Einsatzberichten und branchenspezifischen Vorlagen. Ein besonderes Highlight: das zusätzlich buchbare GPS-Tracking zur Live-Überwachung von Außendiensteinsätzen. Die Software ist sowohl als Cloudlösung als auch als App für Android und iOS verfügbar.	kostenlos und unverbindlich testen danach ab 29€ pro Monat	Cloud
ToolTime Handwerkersoftware & App ToolTime ist eine moderne Cloud Software mit mobiler App speziell fürs Handwerk entwickelt. Die Anwendung wurde im Test durch die Redaktion als sehr gut empfunden und empfiehlt sich besonders für kleinere Betriebe. ToolTime unterstützt Handwerksbetriebe bei der digitalen Angebots- und Rechnungserstellung, Mitarbeiterplanung, mobilen Dokumentation und Zeiterfassung. Als Cloud Software ist die Lösung mit allen Betriebssystemen kompatibel, kann direkt über den Browser aufgerufen werden und benötigt keine lokale Installation. Durch die Echtzeit-Synchronisation der Daten sind alle Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand und haben immer und überall Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen und Informationen. Schnittstellen zum Großhandel (DATANORM und IDS), zum Steuerberater (DATEV), und viele weitere Funktionen machen ToolTime zur idealen Wahl für die digitale Ausstattung eines Handwerkers. Durch die einfache und intuitive Bedienung eignet sich ToolTime auch besonders für kleinere Betriebe. Eine Förderung von bis zu 50% ist je nach Bundesland und Förderprogramm möglich. Buchen Sie sich jetzt eine kostenlose Demo!	Kostenlos und unverbindliche Demo buchen danach ab 79€ pro Monat	Cloud
OfficeOn von Bosch OfficeOn von Bosch ist eine einfache und übersichtliche Handwerkersoftware für Büro und Baustelle, mit der die Arbeitsabläufe eines Handwerksbetriebs beschleunigt und digitalisiert werden können. Durch die zentrale Verwaltung aller Schlüsselprozesse im Unternehmen können Aufgaben wie die Angebots- und Rechnungserstellung, Einsatzplanung, Baustellendokumentation und Zeiterfassung einfacher und schneller erledigt werden. Cloudbasiert und ohne Installation direkt verfügbar, werden die Daten in Echtzeit synchronisiert und der Zugriff ist jederzeit standort- und geräteunabhängig möglich – egal, ob über die Web-Anwendung fürs Büro oder die Mobil-App für die Mitarbeiter auf der Baustelle. Schnittstellen wie Datanorm und IDS ermöglichen die schnelle Integration von Material- und Leistungspositionen von Großhändlern und über den DATEV-Export können Rechnungsdaten direkt an den Steuerberater oder das Finanzamt übermittelt werden. Buchen Sie jetzt eine kostenlose Demo!	Kostenlose und unverbindliche Demo buchen Ab 49,99 € pro Monat Jetzt 10 % Rabatt sichern (beim Kauf von mind. einem 12-Monate-Paket)! Mit dem OfficeOn Gutschein-Code: HD10 Tipp: Notiere dir den Gutscheincode HD10 am besten sofort – du wirst ihn beim Kauf brauchen, um garantiert die 10 % Rabatt zu erhalten!	Cloud
