E-Rechnungspflicht: Fristen, Ausnahmen und Umsetzung für Handwerksbetriebe

Die E-Rechnung betrifft jeden Handwerksbetrieb, aber nicht alle gleichzeitig. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Sie sie ab 2027, wenn Ihr Umsatz 2026 über 800.000 Euro liegt, sonst ab 2028. Für Privatkunden ändert sich nichts.

Kurz zusammengefasst

Seit 01.01.2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen von Lieferanten annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
Ab 01.01.2027 stellen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen an Geschäftskunden aus, ab 01.01.2028 alle.
Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Gültig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).
Privatkunden, Rechnungen bis 250 Euro und Kleinunternehmer als Rechnungssteller sind ausgenommen.
Rechnungen werden seit 2025 acht Jahre aufbewahrt, bei der E-Rechnung zählt die XML-Datei, nicht das PDF-Bild.

Auf dieser Seite finden Sie alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht an einem Ort: welche Frist für Ihren Betrieb gilt, bei welchen Kunden Sie eine E-Rechnung brauchen, wie Sie sie erstellen, prüfen und archivieren und worauf Sie bei der Software achten. Zu jedem Thema verlinken wir unsere ausführlichen Ratgeber.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für meinen Betrieb?

Für den Empfang gilt die Pflicht seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Für das Ausstellen entscheidet Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026: über 800.000 Euro gilt die Pflicht ab 2027, darunter erst ab dem 1. Januar 2028.

Zeitraum	Empfangen	Ausstellen an Geschäftskunden
seit 01.01.2025	Pflicht für alle Betriebe, auch Kleinunternehmer	Papier weiter erlaubt, PDF per E-Mail nur mit Zustimmung des Kunden
2026	Pflicht	wie 2025, für alle Betriebe
2027	Pflicht	Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026; darunter weiter Papier oder PDF erlaubt (EDI mit Zustimmung)
ab 01.01.2028	Pflicht	Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 3 UStG aus dem Vorjahr, also der Umsatz aus 2026 für das Jahr 2027. Gerade Betriebe, die knapp an der Grenze liegen, sollten ihre Zahlen früh mit dem Steuerbüro durchgehen.

Ein Rechenbeispiel: Ein Elektrobetrieb kommt 2026 auf 760.000 Euro Gesamtumsatz. Er darf 2027 noch Papier- und PDF-Rechnungen schreiben und muss erst ab 2028 umstellen. Ein Sanitärbetrieb mit 840.000 Euro im Jahr 2026 muss dagegen ab der ersten Rechnung im Januar 2027 E-Rechnungen an Firmenkunden ausstellen. Ein großer Auftrag im Dezember 2026 kann also darüber entscheiden, ob Sie ein Jahr früher umstellen müssen.

Mehr zu Pflichten und Ausnahmen lesen Sie in unserem Ratgeber E-Rechnung im Handwerk: Pflicht und Umsetzung.

Bei welchen Kunden brauche ich eine E-Rechnung?

Entscheidend ist, wer die Rechnung bekommt. Geht sie an einen Unternehmer im Inland, ist die E-Rechnung Pflicht, sobald Ihre Frist läuft. Privatkunden, Auslandskunden und Kleinbeträge bis 250 Euro bleiben außen vor. Für Behörden gelten eigene Regeln.

Im Handwerk ist das nicht immer auf den ersten Blick klar. Diese Übersicht hilft bei den typischen Fällen:

