Handwerkersoftware im Vergleich

Zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse benötigt ein Betrieb die entsprechende Software. In diesem Artikel geht es um Vor- und Nachteile der verschiedenen Produkte. Nicht jede Handwerkersoftware ist für alle Gewerke geeignet. Außerdem gibt es unterschiedliche Lizenzmodelle und verschiedene Softwarearten. Was die Unterscheide sind sowie Entscheidungshilfen, liefert dieser Artikel.   

Handwerkersoftware- Testen und vergleichen vor dem Kauf 

Handwerkersoftware ist bei Betrieben gefragt, um regelmäßig auftretende Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die Digitalisierung vereinfacht und beschleunigt wichtige anstehende Aufgaben wie das Erstellen von Stücklisten, Rechnungen, die Dokumentation von Maßen und die Verwaltung von Kundendaten. Spezielle Programme und Apps sind angepasst auf das Handwerk und daher passender als Standartsoftware wie zum Beispiel Microsoft Word.

Durch geeignete Handwerkersoftware lassen sich Aufträge verwalten und planen, so dass mehr Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt. Neben den gesenkten Kosten und der kürzeren Büroarbeitszeit, bringt geeignete Software noch einen weiteren Vorteil mit sich. Der Kundenservice wird massiv verbessert.

Moderne CAD-Zeichnungen helfen dem Kunden schon heute dabei seine bestellten Aufträge vor der eigentlichen Fertigung anzuschauen. Das erspart dem Handwerker, aber auch dem Kunden, unnötige Nacharbeit, die bei Nichtgefallen auftreten. Auch für Folgeaufträge zahlt sich Software aus. Sobald ein Kunde zu einem vergangenen Auftrag eine Erweiterung bestellt, kostet es den Betrieb nur einige Klicks und die alten Pläne sind wieder auf dem Bildschirm. Darauf lässt sich die zusätzliche Bestellung ideal aufbauen.

Vor dem Kauf einer Software sollte man sich mit den verschiedenen Produkten befassen, da eine Handwerkersoftware im Idealfall mehrere Jahrzehnte eingesetzt werden sollte. In diesem Artikel werden daher die beliebtesten Programme miteinander verglichen. Somit kann jeder Handwerker die für Ihn passende Software auswählen und von den jeweiligen Stärken des Programmes profitieren.

Tipp:  Die meiste Software darf kostenlos getestet werden. Dieser Artikel hilft beim Filtern der Vielzahl an Produkten auf dem Markt. Dennoch empfiehlt sich ein eigener Test der einzelnen Produkte.

Welche Software für das Handwerk ist die Beste?

Auf dem Markt finden sich sowohl branchenspezifische, als auch allgemein gehaltene Handwerkersoftware. Meist können die Programme in allen Gewerken eingesetzt werden. Oft kann die Software durch ein zusätzliches Modul auf die jeweilige Branche zugeschnitten werden. Beispielsweise sage.com oder Lexoffice bietet für jedes Gewerke ein eigenes Modul an. 

Was leistet eine gute Handwerkersoftware?

Die speziellen Programme sind in der Regel für die komplette Büroarbeit in Handwerksbetrieben geeignet. Natürlich gibt es auch Spezialsoftware für einzelne Bereiche, davon ist jedoch abzuraten, da man sich sonst in jedes Programm einzeln einarbeiten muss. Außerdem hat eine Komplettlösung den Vorteil, dass auf die Kundendaten zentral zugegriffen werden kann. Das heißt, dass beispielsweise die Adresse des Kunden automatisch in die Pläne, die Stückliste, die E-Mails und schließlich in die Rechnung übernommen wird. Bei einzelnen Software-Lösungen muss die Adresse von Hand in jedes Dokument kopiert werden. Das kostet zusätzliche Arbeit und bringt Fehlerpotential mit sich. Auch aus finanzieller Sicht lohnt sich eine Komplettlösung, da die Summe an Einzelsoftware insgesamt teurer ist.

Durch eine gute Handwerkersoftware können anfallende Aufträge vollständig verwaltet werden. Eine übersichtliche Bedienoberfläche ist wichtig, da somit eine unkomplizierte Anwendung ermöglicht wird. Jedes Programm sollte folgende Möglichkeiten beinhalten:

  • Verwaltung von Angeboten
  • Erstellen von Aufträgen
  • Generieren von Rechnungen

Regelmäßige Updates der Software sind wichtig, da sonst die Sicherheit der oft sensiblen Daten nicht dauerhaft gewährleistet ist. Die Kosten für diese Updates sollten sich im Rahmen halten.

Neben der Sicherheit durch Updates sollte das Programm die Möglichkeit der Archivierung von Daten beinhalten. Das ist wichtig, da auch die Festplatte des Computers einmal den Geist aufgeben kann und dann im schlimmsten Fall alle Daten weg sind. Um dieses Risiko zu begrenzen, muss regelmäßig ein Backup erstellt werden, dass auf einer zweiten Festplatte gespeichert wird.

