Stundenzettel Vorlage für Handwerker: online ausfüllen und als PDF oder Excel speichern
Diese Stundenzettel-Vorlage füllen Sie direkt hier im Browser aus. Sie tragen pro Tag einen oder mehrere Einsätze mit Kunde, Kundennummer und Auftragsnummer ein, die Stunden, Pausen und Überstunden rechnet die Vorlage selbst. Am Monatsende speichern Sie den Zettel als PDF oder Excel-Datei oder drucken ihn aus. Eine Anmeldung brauchen Sie nicht.
Gebaut ist die Vorlage für den Alltag im Handwerk: Ein Monteur ist selten acht Stunden bei einem Kunden. Morgens die Baustelle, mittags eine Störung, nachmittags ein Kundendienst. Deshalb zeigt die Vorlage unter dem Stundenzettel auch, wie viele Stunden auf jeden Auftrag entfallen. Das ist die Grundlage für die Rechnung an den Kunden.
Stundenzettel ausfüllen
| Datum | Art | Kunde | Kd.-Nr. | Auftrags-Nr. | Beginn | Ende | Pause (Min.) | Std. | Tätigkeit |
|---|
Stunden je Auftrag
| Kunde | Kd.-Nr. | Auftrags-Nr. | Einsätze | Stunden | dezimal |
|---|
So füllen Sie den Stundenzettel aus
- Kopfdaten eintragen: Name, Firma, Monat und die Soll-Stunden pro Woche aus dem Arbeitsvertrag. Aus den Soll-Stunden errechnet die Vorlage das Monatssoll und den Überstunden-Saldo.
- Einsätze eintragen: Pro Zeile ein Kunde mit Beginn und Ende. Mit „+ Eintrag“ hängen Sie für denselben Tag einen weiteren Einsatz an. Der Beginn wird aus dem Ende des vorigen Einsatzes übernommen, Sie ändern ihn nur bei einer Fahrt- oder Pausenlücke.
- Pausen erfassen: Die Lücke zwischen zwei Einsätzen zählt automatisch als Pause. Eine Pause innerhalb eines Einsatzes tragen Sie in Minuten ein.
- Urlaub, Krankheit, Feiertag: Über das Feld „Art“ markieren Sie den Tag. Er zählt dann mit der normalen Tagesarbeitszeit, damit der Saldo stimmt.
- Speichern: PDF für die Ablage und zum Unterschreiben, Excel für die Lohnabrechnung, CSV zum Einlesen in andere Programme.
Kunden, die Sie einmal eingetragen haben, schlägt das Feld beim nächsten Mal vor, samt Kunden- und Auftragsnummer. Ihre Eingaben bleiben im Browser gespeichert, bis Sie den Monat leeren. Wer den Zettel auf einem anderen Gerät weiterführen will, speichert vorher die Excel-Datei.
Was auf einen Stundenzettel gehört
Eine feste Form schreibt das Gesetz nicht vor. Damit der Stundenzettel vor dem Zoll, bei der Lohnabrechnung und gegenüber dem Kunden hält, sollten aber diese Angaben drauf sein:
| Angabe | Wofür sie gebraucht wird |
|---|---|
| Name des Mitarbeiters, Firma, Monat | eindeutige Zuordnung |
| Datum, Beginn und Ende | gesetzliche Aufzeichnung der Arbeitszeit |
| Pausen | Nachweis, dass die Pausenregeln eingehalten wurden |
| Dauer pro Tag | Lohnabrechnung, Überstunden |
| Kunde, Kunden- und Auftragsnummer | Abrechnung beim Kunden, Nachkalkulation |
| Tätigkeit | Nachweis bei Stundenlohnarbeiten, Rückfragen des Kunden |
| Unterschrift | Bestätigung durch Mitarbeiter und Betrieb, bei Regiearbeiten auch durch den Kunden |
Welche Regeln gelten für die Arbeitszeiterfassung?
Stand: Oktober 2026. Die wichtigsten Pflichten im Überblick:
Arbeitszeit erfassen: Pflicht für alle Betriebe
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen (Az. 1 ABR 22/21). Die Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz. Wie erfasst wird, ist bis heute nicht vorgeschrieben. Papier, Excel und App sind gleichermaßen zulässig. Mehr dazu im Beitrag zur Zeiterfassungspflicht.
Baugewerbe und Minijob: Aufzeichnung binnen sieben Tagen
Für Minijobber und für Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind, gilt zusätzlich § 17 des Mindestlohngesetzes. Dazu gehört das Baugewerbe. Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Fehlen die Aufzeichnungen bei einer Prüfung durch den Zoll, droht ein Bußgeld. Was speziell am Bau gilt, steht unter Stundenzettel Bau.
Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz
Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, braucht mindestens 30 Minuten Pause, ab neun Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pause darf in Abschnitten von mindestens 15 Minuten genommen werden. Mehr als zehn Stunden Arbeit am Tag erlaubt § 3 des Arbeitszeitgesetzes nicht. Die Vorlage oben prüft diese Grenzen für jeden Tag und setzt ein Warnzeichen, wenn eine Pause fehlt.
Was die geplante Reform ändern würde
Das Bundesarbeitsministerium hat 2026 einen Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er sieht vor, dass die Arbeitszeit künftig elektronisch erfasst werden muss. Betriebe mit nicht mehr als zehn Beschäftigten sollen davon ausgenommen sein, für größere Betriebe sind gestaffelte Übergangsfristen geplant. Beschlossen ist das Gesetz noch nicht. Bis dahin bleibt der Stundenzettel auf Papier, als PDF oder in Excel zulässig.
Stundenzettel als Nachweis gegenüber dem Kunden
Bei Arbeiten, die nach Stunden abgerechnet werden, ist der Stundenzettel mehr als ein Lohnnachweis. Er ist der Beleg für die Rechnung. Ist die VOB/B vereinbart, regelt deren § 15 Abs. 3 das Verfahren genau:
- Stundenlohnarbeiten müssen dem Auftraggeber vor Beginn angezeigt werden.
- Die Stundenlohnzettel reichen Sie je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich ein.
- Der Auftraggeber gibt die bescheinigten Zettel spätestens innerhalb von sechs Werktagen zurück. Tut er das nicht, gelten sie als anerkannt.
- Die Stundenlohnrechnung stellen Sie spätestens alle vier Wochen.
Praktisch heißt das: Lassen Sie den Kunden den Zettel auf der Baustelle gegenzeichnen, solange die Arbeit frisch ist. Die Übersicht „Stunden je Auftrag“ aus der Vorlage können Sie als Anlage an die Rechnung hängen. Wie eine korrekte Handwerkerrechnung aussieht, zeigt der Beitrag Rechnungen schreiben im Handwerk.
Wann sich eine Zeiterfassungs-App lohnt
Für einen Betrieb mit zwei oder drei Mitarbeitern reicht ein Stundenzettel aus dieser Vorlage gut aus. Mit jedem weiteren Monteur wächst aber der Aufwand im Büro: Zettel einsammeln, nachrechnen, in die Lohnabrechnung übertragen und die Stunden den Aufträgen zuordnen. Ab etwa fünf Mitarbeitern im Außendienst spart eine App spürbar Zeit. Die Zeiten landen dann direkt im Auftrag und in der Rechnung.
Viele Handwerkerprogramme bringen eine solche App gleich mit, STREIT V.1 zum Beispiel die App Zeit+. Einen Überblick geben die Beiträge Stundenzettel App und Arbeitszeiterfassung im Handwerk. Wer ohnehin eine neue Software sucht, findet im Handwerkersoftware-Vergleich Programme mit eingebauter Zeiterfassung.
Häufige Fragen zum Stundenzettel
Muss der Mitarbeiter den Stundenzettel unterschreiben?
Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Unterschrift gibt es nicht. Sinnvoll ist sie trotzdem: Mit der Unterschrift bestätigt der Mitarbeiter seine Zeiten, und bei Streit um Überstunden oder Lohn ist der Zettel ein deutlich stärkerer Beweis. Bei Stundenlohnarbeiten nach VOB/B bescheinigt zusätzlich der Auftraggeber die Stunden.
Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?
Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und Nachweise über Mehrarbeit nach dem Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre. Dient ein Stundenzettel als Anlage zu einer Rechnung, wird er Teil des Buchungsbelegs. Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren.
Ist ein Stundenzettel aus Excel oder als PDF erlaubt?
Ja. Solange das Arbeitszeitgesetz keine elektronische Erfassung vorschreibt, ist die Form frei. Wichtig ist, dass Beginn, Ende, Pausen und Dauer vollständig und zeitnah erfasst werden.
Werden meine Eingaben gespeichert oder übertragen?
Die Daten bleiben nur im Speicher Ihres Browsers auf Ihrem Gerät. An handwerk-digitalisieren.de wird nichts übertragen. Erst wenn Sie PDF oder Excel speichern, wird für den Export eine Programmbibliothek geladen.
Kann ich mit der Vorlage auch Minijobber erfassen?
Ja. Tragen Sie bei den Soll-Stunden die vereinbarte Wochenarbeitszeit ein. Für Minijobber gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 Mindestlohngesetz, die Aufzeichnung muss also spätestens sieben Tage nach dem Arbeitstag vorliegen.
Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Rechtslage gibt den Stand von Oktober 2026 wieder.