Baustellen produzieren jeden Tag Papier: Notizen, Fotos, Aufmaße, Stundenzettel. Vieles davon landet im Auto, in der Jackentasche oder gar nicht erst im Büro. Digitale Baustellendokumentation schafft hier Ordnung – und spart dem Betrieb bares Geld.
Craftnote bündelt Projektkommunikation, Fotos und Protokolle an einem Ort. Jeder Mitarbeiter sieht, was auf der Baustelle passiert. Das reduziert Rückfragen und verhindert teure Missverständnisse.
Richtig stark wird die Dokumentation, wenn sie mit dem kaufmännischen Kern verbunden ist. Genau dort setzt die Taifun Handwerkersoftware an. Die TAIFUN Software GmbH aus Hannover, Joachimstraße 2, entwickelt seit über 35 Jahren Lösungen fürs Handwerk – zu 100 Prozent made in Germany.
Als Handwerkersoftware für Betriebe deckt TAIFUN den kompletten Weg vom Angebot bis zur Rechnung ab. Gewerke wie SHK, Klima und Kälte, Elektro, Maler oder Dachdecker arbeiten damit. Ein-Mann-Betriebe profitieren genauso wie mittelständische und große Unternehmen.
Der Betrieb entscheidet selbst: cloud-gestützt oder als lokale Client-/Server-Installation. Die digitale Auftragsabwicklung Handwerk läuft im Büro und unterwegs. Das Leitmotiv bringt es auf den Punkt: „Mehr Handwerk. Weniger Büro.“
Wichtigste Erkenntnisse
- Digitale Baustellendokumentation ersetzt Zettelwirtschaft und sorgt für klare Abläufe.
- Craftnote sammelt Fotos, Notizen und Protokolle zentral für das ganze Team.
- Die Taifun Handwerkersoftware deckt alle kaufmännischen Aufgaben vom Auftrag bis zur Rechnung ab.
- Als Handwerkersoftware für Betriebe eignet sie sich für Einzelunternehmer, KMU und große Firmen.
- Typische Gewerke sind SHK, Klima/Kälte, Elektro, Maler und Dachdecker.
- Der Einsatz erfolgt wahlweise in der Cloud oder lokal im eigenen Netzwerk.
- Eine durchgängige digitale Auftragsabwicklung Handwerk spart Zeit, Wege und Kosten.
Was ist Craftnote?
Craftnote ist eine digitale Plattform, die Handwerksbetriebe im Büro und auf der Baustelle verbindet. Statt Zettelwirtschaft, verstreuten WhatsApp-Nachrichten und E-Mail-Ketten läuft die gesamte Projektkommunikation an einem zentralen Ort zusammen. Die Lösung besteht aus einer kaufmännischen Bürosoftware und einer App für Monteure, die beim Kunden oder auf der Baustelle arbeiten.
Einführung in die digitale Baustellendokumentation
Digitale Dokumentation bedeutet: Fotos, Bautagebücher, Termine und Notizen werden direkt vor Ort erfasst und sind sofort für alle Beteiligten sichtbar. Als Baustellenverwaltung Software bündelt Craftnote diese Informationen projektbezogen – abrufbar vom Smartphone, Tablet oder Rechner im Büro.
Wer Angebote und Rechnungen weiterhin über Tabellenkalkulation und Textverarbeitung abwickelt, arbeitet mit parallelen Prozessen. Getrennte Systeme müssen mühsam synchronisiert werden – das kostet Zeit und erzeugt Fehler.