In der Auftragsverwaltung sollten die einzelnen Prozessschritte klar voneinander getrennt sein. Das Erstellen von Angeboten, Belegen, Stücklisten, Abschlagsrechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Sammelrechnungen und Kalkulationen sind einzelne Schritte in diesem Prozess. 

Ein flexibles Dokumentenmanagement ist ein weiterer Pluspunkt. Dokumente sollten auch im Nachhinein noch anpassbar sein. Schnittstellen zu gängigen Programmen wie Outlook, ermöglichen das direkte Versenden der erstellten Dokumente per E-Mail. Dies spart zusätzlich Zeit und Geld für Porto, Papier und Briefumschläge.

Eine kurze Einarbeitungszeit und eine benutzerfreundliche Bedienoberfläche runden die Handwerkersoftware ab. Dies ist nicht nur bei der eigenen Einarbeitung wichtig, sondern auch wenn neue Mitarbeiter eingestellt werden oder Mitarbeiter die Software nur selten benutzen.

Mit welcher Software arbeiten Handwerker?

Im Folgenden werden die beliebtesten Softwareprogramme für Handwerker vorgestellt. Einige Programme haben eine einfachere Handhabung als andere. Je nach Gewerken, aber auch nach individuellem Geschmack eignet sich eher das eine oder das andere Programm. Oft gibt es Zusatzmodule um Funktionalität speziell für Branchen hinzuzufügen. Es gibt beispielsweise Module für: Klempner, Maurer, Metallbauer, Sanierer, Heizungsbauer, Schlosser, Stuckateure, Tiefbau, Tischler und Zimmerer und viele andern Gewerke. Eine Übersicht der aktuellen Digitalisierung im handwerk findet sich unter: Wie digital ist das Handwerk?

Handwerkersoftware Test

Lexoffice

Die Software Lexoffice wurde dafür entwickelt in kleinen und mittelständischen Unternehmen eingesetzt zu werden. Handwerker aber auch andere Betriebe können ihren Büroalltag und auch Bankgeschäfte digital erledigen. Lexoffice ist eine Cloudsoftware, das bedeutet, egal wo der Anwender gerade ist, er braucht nur eine Internetverbindung und kann auf seine Betriebsdaten zugreifen. Mehr als ein Jahr Entwicklungszeit und die Zusammenarbeit mit über 800 kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) sowie mit Selbständigen stecken in der aktuellen Software. Ziel ist es die komplette Büroarbeit zu automatisieren. 

Ein eigens entwickeltes Dashboard gibt dem Nutzer in grafischer Form Aufschluss über Angebote, Auftragsbestätigungen, Gutschriften, Lieferscheine, Umsätze, Zahlungseingänge etc. 

Ein integriertes Onlinebanking erleichtert das Bezahlen von Rechnungen und ordnet den Bankvorgängen die entsprechenden Belege zu. Eine automatische Texterkennung liest Eingangsbelege ein. Und die CRM (Customer-Relationship-Management) Funktion verwaltet Kunden und Lieferantendaten. Da Lexware ein deutsches Produkt ist sind die Betriebsdaten sicher in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert, das höchsten europäischen Sicherheitsanforderungen entspricht.

 

 

Lexoffice Layout-Designer verhilft zum individuellen Design

Lexoffice enthält neben zahlreichen anderen Funktionen auch einen sogenannten Layout Designer. Hier können Standardvorlagen benutzt und individuell angepasst werden. Die Anpassungsfunktion ermöglicht es Kunden unter anderem ihr eigenes Logo, ihre bevorzugte Schriftart, spezielle Fußzeilen, Adressen und Rechnungstabellen zu hinterlegen. Somit ist sichergestellt, dass Angebote, Bestätigungen, Rechnungen und andere Kundendokumente immer im selben Stil erstellt werden.   

Lexoffice Test: Große Onlinezeitungen wie Chip.de, Computer-im-Handwerk oder PC-Magazin wählten Lexoffice in der Vergangenheit regelmäßig zum Testsieger der eignen Softwaretests. Lexoffice kann 30 Tage kostenlos getestet werden, zudem ist die Kaufversion im Moment mit 50% Rabatt verfügbar, weshalb sich ein eigener Test in jedem Fall lohnt.

Sage 50

Der Softwarehersteller Sage bietet Software für Klein-, Mittelstands- und Großunternehmen an. Handwerker und andere Unternehmen sollten sich vor allem die Sage 50 – Software anschauen, denn sie ist für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern optimiert und günstig in der Anschaffung.