TAIFUN Handwerkersoftware & App Das digitale Büro – auch mobil rechtssicher arbeiten Förderfähig entsprechend aktueller Förderprogramme je nach Bundesland. TAIFUN ist die digitale Nr. 1 für reibungslose kaufmännische Aufgaben rund um Baustelle und Büro. Über die Handwerkersoftware mit Handwerker App greifen Bürokräfte und Baustellenmitarbeiter komfortabel und flexibel auch mobil via Smartphone und Tablet – live auf sämtliche Kunden- und Auftragsdaten zu. Eine Software – alles drin: Mobile Angebote, Aufträge & Rechnungen Preisvergleich & Webshop-Anbindung Digitale Bauakte Handwerker App Digitale Zeiterfassung Messenger (nach DSGVO) Gewerke-spezifische Schnittstellen Rechtssicheres Arbeiten (GoBD, DSGVO etc.) Terminplaner, E-Mail-Archivierung, DMS & mehr Workshops & Schulungen Und vieles mehr! Mehr Handwerk. Weniger Büro. TAIFUN – seit mehr als 35 Jahren	Kostenlos und unverbindlich testen, danach unterschiedliche Preismodelle	Client- / Server & mobile App
STREIT STREIT Über aktuelle Förderprogramme einzelner Bundesländer zur Digitalisierung förderfähig. Vollumfängliche ERP-Software-Lösung für Handwerksbetriebe jeder Unternehmensgröße. Enthalten sind u.a. Module zur Stammdatenverwaltung, Auftragsabwicklung, Projektbearbeitung, Archivierung, Einkauf und Lager, Zeiterfassung, Aufmaß-Erstellung, Werkzeugverwaltung sowie Finanz- und Betriebsbuchhaltung. Ergänzt wird das System durch praktische Apps für iOS und Android. Außerdem verfügbar: Umfangreiche Betreuungs-, Schulungs- und Serviceangebote. Funktionen im Überblick: Rechnungen und Angebote erstellen Aufträge bearbeiten - auch mobil Aufmaß erstellen Projekte kalkulieren Artikel- und Leistungskataloge nutzen Finanzbuchhaltung erstellen Bestellwesen / Einkauf Wartung / Service Digitale Archivierung Monteurplanung mit dem Kalender Digitale Zeiterfassung Lager & Werkzeuge verwalten uvm.	Angebot: 3 Monate kostenlos und unverbindlich ! Preis auf Anfrage	On-Premise (Vor Ort auf dem Rechner Installiert)
Sage.com Sehr gut laut CHIP, PCgo, PC Magazin und weiteren Tests. Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen an mit wenigen Klicks. Schnelle Archivierung, automatisch ZUGFeRD-konforme Ausgangsrechnungen im PDF/A-Format. Artikel-, Kunden- und Lieferantenmanagment. Kostenlose App, überblick über offene Posten, automatische Vorgangszuordung. Intigriertes Onlinebanking	Kostenloses und unverbindliches Testpaket anschauen 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen danach ab 30€ pro Monat	Cloud
Lexware Testsieger zahlreicher PC-Magazine. Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, Kundendaten verwalten und automatische Buchhaltung. Diese Bürosoftware ist ein Komplettpaket inkl. automatischer Belegerkennung, App und übersichtlichem Dashboard.	30 Tage kostenlos und unverbindlich testen danach ab 7,90€ pro Monat	Cloud
WISO Steuer Testsieger zahlreicher Steuersoftware Tests. Automatische und papierlose Steuererklärung online erstellen. Ideale Ergänzung zu bereits digitalen Prozessen.	kostenloser und unverbindlicher Test danach ab 29,95€ pro Steuererklärung	Cloud
Plancraft Plancraft ist die einfache Handwerkersoftware in der Cloud. Die Software erlaubt es dir schnell und von überall (jedes Gerät) aus zu kalkulieren und Angebote & Rechnungen zu erstellen. Angebote und Rechnung werden in digitalen Auftragsmappen organisiert. Die Kalkulation ist effizient, dank intelligenter Suche und leicht verständlichen Bedienelementen. Die integrierte Zeiterfassung ermöglicht, dass einfache digitale Erfassen der Zeiten deiner Mitarbeiter. Plancraft ist kinderleicht einzurichten. Solltest du trotzdem Fragen haben, steht das gute Support Team im mit Rat und Tat an der Seite.	Kostenlos und unverbindlich testen danach ab 48€ pro Monat	Cloud

