E-Rechnung empfangen und archivieren: Was Handwerksbetriebe seit 2025 tun müssen

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können, auch der Ein-Mann-Betrieb. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, was danach passiert: Die XML-Datei muss lesbar gemacht, geprüft und acht Jahre unverändert aufbewahrt werden. Ausdrucken und Abheften genügt nicht mehr.

Wie Sie selbst E-Rechnungen schreiben, erklärt der Ratgeber E-Rechnung erstellen. Alle Fristen im Überblick finden Sie unter E-Rechnungspflicht: Fristen und Ausnahmen.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Jeder Unternehmer in Deutschland, der Leistungen von anderen Unternehmen bezieht. Eine Umsatzgrenze oder Übergangsfrist gibt es für den Empfang nicht.

Das betrifft auch Betriebe, die selbst noch keine E-Rechnungen ausstellen müssen. Ein Kleinunternehmer, der seine eigenen Rechnungen weiter auf Papier schreiben darf, muss trotzdem eine E-Rechnung seines Großhändlers annehmen. Ablehnen können Sie sie nicht.

Wann die ersten E-Rechnungen kommen, hängt von Ihren Lieferanten ab. Großhandel, Baustoffhandel, Tankkarten-Anbieter und Leasinggesellschaften sind meist früh dran. Rechnen Sie spätestens 2027 mit einem großen Teil Ihrer Eingangsrechnungen als E-Rechnung.

Was brauchen Sie für den Empfang?

Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen, ein Programm, das die Datei lesbar anzeigt, und ein Archiv, das nichts verändert. Für die ersten beiden Punkte gibt es kostenlose Lösungen. Wir fassen den Ablauf im Posteingangs-Check zusammen.

1. Eigene Rechnungsadresse anlegen. Zum Beispiel rechnung@ihrbetrieb.de. Dann landen Rechnungen nicht zwischen Kundenanfragen und Werbung, und die Adresse lässt sich später direkt an eine Software anbinden.
2. Lieferanten informieren. Schicken Sie die Adresse an Ihre wichtigsten Lieferanten, bevor die ersten E-Rechnungen kommen. Sonst gehen sie an die Adresse, die zufällig im Kundenkonto hinterlegt ist.
3. Anzeige klären. Eine XRechnung ist reine XML, beim Öffnen sehen Sie nur Quelltext. Handwerker-, Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme zeigen sie als normale Rechnung an. Für den Übergang gibt es kostenlose Viewer.
4. Weg ins Steuerbüro festlegen. Fragen Sie Ihr Steuerbüro, wie es die Dateien haben möchte, zum Beispiel über DATEV Unternehmen online oder ein anderes Belegportal. Die XML-Datei muss dort im Original ankommen, nicht als Ausdruck.

Wie öffnen Sie eine E-Rechnung kostenlos?

Kostenlos öffnen lässt sich eine XRechnung mit dem Viewer im ELSTER-Portal der Steuerverwaltung oder mit den Online-Viewern einiger Softwareanbieter. Eine ZUGFeRD-Rechnung zeigt jeder PDF-Reader an, die Daten darin aber nur eine passende Software.

Im ELSTER-Portal gibt es eine Funktion, mit der Sie eine E-Rechnung hochladen und als lesbare Rechnung ansehen können. Die Steuerverwaltung bezeichnet das selbst als unverbindlichen Service. Angezeigt wird die XRechnung in der aktuell gültigen Version 3.0.1. Prüfen oder archivieren kann der Viewer die Datei nicht.

Daneben bieten mehrere Hersteller von Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen kostenlose Viewer im Browser an. Dabei laden Sie die Rechnung auf deren Server. Das ist für einzelne Rechnungen in Ordnung, wenn Sie die Datenschutzhinweise gelesen haben. Für den Dauerbetrieb ist ein Programm besser, das Rechnungen direkt aus dem Postfach übernimmt.

Wie wird eine E-Rechnung zugestellt?

Meist per E-Mail als Anhang. Ein bestimmter Übertragungsweg ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, Lieferanten dürfen E-Rechnungen auch über ein Kundenportal zum Download bereitstellen oder über Netzwerke wie Peppol schicken.

Für kleine und mittlere Handwerksbetriebe ist die E-Mail der Normalfall. Großhändler und Baustoffhändler stellen Rechnungen häufig zusätzlich in ihrem Kundenportal bereit. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass Sie die Originaldatei herunterladen und archivieren, nicht nur eine PDF-Ansicht.