Sage 50 unterstützt bei der gesamten Büroarbeit. Rechnungen, Lieferscheine und Angebote werden durch wenige Klicks erstellt. Dabei erstellt die die Software ZUGFeRD-konforme Ausgangsrechnungen im PDF/A-Format, was für öffentliche Ausschreibungen eine Voraussetzung ist. Stammdaten der Kunden, Artikel und Lieferanten werden automatisch verwaltet. 

Dank Smartphone-App lassen sich Belege immer und überall direkt erfassen und archivieren. Eine integrierte Online-Banking Funktion hilft dabei Rechnungen termingerecht zu bezahlen. Offene Posten werden in der Verwaltung von Verbindlichkeiten übersichtlich dargestellt, so dass man immer einen Überblick behält.

Durch eine automatische Vorgangszuordnung werden Lieferanten und Kunden automatisch zugeordnet. Angebote, Rechnung und Lieferscheine werden automatisch archiviert.

Sage 50 lässt sich in Microsoft Office 365 integrieren und hat eine Kassenfunktion

Eine Besonderheit von Sage 50 ist die Integration in Office 365. Die Bürosoftware von Microsoft, die je nach Paket aus Word, Excel und PowerPoint besteht gehört zu der beliebtesten Software überhaupt. Somit verkürzt sich die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter.

Die Kassenfunktion von Sage 50 kann einfach per Touchpad bedient werden. Ziel ist es Retouren, Stornobuchungen, Z-Abschlüsse oder einfachen Bargeldverkehr schnell und unkompliziert zu erfassen. Erstellte Rechnungen können bei Barzahlung direkt beglichen werden. Dabei spielt die Sicherheit eine große Rolle. Durch eine Anmeldemaske muss sich jeder Mitarbeiter identifizieren, so lassen sich auch Barzahlungen eindeutig zuordnen. Die Kassenfunktion ist GoBD-geprüft und -zertifiziert und entspricht somit den gesetzlichen Anforderungen.

Sage 50 Test: Sage 50 wird inzwischen von 3 Millionen Kunden verwendet. Im Moment wird Sage 50 mit 30% Rabatt verkauft. Die Komplettlösung ist speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert, außerdem punktet die Software durch die Integration in Microsoft Office 365. Ein eigener Test ist durch die 30 Tägige kostenlose und selbst kündigende Testphase empfehlenswert.

WISO Steuer

Die bekannte Software WISO automatisiert die Steuererklärung für Handwerker. Stiftung Warentest kürte WISO Steuer:Web im Mai 2019 zum Testsieger für Steuererklärungen aus der Cloud. Gerade wenn andere Büroprozesse, wie das Erstellen von Angeboten, das Schreiben von Rechnungen und die Erfassung von Belegen schon gut funktionieren, kann WISO optimal bei der Steuererklärung unterstützen.

WISO arbeitet im Webbrowser und ist somit vom Betriebssystem unabhängig. Dazu gibt die Software Tipps zur Steuererklärung und leitet den Anwender, ähnlich wie ein Steuerberater, durch die Erstellung der Steuererklärung. Das Programm filtert relevante Themen für den Anwender heraus und ignoriert Unbedeutendes. Außerdem verfügt WISO über eine Vielzahl an Schnittstellen:

  • Daten aus dem Vorjahr werden übernommen und vorgeschrieben, somit entfällt die manuelle Eingabe gleichbleibender Daten in den Folgejahren.
  • Beim Finanzamt bereits vorhandene Daten werden von WISO abgerufen und in die Steuererklärung übernommen.
  • Belege werden automatisch erfasst und an der richtigen Stelle angezeigt.
  • Erlaubt man WISO Zugriff auf das Online-Banking, so durchsucht es alle Ausgaben und prüft diese auf steuerliche Relevanz.
  • Am Ende versendet WISO die fertige und optimierte Steuererklärung direkt digital an das Finanzamt.

 

WISO Test: WISO wurde auch 2019 erneut Testsieger der Stiftung Warentest. Die Software landete auch bei anderen Tests in der Vergangenheit regelmäßig auf den Spitzenplätzen. Somit lohnt sich ein eigener Test in jedem Fall. Man sollte sich jedoch im Klaren sein, dass WISO eine reine Software für die Steuererklärung ist. Bei anderen Bürotätigkeiten unterstützt die Software nicht

Handwerker Software kostenlos

Professionelle Handwerkersoftware ist leider nicht kostenlos verfügbar – Qualität kostet auch bei Programmen. Lediglich einzelne Rechnungsvorlagen und sehr eingeschränkte und oft auch veraltete Standartsoftware findet sich zum kostenlosen Download im Internet. Ein kostenloser Download professioneller Handerkersoftware der einen ausgiebigen Testzeitraum ermöglicht, ist jedoch immer möglich:

 

Cloud Software, Mietsoftware oder Kaufsoftware was sind die Unterscheide?