Die Bedeutung von Craftnote im Bauwesen
Baubetriebe stehen unter Druck: Fachkräftemangel, steigende Dokumentationspflichten und eine wachsende Auftragsflut. Eine Handwerkersoftware für Betriebe schafft hier Entlastung, weil Nachweise rechtssicher gespeichert und Rückfragen in Sekunden geklärt werden.
| Arbeitsbereich | Klassischer Ablauf | Mit Craftnote |
|---|---|---|
| Baustellenfotos | Auf privaten Handys verstreut | Direkt am Projekt gespeichert |
| Bautagebuch | Handschriftlich, später abgetippt | Mobil erfasst, sofort verfügbar |
| Terminplanung | Wandkalender im Büro | Digital, für alle einsehbar |
| Auftragsdaten | Ordner und Aktenschrank | Zentral in der Cloud |
Die digitale Auftragsabwicklung Handwerk verkürzt den Weg vom Kundenanruf bis zur Rechnung spürbar. Büro- und Baustellenteams kommunizieren lückenlos und gewinnen Zeit für das eigentliche Handwerk.
Vorteile der Nutzung von Craftnote
Wer Routineaufgaben digitalisiert, gewinnt vor allem eines zurück: Zeit für das eigentliche Handwerk. Craftnote bündelt Baustellendokumentation, Kommunikation und Auftragsdaten an einem Ort – ein Prinzip, das auch etablierte Handwerker-Management-Software wie Taifun Handwerkersoftware seit Jahren verfolgt.
Mehr Aufträge in der gleichen Zeit
Volle Mobilität auf der Baustelle bedeutet: Fotos, Notizen und Zeiten landen direkt im Projekt. Die digitale Auftragsabwicklung Handwerk sorgt dafür, dass Nachkalkulation und Qualitätssicherung auf echten Daten beruhen statt auf Erinnerungen.
- Projektbezogene Zeiterfassung per Smartphone
- Lückenlose Protokolle für jedes Gewerk
- Angebote per Preisvergleich und Webshop erstellen
- Zentrale Verwaltung von Adress- und Auftragsdaten
Weniger Kosten, spürbare Zeitersparnis
Der Wechsel von lokaler Hardware in die Cloud senkt Ausgaben für Server und Wartung. Auch weniger spezialisierte Kräfte bearbeiten mehr Aufträge – bei gleichbleibender Qualität.
| Arbeitsschritt | Papierbasiert | Mit Craftnote |
|---|---|---|
| Bautagebuch erstellen | ca. 20 Minuten pro Tag | ca. 5 Minuten pro Tag |
| Fotos zuordnen | manuelles Sortieren am Abend | automatisch im Projektordner |
| Stundenzettel erfassen | Übertrag ins Büro nötig | digital, sofort sichtbar |
| Rückfrage an den Kunden | Telefonat plus Aktennotiz | Chat im Projektverlauf |
Kommunikation, die Kunden überzeugt
Auftraggeber erwarten heute Auskunft zum Baustellenstand per Anruf, schnelle Termine und Transparenz bei Verzögerungen. Genau hier punktet der digitale Projektchat.
Wer den Stand der Baustelle in Sekunden nachweisen kann, diskutiert seltener über Rechnungen.
Funktionen von Craftnote
Craftnote bündelt alle Aufgaben eines Handwerksbetriebs in einer App. Statt loser Zettel, WhatsApp-Gruppen und Ordner landet jede Information dort, wo sie hingehört: im jeweiligen Projekt. Die Funktionen reichen von der Dokumentation über die Planung bis hin zu Modulen für die Angebotserstellung Handwerk und die digitale Abrechnung.
Dokumentation und Protokollierung
Jeder Arbeitsschritt lässt sich direkt auf der Baustelle festhalten. Bautagebücher, Mängelberichte und Stundenzettel entstehen im Chatverlauf des Projekts und bleiben dauerhaft nachvollziehbar. Eine rechtskonforme Zeiterfassung für Handwerker erlaubt das minutengenaue Buchen von Arbeitszeiten auf Aufträge – wichtig seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung.