Peppol ist ein europäisches Netzwerk für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente, das vor allem öffentliche Auftraggeber und größere Unternehmen nutzen. Für den Empfang von Lieferantenrechnungen brauchen Sie es in aller Regel nicht.

Woran erkennen Sie eine echte E-Rechnung?

An der XML-Datei. Eine XRechnung ist eine einzelne Datei mit der Endung .xml. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem eine XML-Datei eingebettet ist.

Eine normale PDF-Rechnung ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Die darf Ihr Lieferant noch bis Ende 2026 verschicken, kleinere Lieferanten mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach sollte bei Geschäftsrechnungen über 250 Euro nur noch die E-Rechnung kommen.

Ob in einem PDF Daten stecken, sehen Sie im Adobe Reader über die Büroklammer am linken Rand, dort taucht dann eine Datei wie factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml auf. Bequemer ist eine Software, die das Format beim Öffnen automatisch erkennt.

E-Rechnungen prüfen: Darauf kommt es an

Prüfen Sie eine E-Rechnung wie eine Papierrechnung auf Inhalt, und zusätzlich darauf, ob die Datei formal in Ordnung ist. Bei Fehlern hängt Ihr Vorsteuerabzug daran.

Das Bundesfinanzministerium unterscheidet seit seinem Schreiben vom 15.10.2025 drei Arten von Fehlern:

Fehler	Beispiel	Folge für Sie
Formatfehler	Datei entspricht nicht der Norm EN 16931, kaputte XML	Gilt nicht als E-Rechnung. Korrekte E-Rechnung beim Lieferanten anfordern.
Verstoß gegen Geschäftsregeln	Pflichtfeld fehlt, Summen passen nicht zusammen	Kann den Vorsteuerabzug kosten, wenn Pflichtangaben betroffen sind
Inhaltlicher Fehler	Falscher Steuersatz, falsche Leistung, falsche USt-IdNr.	Vorsteuer erst, wenn eine berichtigte Rechnung vorliegt. Die Berichtigung kann zurückwirken.

Gute Software prüft die Datei beim Eingang automatisch und zeigt einen Prüfbericht. Bewahren Sie diesen Bericht zusammen mit der Rechnung auf, er dient bei einer Betriebsprüfung als Nachweis, dass Sie sorgfältig gearbeitet haben.

Inhaltlich bleibt alles wie gewohnt: Stimmen Menge, Preis und Steuersatz mit Lieferschein und Bestellung? Ist Ihr Firmenname richtig geschrieben? Steht bei Bauleistungen mit Steuerschuldumkehr der Hinweis nach § 13b UStG drin?

Wie lange und wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Acht Jahre, und zwar im Format, in dem die Rechnung eingegangen ist. Die XML-Datei muss unverändert bleiben und während der ganzen Frist maschinell auswertbar sein.

Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt beziehungsweise gebucht wurde. Eine Rechnung vom März 2026 dürfen Sie also frühestens am 1. Januar 2035 löschen, sofern keine Betriebsprüfung läuft und kein Steuerbescheid mehr offen ist. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt seit 2025.

Was das in der Praxis heißt:

• Original behalten: Archiviert wird die Datei so, wie sie gekommen ist. Wenn Ihre Software die XML in ein anderes Format umwandelt, um sie zu verarbeiten, muss das Original trotzdem erhalten bleiben.
• Unveränderbar ablegen: Ein normaler Ordner auf dem Büro-PC, in dem jeder Dateien umbenennen oder löschen kann, ist kein sicheres Archiv. Nutzen Sie die Archivfunktion Ihrer Software, ein Dokumentenmanagement oder das Belegarchiv Ihres Steuerbüros.
• Auswertbar halten: Bei einer Betriebsprüfung darf das Finanzamt auf die Daten zugreifen. Ein Archiv, in dem man die Rechnungen nur anschauen kann, reicht dafür nicht.
• E-Mail-Postfach ist kein Archiv: Postfächer werden aufgeräumt, Anbieter gewechselt und Passwörter vergessen. Leiten Sie Rechnungen aus dem Postfach in ein echtes Archiv weiter.

Brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation?

Ja. Die GoBD verlangen eine schriftliche Beschreibung, wie Rechnungen in Ihrem Betrieb eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden. Für einen kleinen Betrieb reichen dafür wenige Seiten.