Es gibt bei Handerkersoftware, aber auch bei Software allgemein verschiedenen Lizenzmodelle. Cloud Software, Mietsoftware oder klassische Kaufsoftware sind am verbreitetsten.

Software aus der Cloud

Die Cloud ist heutzutage in aller Munde. Gemeint ist damit selbstverständlich keine echte Wolke, sondern das Internet. Cloudsoftware hat entscheidende Vorteile gegenüber anderen Softwarearten, aber auch einige Nachteile.

Vorteile:

  • Auf Cloud Software greift man über das Internet zu, das heißt man kann sich von jedem Computer einfach auf der entsprechenden Homepage einloggen.
  • Oft sind Apps enthalten, das heißt alle Daten sind nicht nur vom Computer aus erreichbar, sondern auch vom Smartphone oder Tablet. So kann ein Mitarbeiter auf der Baustelle die Maße eintragen und Fotos hochladen. Noch während dieser Mitarbeiter zurück zum Betrieb fährt kann eine Bürokraft ein Angebot vorbereiten.
  • Die Daten werden regelmäßig im Rechenzentrum gesichert. Der Handwerker muss sich nicht um das Erstellen und Verwalten von Backups kümmern.
  • Cloud Software ist skalierbar, das heißt wenn der Betrieb wächst, können einfach neue Benutzer hinzugefügt werden.
  • Die Software ist immer auf dem neuesten Stand, das Einspielen von Updates entfällt.
  • In der Regel kurze Kündigungsfristen.
  • Günstige monatliche Kosten.
  • Meist flexibel erweiterbar, falls neu Mitarbeiter eingestellt werden.

 Nachteile:

  • Die Cloud ist komplett vom Internet abhängig. Ohne Verbindung müssen die Daten davor manuell heruntergeladen werden.
  • Alle Kundendaten liegen beim Softwarehersteller, seit der Datenschutzgrundverordnung 2019 muss darauf geachtet werden, dass keine Daten außerhalb von Europa liegen (In der Regel halten sich die Softwarehersteller an die Vorschriften, somit ist dies kein Problem).
  • Monatliche Kosten.

Software zur Miete

Mietsoftware wird, wie der Name schon sagt, gemietet. Es fällt eine monatliche oder jährliche Nutzungsgebühr an, dafür erhält man regelmäßige Updates und Hilfe bei auftretenden Problemen. Das wohl bekannteste Beispiel ist Microsoft Office 365, dass sich alle 30 Tage mit dem Internet verbinden muss, um die Funktion zu gewährleisten.

Vorteile:

  • Alle Updates Inklusive
  • Hilfe bei Problemen
  • In der Regel kurze Kündigungsfristen
  • Günstige Monatliche kosten
  • Meist flexibel erweiterbar, falls neu Mitarbeiter eingestellt werden

Nachteile:

  • Monatliche Kosten

Kaufsoftware

Das klassische Modell, bei dem Software gekauft wird und per Download oder CD installiert wird, ist immer weniger verbreitet. Dennoch gibt es noch Anbieter, die auch diesen Vertriebsweg wählen.

Vorteile:

  • Nur einmalige Kosten

Nachteile:

  • Hohe Anfangsinvestition
  • Keine Aktualisierungen der Software, dass kann mit den Jahren zum Sicherheitsrisiko werden
  • Unflexibel, je neuem Mitarbeiter muss eine neue Lizenz gekauft werden. Wird eine Stelle eingespart ist die Lizenz übrig und oft wertlos.

Fazit: Was ist die beste Software für Handwerker?

Die Auswahl der richtigen Handwerkersoftware ist nicht pauschal möglich. Die hier vorgestellte Software eignet sich für Handwerksbetriebe sehr gut. Ein eigener Test, in den auch persönliche Vorlieben einfließen, kann jedoch nicht ersetzt werden.

Ein möglicher Ansatz für die Auswahl der richtigen Software ist es sich zu überlegen, wie digital die vorhandenen Büroprozesse bereits ablaufen:

  • Läuft das Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Belegen bereits gut, so kann WISO zusätzlich bei der Erstellung der Steuererklärung unterstützen.
  • Hat der eigenen Handwerksbetrieb bereits Office 365 im Einsatz und sind die Mitarbeiter zufrieden mit der Software, dann bietet sich Sage 50 an.
  • Ist die vorhandene Software veraltet oder noch gar nicht vorhanden, dann ist Lexoffice der Favorit.

Ein eigener Test von mindestens Sage 50 und Lexoffice ist absolut zu empfehlen. Die ausgewählte Software begleitet den Betrieb schließlich mehrere Jahre oder Jahrzehnte. Durch die kostenlose Testphase beider Programme geht man außerdem keinerlei Risiko ein. 

 

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