Auf der Baustelle zählt jede Minute. Wer Fotos, Pläne und Absprachen in privaten Chats verteilt, verliert schnell den Überblick. Genau hier setzt Craftnote an: Die App bündelt alle Informationen zu einem Projekt an einem Ort.
Craftnote ist eine deutsche Handwerker App für Baustellendokumentation, Projektkommunikation und Zeiterfassung. Viele Betriebe nutzen sie als geordneten Ersatz für WhatsApp-Gruppen. Fotos, Videos, Sprachnachrichten, Dokumente und Stundennachweise landen strukturiert im jeweiligen Projektordner.
Der Einstieg gelingt ohne IT-Kenntnisse. Nach wenigen Minuten ist das erste Projekt angelegt, und das Team arbeitet mit. Die mobile Baudokumentation funktioniert direkt vom Smartphone aus – im Neubau, im Bad oder auf dem Dach.
Hinter dem Produkt stehen die myCraftnote Digital GmbH als Anbieter und die Aceve Deutschland GmbH mit Sitz in Berlin als Betreiber. Die App läuft ab iOS 16.0, benötigt rund 298,9 MB Speicher und ist in Deutsch und Englisch verfügbar. In der Kategorie Produktivität gehört sie zu den meistgenutzten Werkzeugen kleiner und mittlerer Handwerksbetriebe in Deutschland.
Wichtige Erkenntnisse
- Craftnote ist eine deutsche Handwerker App für Baustellendokumentation, Kommunikation und Zeiterfassung.
- Fotos, Videos, Sprachnachrichten, Dokumente und Stunden liegen gebündelt im passenden Projekt.
- Die App ersetzt unübersichtliche WhatsApp-Gruppen durch klare Projektstrukturen.
- Der Start dauert nur wenige Minuten und verlangt keine IT-Kenntnisse.
- Mobile Baudokumentation gelingt direkt auf der Baustelle per Smartphone.
- Anbieter ist die myCraftnote Digital GmbH, Betreiber die Aceve Deutschland GmbH aus Berlin.
- Die Redaktion bewertet Craftnote mit 4 von 5 Sternen.
Was ist Craftnote?
Craftnote ist eine App für Handwerksbetriebe, die ihre Baustellen ohne Zettelwirtschaft dokumentieren wollen. Alle Fotos, Notizen, Pläne und Nachrichten landen an einem Ort – geordnet nach Projekt statt verstreut über WhatsApp-Gruppen, Ordner und Excel-Listen.
Einführung in die digitale Baustellendokumentation
Die digitale Bauakte bündelt sämtliche Informationen zu einem Bauvorhaben strukturiert an einer Stelle. Mitarbeitende und Subunternehmer greifen auf dieselbe Quelle zu und arbeiten mit dem gleichen Stand.
Craftnote verbindet Baustelle und Büro über einen einheitlichen Kanal. Wer ein Bautagebuch digital führt, erkennt durch Zeitstempel später genau, wann welcher Schritt erfolgte. Projekte lassen sich im Archiv selbst nach Jahren mit wenigen Klicks wiederfinden.
Vorteile der Nutzung von Craftnote
Hauptzielgruppe sind kleine und mittlere Betriebe mit 2 bis 15 Mitarbeitenden, die bisher auf Papier und Messenger setzen.
- Klare Projektstruktur statt Suche in Chatverläufen
- Lückenlose Nachweise für Nachträge und Streitfälle
- Schnelle Einarbeitung neuer Kollegen im Team
- Weniger Rückfragen zwischen Montage und Büro
Wer seinen Handwerksbetrieb digitalisieren möchte, sollte die Grenzen kennen: Für Bauleiter und Architekten, die Mängel per GPS auf Grundrissen verorten wollen, passt die Lösung weniger gut.
| Arbeitsweise | Bisher: Papier & Messenger | Mit Craftnote |
|---|---|---|
| Fotoablage | Handygalerie jedes Monteurs | Automatisch im Projekt |
| Nachweise | Handschriftliche Zettel | Bautagebuch digital mit Zeitstempel |
| Wiederfinden | Ordnersuche im Keller | Archivsuche in Sekunden |
| Zugriff für Subunternehmer | Weiterleiten per Mail | Direkte Projektfreigabe |
Funktionen von Craftnote
Craftnote bündelt alle Werkzeuge, die ein Handwerksbetrieb täglich auf der Baustelle braucht. Die Craftnote Funktionen reichen von digitalen Formularen über Bilddokumentation bis zur Kommunikation im Team – alles in einer App, direkt am Projekt.