Ihr Kunde	E-Rechnung nötig?	Worauf Sie achten
Privatperson (Badsanierung, Heizungswartung)	Nein	Bei Arbeiten am Grundstück müssen Sie trotzdem innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen, Papier oder PDF reicht.
Firma, Bauträger, Generalunternehmer	Ja	Bei Bauleistungen nach § 13b UStG gehört der Hinweis auf die Steuerschuld des Kunden in den Datensatz.
Vermieter, auch privat	In der Regel ja	Wer vermietet, gilt umsatzsteuerlich als Unternehmer. Arbeiten am vermieteten Objekt sind deshalb meist B2B.
Hausverwaltung, Eigentümergemeinschaft (WEG)	Einzelfall	Fragen Sie die Verwaltung, welches Format sie will. Viele Verwaltungen verarbeiten ohnehin nur noch E-Rechnungen.
Bundesbehörde	Ja, schon seit 27.11.2020	Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 Euro netto. Einreichen über die Plattform OZG-RE, mit Leitweg-ID des Auftraggebers.
Kunde im Ausland	Nein	Die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten im Inland sitzen.
Rechnung bis 250 Euro brutto	Nein	Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, etwa für Kleinmaterial am Tresen.
Sie sind Kleinunternehmer	Ausstellen nein, Empfangen ja	Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV vom Ausstellen befreit.

Unser Tipp für die Praxis: Pflegen Sie im Kundenstamm Ihrer Software ein Feld „E-Rechnung ja/nein“ und fragen Sie bei neuen Geschäftskunden gleich beim Angebot nach der Rechnungsadresse für E-Rechnungen. Das spart Rückfragen, wenn die erste Abschlagsrechnung fällig wird.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den eine Software ohne Abtippen lesen kann. Ein PDF, ein Foto oder ein Scan ist keine E-Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt.

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt:

	XRechnung	ZUGFeRD
Aufbau	reine XML-Datei, ohne Viewer nicht lesbar	PDF mit eingebetteter XML-Datei, für Menschen und Software lesbar
Gültig ab	alle aktuellen Versionen	ab Version 2.0.1, nicht die Profile MINIMUM und BASIC-WL
Typischer Einsatz	Behörden, große Auftraggeber	Firmenkunden, Hausverwaltungen, Kunden ohne eigene E-Rechnungssoftware
Was gilt bei Abweichungen	nur die XML-Daten	die XML-Daten sind maßgeblich, nicht das PDF-Bild

Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD die bequemere Wahl, weil der Kunde ein normales PDF sieht und seine Buchhaltung trotzdem die Daten bekommt. Wer viel für Behörden arbeitet, kommt um XRechnung nicht herum. Gute Software kann beides. Den genauen Unterschied erklären wir in E-Rechnung: ZUGFeRD und XRechnung.

Wie empfange ich E-Rechnungen richtig?

Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach, an das Lieferanten ihre E-Rechnungen schicken. Wichtig ist, dass Sie die XML-Daten öffnen, prüfen und unverändert aufbewahren können. Ausdrucken und das Original löschen genügt nicht.

Der Großhandel stellt bei vielen Betrieben als Erstes um. Prüfen Sie deshalb jetzt, ob es klappt:

Legen Sie eine eigene Adresse an, zum Beispiel rechnung@ihrbetrieb.de, und geben Sie sie Ihren Lieferanten.
Öffnen Sie eine Test-Rechnung mit Ihrer Software oder einem kostenlosen Viewer. Bei einer XRechnung sehen Sie sonst nur Quelltext.
Prüfen Sie Betrag, Steuersatz und Ihre Anschrift so wie bisher bei Papierrechnungen.
Geben Sie die Datei unverändert in Ihr Archiv oder an Ihr Steuerbüro weiter, zum Beispiel per DATEV-Schnittstelle.

Ein typischer Fehler aus dem Büroalltag: Die ZUGFeRD-Rechnung wird ausgedruckt, abgeheftet und die E-Mail gelöscht. Damit fehlt der Datensatz, auf den es steuerlich ankommt.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Am einfachsten mit Ihrer Handwerker- oder Rechnungssoftware, die das Format beim Speichern erzeugt. Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt, die Software legt die Pflichtangaben strukturiert in die XML-Datei. Vor dem Versand prüft ein Validator, ob der Datensatz der Norm entspricht.