Beschreiben Sie in einfachen Worten, wer die Rechnungs-E-Mails abruft, mit welchem Programm sie geöffnet und geprüft werden, wie sie ans Steuerbüro gehen und wo sie archiviert sind. Viele Steuerbüros und Kammern haben dafür Vorlagen. Wichtig ist, dass die Beschreibung zum tatsächlichen Ablauf passt und aktualisiert wird, wenn Sie das Programm wechseln.

Checkliste für den Empfang von E-Rechnungen

• Eigene Rechnungsadresse eingerichtet und an Lieferanten verschickt
• Programm oder Viewer, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar anzeigt
• Prüfung von Inhalt und Format bei jeder Eingangsrechnung
• Weg der Originaldatei ins Steuerbüro geklärt
• Unveränderbares Archiv für acht Jahre
• Kurze Verfahrensdokumentation geschrieben
• Mitarbeiter im Büro wissen: E-Rechnungen nie nur ausdrucken und löschen

Wenn Sie Ihre Rechnungen ohnehin in einer Handwerkersoftware schreiben, lohnt sich ein Blick, ob diese auch Eingangsrechnungen verarbeiten kann. Dann liegen Ausgangs- und Eingangsrechnungen an einer Stelle. Eine Übersicht passender Programme finden Sie im Ratgeber E-Rechnung Software und im Handwerkersoftware-Vergleich.

Unsere Einschätzung

Beim Empfang denken die meisten Betriebe an Technik: Welcher Viewer, welche Software? Das größere Risiko ist aber ein Gewohnheitsproblem im Büro. Jahrzehntelang war die Papierrechnung das Original, und genau so werden heute viele E-Rechnungen behandelt: ausdrucken, abheften, E-Mail löschen. Damit fehlt bei der nächsten Betriebsprüfung das steuerliche Original. Die Lösung kostet kaum etwas: eine eigene Rechnungsadresse, eine feste Weiterleitung ins Archiv oder ins Belegportal des Steuerbüros und die Regel, dass niemand Rechnungs-E-Mails löscht. Software kann man später immer noch kaufen.

Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Kann man E-Rechnungen per E-Mail empfangen?

Ja. Die E-Mail ist der häufigste Weg und für den Empfang ausreichend. Wichtig ist nur, dass der Anhang anschließend unverändert in ein Archiv kommt.

Kann ich eine E-Rechnung ablehnen und eine Papierrechnung verlangen?

Nein. Seit 2025 dürfen Lieferanten Ihnen E-Rechnungen ohne Ihre Zustimmung schicken, und Sie müssen sie annehmen. Umgekehrt dürfen Lieferanten in der Übergangszeit noch Papierrechnungen schicken.

Reicht es, die E-Rechnung auszudrucken und abzuheften?

Nein. Steuerlich zählt die XML-Datei. Der Ausdruck ist nur eine Kopie, das Original müssen Sie elektronisch aufbewahren.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja. Kleinunternehmer sind nur vom Ausstellen befreit, nicht vom Empfangen.

Was mache ich, wenn ich eine XRechnung nicht öffnen kann?

Nutzen Sie einen kostenlosen Viewer oder die Funktion Ihres Buchhaltungsprogramms. Lässt sich die Datei auch damit nicht anzeigen, liegt vermutlich ein Formatfehler vor, und Sie sollten beim Lieferanten eine korrekte Rechnung anfordern.

Dürfen Eingangsrechnungen in der Cloud liegen?

Ja, wenn der Anbieter die Daten unveränderbar speichert, das Finanzamt bei Bedarf darauf zugreifen kann und Sie das in Ihrer Verfahrensdokumentation beschreiben. Viele Belegportale von Steuerbüros erfüllen das.

Alle Ratgeber zur E-Rechnung

• E-Rechnungspflicht: Fristen und Ausnahmen
• E-Rechnung erstellen
• ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Anleitung
• ZUGFeRD und XRechnung im Vergleich
• E-Rechnung Software
• E-Rechnung im Handwerk

Quellen

• Bundesministerium der Finanzen: Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025
• Bundesministerium der Finanzen: Ergänzung der GoBD um E-Rechnungen vom 14.07.2025
• Umsatzsteuergesetz: § 14 UStG, § 14b UStG (Aufbewahrung), § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelung)
• Viertes Bürokratieentlastungsgesetz: Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht Jahre
• IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025
• Grant Thornton: GoBD-Compliance und E-Rechnung (2026)
• ELSTER-Portal der Steuerverwaltung: E-Rechnung ansehen (unverbindlicher Service, XRechnung 3.0.1), abgerufen Oktober 2026