Digitale Protokollierung
Regie- und Rapportzettel, Stundenzettel sowie Abnahmeprotokolle füllen Ihre Mitarbeiter vor Ort aus und lassen sie sofort unterschreiben. Seit 2024 sind digitale Unterschriften für Stundennachweise und Regieberichte möglich. Die Zeiterfassung Handwerk läuft pro Mitarbeiter oder pro Aufgabe und macht die digitale Auftragsabwicklung vom Angebot bis zur Abrechnung nachvollziehbar.
Bilder, Videos und Belege erfassen
Die Fotodokumentation Baustelle umfasst Fotos, Videos und Sprachnachrichten. Jede Aufnahme wird automatisch dem Projekt zugeordnet und mit Datum sowie Uhrzeit gespeichert. Ein mobiler PDF-Scanner erfasst Lieferscheine, Notizen und lose Zettel ohne Umweg über das Büro.
Kommunikationswerkzeuge
Der geschützte Projekt-Chat ersetzt verstreute WhatsApp-Gruppen. @-Erwähnungen holen Kollegen gezielt ins Gespräch, Push-Benachrichtigungen erinnern an offene Aufgaben.
| Modul | Nutzen im Alltag | Typischer Anwender |
|---|---|---|
| Projekt-Chat | Absprachen bleiben dauerhaft am Projekt gespeichert | Bauleiter und Monteure |
| Aufgabenverwaltung | Klare Zuständigkeiten mit Fristen | Projektleitung |
| Plantafel mit Tagesansicht | Einsatzplanung für bis zu zwei Monate | Disposition |
| Fahrtenbuch | Übersicht aller Fahrten pro Fahrzeug | Betriebsinhaber |
| Mobile Dateiablage | Pläne und Verträge in gewohnter Ordnerstruktur | Gesamtes Team |
| Mitarbeiterverwaltung | Rollen und Berechtigungen individuell vergeben | Büroorganisation |
Vorteile von Craftnote für Bauprojekte
Die Funktionen aus dem vorherigen Abschnitt zeigen erst im Alltag ihren wahren Wert. Wer Fotos, Protokolle und Sprachnachrichten an einem Ort sammelt, gewinnt Überblick – und spart Nerven bei Rückfragen vom Bauherrn.
Mehr Tempo im Arbeitsalltag
Ein gutes Projektmanagement Handwerker entlastet die Führung genauso wie das Team auf der Baustelle. Ein Sanitärbetrieb mit acht Mitarbeitenden aus Stuttgart brauchte früher abends 30 bis 45 Minuten, um Bilder aus WhatsApp zu sortieren und Stundenzettel einzusammeln. Heute liegen alle Fotos direkt im passenden Projekt, Stundennachweise sind am Abend digital unterschrieben. Genau das steigert die Effizienz Handwerksbetrieb messbar.
Weniger Streit um Mängel
Eine saubere Baustellendokumentation wirkt wie eine Versicherung. Bilder mit Datum belegen, dass Arbeiten fachgerecht ausgeführt wurden. Schäden, die schon vor Arbeitsbeginn bestanden, lassen sich klar einem anderen Gewerk zuordnen. So können Betriebe eine unberechtigte Mängelrüge abwehren, ohne lange nach Beweisen zu suchen.
Geld und Stunden sparen
Die Verknüpfung mit Branchensoftware verhindert doppelte Dateneingabe. Im Stuttgarter Beispiel geht die Rechnung nun am nächsten Morgen raus statt drei Tage später – ein direkter Vorteil für die Liquidität.
| Aufgabe | Vorher | Mit Craftnote |
|---|---|---|
| Fotos sortieren | 30–45 Min. täglich | Automatisch im Projekt |
| Stundennachweise | Zettel am Monatsende | Abends digital signiert |
| Rechnungsstellung | Nach 3 Tagen | Am nächsten Morgen |
| Nachweis bei Reklamation | Suche in Chats | Protokoll im Projektordner |
Kleine Zeitgewinne pro Tag summieren sich über ein Jahr zu ganzen Arbeitswochen.