So läuft es in der Praxis ab:

Stammdaten prüfen: Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, vollständige Anschrift. Beim Kunden zusätzlich Bestellnummer oder Leitweg-ID, falls verlangt.
Rechnung schreiben wie bisher, ob Abschlagsrechnung, Teilrechnung oder Schlussrechnung.
Format wählen: ZUGFeRD für die meisten Firmenkunden, XRechnung für Behörden.
Validieren: Gute Programme prüfen die Datei automatisch. Den Prüfbericht sollten Sie aufbewahren, er hilft bei einer Betriebsprüfung.
Versenden per E-Mail oder über das Portal des Kunden.

Bei Schlussrechnungen nach Abschlägen müssen die bereits gezahlten Beträge und die darin enthaltene Umsatzsteuer sauber ausgewiesen sein, das gilt im Datensatz genauso wie auf Papier. Wie das aussieht, zeigt unser Ratgeber Abschlagsrechnung und Schlussrechnung. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für ZUGFeRD finden Sie unter ZUGFeRD-Rechnung erstellen.

Expert Insight

Seit dem zweiten Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15.10.2025 ist klarer, was bei Fehlern passiert. Entspricht die Datei nicht der Norm, gilt sie als sonstige Rechnung und der Kunde muss eine korrekte E-Rechnung anfordern. Ist der Inhalt falsch, etwa ein falscher Steuersatz, kann der Kunde die Vorsteuer erst nach der Berichtigung ziehen. Ein fehlerhafter Datensatz kann also Ihr Geld verzögern, weil der Kunde die Zahlung zurückhält.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen werden seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt, nicht mehr zehn. Bei der E-Rechnung muss der strukturierte Datensatz unverändert im Originalformat gespeichert werden. Ein PDF-Ausdruck oder ein Bild ersetzt ihn nicht.

Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Eine Rechnung aus 2025 darf also frühestens ab dem 1. Januar 2034 gelöscht werden, solange keine Betriebsprüfung läuft oder ein Steuerbescheid offen ist. Daneben gelten die GoBD weiter: Sie brauchen ein Archiv, das Änderungen ausschließt, und eine kurze Verfahrensdokumentation, wie Rechnungen bei Ihnen ein- und ausgehen. Viele Handwerkerprogramme und DATEV-Lösungen bringen das Archiv gleich mit.

Welche Software brauche ich für die E-Rechnung?

Sie brauchen ein Programm, das ZUGFeRD und XRechnung erzeugen, eingehende E-Rechnungen lesen, die Dateien validieren und GoBD-konform archivieren kann. Für Handwerksbetriebe lohnt sich meist eine Branchensoftware, die Angebot, Aufmaß und Rechnung verbindet.

Fragen Sie den Anbieter vor dem Kauf konkret nach diesen Punkten:

Erzeugt die Software ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 und XRechnung?
Kann sie eingehende E-Rechnungen lesbar anzeigen und automatisch verbuchen?
Gibt es eine eingebaute Prüfung (Validierung) vor dem Versand?
Bildet sie Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen sowie § 13b korrekt im Datensatz ab?
Gibt es ein revisionssicheres Archiv oder eine Schnittstelle zum Steuerbüro?
Was kostet sie im Monat, und ist die E-Rechnung im Grundpreis enthalten?

Einen Überblick über passende Programme finden Sie in E-Rechnung Software und in unserem Vergleich Rechnungsprogramm für Handwerker. Wer erst einmal günstig starten will, schaut in Kostenlose Rechnungsprogramme für Handwerker im Test. Für sehr kleine Betriebe mit wenigen Firmenkunden reicht oft ein kostenloses Programm, sobald aber Abschlagsrechnungen und Aufmaß dazukommen, spart eine Handwerkersoftware deutlich mehr Zeit, als sie kostet.