Die digitale Transformation erreicht die Rechnungsstellung. Ab 2025 wird die elektronische Rechnung für B2B-Unternehmen verpflichtend. Diese Änderung betrifft Unternehmen aller Größen.

Zwei Hauptformate dominieren den deutschen Markt. Beide ermöglichen eine vollständig automatisierte Verarbeitung. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind klar definiert.

Die zeitliche Umsetzung erfolgt gestaffelt. Ab Januar 2025 beginnt die Pflicht. Übergangsfristen gelten bis 2027. Ab 2028 müssen alle Unternehmen die Anforderungen erfüllen.

Strukturierte Datensätze bilden die Grundlage. Maschinelle Lesbarkeit ermöglicht effiziente Prozesse. Unternehmen sparen Zeit und reduzieren Fehler.

Die frühzeitige Vorbereitung ist entscheidend. Die richtige Formatwahl beeinflusst den Erfolg. Technische Integration erfordert Planung.

Schlüsselerkenntnisse

• Elektronische Rechnungen werden ab 2025 für B2B-Unternehmen verpflichtend
• ZUGFeRD und XRechnung sind die beiden wichtigsten Formate in Deutschland
• Die Umsetzung erfolgt gestaffelt bis 2028 mit Übergangsfristen
• Strukturierte, maschinell lesbare Datensätze ermöglichen Automatisierung
• Unternehmen sollten sich frühzeitig mit der Implementierung beschäftigen
• Die Wahl des richtigen Formats hängt von individuellen Anforderungen ab
• Digitale Rechnungen reduzieren Kosten und erhöhen die Effizienz

Zusammenfassung und Einleitung

Deutsche Unternehmen stehen vor einer grundlegenden Veränderung ihrer Rechnungslegungssysteme. Zwei standardisierte Formate dominieren den Markt für die elektronische Rechnung in Deutschland. Diese Lösung unterscheiden sich technisch und in ihren primären Anwendungsbereichen. Ab 2025 tritt eine gesetzliche Verpflichtung für B2B-Unternehmen in Kraft. Die richtige Formatwahl beeinflusst maßgeblich den Implementierungserfolg.

Dieser Abschnitt bietet einen kompakten Überblick über die aktuelle Situation. Er erklärt die gesetzlichen Rahmenbedingungen und die langfristige Relevanz des Themas.

Kurze inhaltliche Übersicht

Das Wachstumschancengesetz etabliert ab Januar 2025 die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Übergangsfristen gelten bis 2027. Die vollständige Umsetzung erfolgt bis 2028.

Beide Hauptformate sind gesetzeskonform anerkannt. Sie ermöglichen vollständig automatisierte Prozesse. Strukturierte Daten bilden die technische Grundlage.

Relevanz und Aktualität

Das Thema behält unabhängig von zeitlichen Entwicklungen seine Bedeutung. Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse schreitet kontinuierlich voran.

Grundprinzipien wie maschinelle Lesbarkeit bleiben zentral. Sie bilden die Basis für zukünftige digitale Abläufe. Unternehmen profitieren langfristig von den Vorteilen.

Die folgenden Abschnitte bieten vertiefende Informationen. Sie helfen bei der praktischen Umsetzung und Formatentscheidung.

Grundlagen zu ZUGFeRD und XRechnung

Für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten stehen Unternehmen zwei kompatible Lösungen zur Verfügung. Beide Standards erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen effiziente Prozesse.

Definition und historische Entwicklung

Das Format ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es wurde 2014 erstmals veröffentlicht und entwickelt sich kontinuierlich weiter.

Die aktuelle Version 2.11 deckt auch Anforderungen der öffentlichen Verwaltung ab. XRechnung entstand als obligatorisches Format für Behörden basierend auf EU-Richtlinien.

Technische Grundlagen und gesetzliche Rahmenbedingungen

ZUGFeRD verwendet ein hybrides Format mit PDF/A-3 und eingebetteten XML-Daten. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuellen Anteil.

Beide Formate unterstützen die Syntaxen UBL und CII für einheitliche Umsetzung. Die E-Rechnungsverordnung schreibt strukturierte elektronische Formate vor.

Diese ermöglichen schnelle automatische Verarbeitung. Die Kompatibilität mit europäischen Standards erleichtert grenzüberschreitenden Austausch.

E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung

Bei der Wahl des passenden Datenformats spielen technische Eigenschaften und Zielgruppen eine entscheidende Rolle. Beide Standards erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, unterscheiden sich jedoch grundlegend.

Formatunterschiede: PDF/A-3-Hybrid vs. XML

Das hybriden Format kombiniert einen sichtbaren PDF-Teil mit eingebetteten XML-Daten. Diese Struktur ermöglicht sowohl manuelle als auch automatisierte Verarbeitung von Rechnungen.

Im Gegensatz dazu besteht das reine XML-Format ausschließlich aus maschinenlesbaren Daten. Es erfordert spezielle Software zur Darstellung der Rechnungsinformationen.

Die Syntax-Anforderungen variieren ebenfalls. Während ein Standard nur CII unterstützt, ermöglicht der andere beide XML-Schemata.