Benutzerfreundlichkeit von Craftnote
Eine Software für die Baustelle nützt nur, wenn sie auf dem Gerüst genauso schnell läuft wie im Büro. Genau hier punktet die Craftnote App: Sie wurde für Menschen entwickelt, die mit Werkzeug arbeiten, nicht mit Tabellenkalkulationen. Ein IT-Hintergrund ist nicht nötig.
Intuitive Benutzeroberfläche
Die Oberfläche ist auf Touchscreens ausgelegt. Fotos mit Beschriftung, Sprachnotizen und Stundennachweise erfasst man mit wenigen Taps – selbst mit Arbeitshandschuhen oder bei Regen. Konto anlegen, installieren und erstes Projekt starten dauert unter fünf Minuten. Eine Schulung entfällt, was die Bedienbarkeit Baustellen App im Alltag spürbar verbessert.
Funktionen unterwegs und auf dem Tablet
Mit Version 1.73.0 kam eine komplett neu gestaltete Ansicht für größere Displays und alle iPads – inklusive Split View, Stage Manager und Seitenleisten-Navigation. Spätere Updates verbesserten Zeiterfassung, Projektsuche, Hintergrund-Uploads im Chat und die Offline-Bearbeitung von PDFs mit automatischer Synchronisation, sobald wieder Netz verfügbar ist.
Im App Store loben 96 Bewertungen vor allem die einfache Bedienung. Kritik gibt es bei der Export-Funktion, die nur projektweise arbeitet, sowie bei der Fotoausrichtung.
| Aspekt | Rückmeldung der Nutzer | Bedeutung für die Praxis |
|---|---|---|
| Einstieg | Unter fünf Minuten bis zum ersten Projekt | Kein Schulungsaufwand für das Team |
| Bedienung vor Ort | Große Buttons, handschuhtauglich | Schnelle mobile Baudokumentation |
| Tablet-Ansicht | Neu gestaltet seit Version 1.73.0 | Pläne und Chat parallel nutzbar |
| Offline-Nutzung | PDF-Bearbeitung ohne Netz | Funktioniert im Keller und Rohbau |
| Export | Nur projektweise möglich | Mehraufwand bei vielen Baustellen |
Integration mit anderen Tools
Craftnote arbeitet selten allein. Viele Betriebe nutzen schon eine Handwerkersoftware für Angebote, Lohn oder Buchhaltung. Eine saubere Craftnote Integration verbindet beide Welten und erspart die doppelte Dateneingabe.
Verknüpfung mit Branchenlösungen
Zahlreiche Anbieter kooperieren mit Craftnote. Die Schnittstelle Branchensoftware sorgt dafür, dass Projektdaten, Stunden und Fotos dort landen, wo sie gebraucht werden.
- PlanRadar – professionelles Mängelmanagement und digitale Abnahmeprotokolle
- Capmo – DSGVO-konforme Mängelerfassung auf der Baustelle
- lexoffice und sevdesk – Stundennachweise als Basis für die digitale Auftragsabwicklung und Rechnungsstellung
| Bereich | Craftnote | Ergänzende Software |
|---|---|---|
| Baustellendokumentation | Voller Funktionsumfang | Nicht nötig |
| Mängelmanagement | Grundfunktionen | PlanRadar, Capmo |
| Rechnung und Buchhaltung | Stundenbasis | lexoffice, sevdesk, DATEV |
| Aufmaß und BIM | Keine tiefe Anbindung | ORCA, RIB iTWO |
Daten sichern, weitergeben und übernehmen
Projekte lassen sich als PDF exportieren – aktuell einzeln, nicht im Paket. Nutzer wünschen sich einen Sammelexport aller Projekte. Für Archivierung und Übergabe an den Bauherrn reicht der Einzelexport in der Praxis meist aus.