Meine Einschätzung

Warten Sie nicht bis 2028, auch wenn Ihr Betrieb unter der Umsatzgrenze liegt. Der Empfang läuft schon, und große Kunden wie Bauträger und Hausverwaltungen fordern E-Rechnungen oft früher, als das Gesetz es verlangt. Wer 2026 umstellt, hat Zeit für einen Testlauf mit zwei, drei Stammkunden. Wer erst im Dezember 2027 anfängt, macht das unter Druck und mitten im Jahresabschluss.

Was ändert sich nach 2028?

Die EU plant mit dem Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) ein Meldesystem, bei dem Rechnungsdaten direkt an die Finanzverwaltung gehen. Nach heutigem Stand soll es ab dem 1. Juli 2030 greifen. Die E-Rechnung ist dafür die technische Grundlage.

Für Ihren Betrieb heißt das: Wer jetzt sauber auf E-Rechnung umstellt, muss später voraussichtlich nur noch die Meldefunktion in der Software freischalten. Wie das in Deutschland genau umgesetzt wird, steht noch nicht fest. Wir aktualisieren diese Seite, sobald es verbindliche Regeln gibt.

Das Wichtigste in Kürze

Empfang: seit 2025 Pflicht, Postfach und Viewer einrichten.
Ausstellen: ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Umsatz 2026, ab 2028 für alle.
Formate: ZUGFeRD für Firmenkunden, XRechnung für Behörden. PDF allein zählt nicht.
Privatkunden, Auslandskunden und Beträge bis 250 Euro sind ausgenommen.
Aufbewahrung: acht Jahre, und zwar die XML-Datei im Original.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Reicht es, wenn ich meine Rechnung als PDF per E-Mail schicke?

Bis Ende 2026 ja, wenn Ihr Kunde zustimmt. Ab 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle Betriebe nicht mehr. Ein PDF ohne eingebettete XML-Daten ist keine E-Rechnung.

Muss ich als kleiner Betrieb jetzt schon etwas tun?

Ja, beim Empfang. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen Ihrer Lieferanten annehmen und aufbewahren können. Beim Ausstellen haben Sie unter 800.000 Euro Umsatz noch bis Ende 2027 Zeit.

Brauche ich eine E-Rechnung für einen Privatkunden?

Nein. Für Privatkunden bleibt alles wie bisher. Bei Arbeiten an Haus oder Grundstück müssen Sie aber weiterhin innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen und auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden hinweisen.

Was passiert, wenn meine E-Rechnung fehlerhaft ist?

Der Kunde kann die Vorsteuer erst ziehen, wenn eine korrekte Rechnung vorliegt, und wird die Zahlung meist so lange zurückhalten. Ein eigenes Bußgeld nur für die E-Rechnung gibt es nicht, wohl aber die allgemeinen Folgen falscher Rechnungen.

Gilt die Pflicht auch für Abschlagsrechnungen?

Ja. Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen an Geschäftskunden fallen genauso unter die Pflicht wie jede andere Rechnung. Achten Sie in der Schlussrechnung auf die korrekte Verrechnung der Abschläge.

Alle Ratgeber zur E-Rechnung und Rechnungsstellung

Wichtiger Hinweis: Diese Seite gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung. Ob die Umsatzgrenze für Ihren Betrieb überschritten ist oder ein bestimmter Kunde als Unternehmer gilt, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerbüro.

Quellen

Bundesministerium der Finanzen: Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025
Umsatzsteuergesetz: § 14 UStG (Rechnungsausstellung) und § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelung), Stand Oktober 2026
Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung: § 33 (Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro) und § 34a (Kleinunternehmer)
Viertes Bürokratieentlastungsgesetz, verkündet am 29.10.2024: Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht Jahre
E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV): E-Rechnungen an Bundesbehörden seit 27.11.2020, Ausnahme Direktaufträge bis 1.000 Euro netto
IHK Region Stuttgart: E-Rechnungen, Übergangsregelungen und Ausnahmen (Stand 01.07.2026)
IHK Köln: BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2025
Europäische Norm EN 16931 und Richtlinie 2014/55/EU

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