Zielgruppen und Einsatzbereiche im B2B und B2G

Für den Versand an Behörden wurde ein Format speziell entwickelt. Es erfüllt die besonderen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung.

Im B2B-Bereich hat sich das hybride Format als Standard etabliert. Unternehmen schätzen die Flexibilität bei der Rechnungsstellung.

Ab einer bestimmten Version deckt dieses Format auch behördliche Anforderungen ab. Es bietet somit breite Einsatzmöglichkeiten.

Implementierung und Herausforderungen

Die erfolgreiche Einführung digitaler Rechnungsformate erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Unternehmen müssen ihre bestehenden Buchhaltungssysteme analysieren und prüfen, wie Schnittstellen für die neuen Standards implementiert werden können.

Integration in bestehende Geschäftsprozesse

Die technische Integration stellt eine besondere Herausforderung dar. Spezielle Schnittstellen ermöglichen es, Rechnungen direkt aus ERP-Systemen zu generieren. Dies erleichtert den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung erheblich.

Kleinere Betriebe verfügen oft über begrenzte IT-Ressourcen. Sie benötigen besonders praxisnahe und kostengünstige Lösungen. Die richtige Lösung muss flexibel und zuverlässig sein.

Schulungsbedarf und Change Management

Die Umstellung erfordert eine Anpassung der Arbeitsabläufe. Umfassende Schulungen der Mitarbeiter sind essenziell. Nur so kann das neue System effektiv genutzt werden.

Es ist entscheidend, dass alle Beteiligten die Vorteile verstehen. Studien zeigen, dass gezielte Schulungen die Akzeptanz deutlich verbessern. Bedenken und Unsicherheiten werden so minimiert.

Die Archivierungspflicht beträgt zehn Jahre für maschinell lesbare Dokumente. Ein bloßer Ausdruck genügt nicht. Bei nicht ordnungsgemäßer Verarbeitung drohen Probleme mit Behörden.

Erfahrene Dienstleister bieten Expertise für eine sichere Umsetzung. Sie helfen, gefährliches Halbwissen zu vermeiden. Die Zusammenarbeit sichert eine reibungslose Implementierung.

Praxisbeispiele und Entscheidungshilfen

Konkrete Beispiele aus der Praxis helfen bei der Orientierung zwischen den verschiedenen Standards. Die Erfahrungen anderer Unternehmen bieten wertvolle Einblicke für die eigene Planung.

Erfahrungsberichte aus der Unternehmenspraxis

Ein mittelständischer Maschinenbauer berichtet von einem reibungslosen Übergang innerhalb von drei Monaten. Die Integration in das bestehende ERP-System war der Schlüssel zum Erfolg.

Ein Handwerksbetrieb für kommunale Aufträge konnte durch die Umstellung seine Bearbeitungszeit halbieren. Die automatische Prüfung beschleunigte die Abrechnung erheblich.

Kriterien zur Wahl des passenden Formats

Die wichtigste Frage lautet: Wer sind die Haupt-Rechnungsempfänger? Für den Versand an Behörden ist ein spezieller Standard oft verpflichtend.

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen hat sich ein flexiblerer Standard etabliert. Er bietet höhere Akzeptanz und Kompatibilität.

Weitere Faktoren sind die bestehende IT-Landschaft und Schulungsaufwand. Eine vorherige Klärung mit Partnern vermeidet spätere Probleme.

Fazit

Mit der bevorstehenden Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung ab 2025 stehen Betriebe vor einer wichtigen Formatwahl. Beide Hauptstandards erfüllen die gesetzlichen Anforderungen und bieten spezifische Stärken.

Für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen hat sich das hybride Format als attraktivste Lösung etabliert. Es ermöglicht maximale Flexibilität bei der Verarbeitung.

Für Rechnungen an Behörden ist das reine XML-Format die bevorzugte Option. Jedes Unternehmen sollte seine individuellen Bedürfnisse prüfen.

Beide Formate sind zukunftssicher und werden kontinuierlich weiterentwickelt. Die frühzeitige Vorbereitung sichert einen reibungslosen Übergang.

Bei Fragen zur Implementierung bieten spezialisierte Dienstleister wertvolle Unterstützung. Die Umstellung mag herausfordernd wirken, bietet jedoch langfristig erhebliche Vorteile.