„Wer seine Werkzeuge klug kombiniert, gewinnt Zeit – nicht durch mehr Programme, sondern durch weniger Doppelarbeit.“
Unser Tipp: Prüfen Sie vor dem Start, welche Schnittstelle Ihre bestehende Handwerkersoftware anbietet. Für tiefe Buchhaltung mit DATEV-Anbindung bleibt eine ergänzende Lösung sinnvoll. Craftnote bildet das Herzstück der Dokumentation, die Fachsoftware übernimmt den Rest.
Fallbeispiele erfolgreicher Nutzung
Theorie überzeugt selten – Praxis schon. Die folgenden Craftnote Erfahrungen zeigen, wie kleine und mittlere Betriebe ihre Abläufe neu ordnen und dabei spürbar Zeit gewinnen.
Stimmen aus dem Handwerk
Ein Sanitärbetrieb aus Stuttgart mit acht Mitarbeitenden ersetzte endlose WhatsApp-Ketten durch Sprachnotizen direkt im Projektordner. Das Ergebnis: rund 30 bis 45 Minuten weniger Büroarbeit pro Abend. Wer seinen Handwerksbetrieb digitalisieren möchte, findet hier ein realistisches Vorbild.
„Top Unterstützung im täglichen Geschäft – die Bedienung versteht jeder auf der Baustelle sofort.“ (Nutzerbewertung im App Store)
Branchen und typische Einsatzszenarien
Besonders häufig wird die App dort genutzt, wo viele Beteiligte gleichzeitig arbeiten:
- Garten- und Landschaftsbau: Subunternehmer koordinieren über gemeinsame Projektchats
- Handwerk und Baugewerbe: rechtssichere Dokumentation per Smartphone
- Messe- und Eventbau: Standaufbau planen und fotografisch belegen
- Tischlerei und Holzverarbeitung: Kundenprojekte lückenlos festhalten
| Branche | Anwendungsfall | Spürbarer Nutzen |
|---|---|---|
| Sanitär und Heizung | Sprachnotizen statt Messenger-Chaos | 30–45 Minuten weniger Büroarbeit täglich |
| Garten- und Landschaftsbau | Abstimmung mehrerer Gewerke | Klare Zuständigkeiten pro Bauabschnitt |
| Baugewerbe | Praxisbeispiel Baudokumentation per App | Belege für Nachträge und Mängelrügen |
| Messebau | Auf- und Abbau dokumentieren | Schnellere Abnahme beim Kunden |
| Tischlerei | Kundenprojekte archivieren | Nachvollziehbare Projekthistorie |
Ein Praxisbeispiel Baudokumentation ersetzt keine eigene Testphase – es zeigt aber, welche Stellschrauben im Alltag wirklich wirken.
Sicherheitsaspekte und Datenschutz
Baustellenfotos, Kundenadressen und Aufmaße gehören zu den sensibelsten Daten eines Handwerksbetriebs. Wer digital dokumentiert, muss wissen, wo diese Informationen liegen und wer darauf zugreifen darf. Craftnote legt genau hier einen Schwerpunkt.
Wie Craftnote Daten schützt
Alle Projektinhalte werden zentral auf Servern in Deutschland gespeichert. Das typische US-Cloud-Risiko entfällt, eine Schrems-II-Problematik entsteht erst gar nicht. Projektdaten werden weder für Werbung noch für KI-Training verwendet – Craftnote bleibt eine klassische Lösung für sichere Baustellendokumentation und Kommunikation.
Über individuelle Rollen und Berechtigungen steuern Sie, wer welche Inhalte sieht. Ein Subunternehmer erhält nur den freigegebenen Projektbereich, die Kalkulation bleibt im Büro.
Rechtliche Vorgaben in Deutschland
Craftnote Datenschutz orientiert sich an der DSGVO. Als DSGVO Handwerkersoftware stellt der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, den Sie vor dem Produktivstart anfordern sollten.
„Datenschutz ist kein Bremsklotz, sondern ein Vertrauensbeweis gegenüber dem Kunden.“
Laut App-Store-Angaben werden folgende Daten mit der Identität verknüpft:
| Datenart | Beispiel aus der Praxis |
|---|---|
| Standort | Zuordnung von Fotos zur Baustelle |
| Kontaktinformationen | Name und E-Mail der Nutzer |
| Benutzerinhalte | Protokolle, Fotos, Chatnachrichten |
| Nutzungsdaten | Aufrufe einzelner Projektbereiche |
| Diagnosedaten | Absturzberichte der App |
Die Altersfreigabe liegt bei 16+. Für Azubis unter 16 Jahren braucht es eine gesonderte Regelung im Betrieb.
Preisgestaltung von Craftnote
Nach den Themen Sicherheit und Datenschutz stellt sich für viele Betriebe die praktische Frage: Was kostet die Software im Alltag? Die Craftnote Preise sind übersichtlich gestaffelt und richten sich nach der Rolle im Betrieb – Baustelle oder Büro. Wer die Handwerkersoftware Kosten kalkuliert, sollte beachten, dass alle Angaben netto sind und für die jährliche Abrechnung gelten.
Erst ausprobieren, dann entscheiden
Craftnote bietet eine 30-tägige kostenlose Testphase an. Eine Kreditkarte ist nicht nötig, die Registrierung dauert wenige Minuten. Den früheren dauerhaft kostenlosen Tarif gibt es nicht mehr – der Test ersetzt ihn. In diesen vier Wochen lassen sich Projekt-Chats, Fotodokumentation und die Zeiterfassung Handwerk Software mit dem echten Team auf einer laufenden Baustelle prüfen.
Die drei Pakete im Vergleich
| Paket | Preis pro Nutzer/Monat | Enthaltene Leistungen |
|---|---|---|
| Baustelle | 14,90 € | Projekt-Chats, Fotodokumentation, mobile Zeiterfassung, digitale Formulare |
| Büro | 29,90 € | Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, zentrale Projektübersicht, PDF-Formulare und Berichte |
| Büro Plus | 49,90 € | Angebote und Rechnungen mit Vorlagen, Materialkatalog, automatische Kalkulation, GoBD- und E-Rechnungs-Konformität |
Wichtig: Mindestens ein Büro-Platz ist Pflicht. Das Baustelle-Paket allein lässt sich nicht buchen, da die Steuerung aus dem Büro erfolgt.
Ein typischer Betrieb mit zwei Büro- und vier Baustelle-Plätzen zahlt rund 120 Euro monatlich. Monatliche Zahlung ist spürbar teurer als die Jahresabrechnung – wer langfristig plant, spart bares Geld.
Fazit: Warum Craftnote die richtige Wahl ist
Wer heute noch mit Zettel, WhatsApp-Gruppen und Excel-Listen arbeitet, findet in Craftnote einen der schnellsten Einstiege in die digitale Bauakte. Die App ist schlank, verständlich und auf der Baustelle sofort einsatzbereit. In unserem Craftnote Fazit vergeben wir 4 von 5 Sternen.
Stärken und Schwächen auf einen Blick
Stark ist die Lösung bei Kommunikation, Fotodokumentation und Projektordnung. Punktabzug gibt es für das begrenzte Mängelmanagement ohne Verortung im Grundriss und für den Wegfall des dauerhaft kostenlosen Tarifs. Wer Mängel exakt auf dem Plan pinnen will, schaut sich im Handwerker App Vergleich PlanRadar an. Capmo punktet mit deutschen Servern und ISO 27001. ToolTime und Streit-Software decken Angebote, Rechnungen und Büroabläufe komplett ab.
Was in den nächsten Monaten kommt
Die Entwicklung läuft in kurzen Zyklen. Version 1.75.4 brachte mehr Stabilität, eine klarere Navigation bei Aufgaben-Benachrichtigungen und eine rundere Zeiterfassung. Seit Juni 2026 erstellt Büro Plus Angebote und Rechnungen direkt im System, womit die Baustellendokumentation Software näher an eine komplette Bürolösung rückt.
Beim Start helfen das Produkthandbuch und die Videoanleitungen auf YouTube. Fragen beantwortet das Team per E-Mail an hallo@craftnote.de. Für kleine und mittlere Betriebe, die endlich Ordnung in ihre Projekte bringen wollen, ist der Einstieg über die Testphase eine lohnende Entscheidung.