Aufgaben- und Projektmanagement
Aufgaben werden Mitarbeitern zugewiesen, mit Frist versehen und im Status verfolgt. Adressen, Ansprechpartner, Termine und Dateien sind zentral abrufbar – im Büro wie auf dem Gerüst.
| Funktion | Nutzen im Alltag | Wer profitiert |
|---|---|---|
| Projektordner | Alle Dokumente an einem Ort | Bauleitung |
| Stundenerfassung | Lückenlose Nachweise für die Lohnabrechnung | Monteure, Buchhaltung |
| Schnittstellen zur Rechnungssoftware Handwerksbetriebe | Aufmaße fließen direkt in die Abrechnung | Betriebsleitung |
| Checklisten | Keine vergessenen Arbeitsschritte | Gesamtes Team |
Integration von Bildern und Zeichnungen
Fotos vom Rohbau, markierte Pläne und Skizzen lassen sich mit zwei Klicks hochladen und kommentieren. Das schafft Beweissicherheit bei Nachträgen und beschleunigt die Angebotserstellung Handwerk spürbar.
„Ein Foto mit Notiz ersetzt drei Telefonate – und es steht am Abend noch genauso da.“
So funktioniert Craftnote
Der Einstieg gelingt schnell: App laden, Projekt anlegen, Team einladen. Wer eine mobile Handwerkerlösung sucht, findet in Craftnote ein Werkzeug, das ohne lange Einarbeitung funktioniert. Ähnlich arbeitet die Taifun Handwerkersoftware, die mit durchdachter Nutzerführung punktet und als Einzelplatz- oder Netzwerkversion läuft.
Klare Struktur statt Zettelwirtschaft
Die Oberfläche erinnert an einen bekannten Messenger. Jedes Projekt ist ein eigener Kanal, in dem Fotos, Notizen und Dokumente chronologisch liegen. Per App auf Handy, Tablet oder Notebook greifen Monteure direkt auf der Baustelle zu – Kontakte und Ansprechpartner lassen sich unterwegs anlegen oder ändern.
In fünf Schritten zur digitalen Baustelle
- Konto erstellen und Firmenprofil ausfüllen
- Erstes Projekt mit Adresse und Auftragsdaten anlegen
- Mitarbeiter und Nachunternehmer per Link einladen
- Fotos, Baustellenberichte und Pläne direkt hochladen
- Aufgaben verteilen und Fristen im Blick behalten
Praxistipps für einen reibungslosen Start
Starten Sie mit einem Pilotprojekt, bevor der gesamte Betrieb umstellt. Benennen Sie eine verantwortliche Person, die Fragen im Team beantwortet. Einheitliche Projektnamen sparen später viel Suchzeit.
Anbieter von Handwerkersoftware für Betriebe unterstützen beim Wechsel: kostenfreie Online-Präsentationen, Demotermine im Betrieb, Freecall-Hotline für Deutschland und Österreich, Fernwartung sowie Schulungen und Workshops.
„Bei der Umstellung von unserem alten System auf TAIFUN … da haben wir einen sehr guten Support von TAIFUN gekriegt.“ – Steffen Röhrs, Geschäftsführer
| Phase | Aufwand | Ergebnis |
|---|---|---|
| Einrichtung | ca. 1 Stunde | Konto und erstes Projekt stehen |
| Team-Onboarding | 1 bis 2 Tage | Alle Monteure dokumentieren mobil |
| Vollbetrieb | nach 4 Wochen | Papierberichte entfallen weitgehend |
Craftnote im Vergleich zu traditionellen Methoden
Wer heute noch mit Klemmbrett und Durchschlagpapier arbeitet, kennt das Problem: Notizen gehen verloren, Stundenzettel landen verspätet im Büro, und bei der Abrechnung fehlen halbe Tage. Eine moderne Baustellenverwaltung Software dreht diesen Ablauf um – Informationen entstehen dort, wo gearbeitet wird, und sind sofort für alle sichtbar.
Stärken und Grenzen der papierlosen Erfassung
Bei der jährlichen Inventur erfassen Mitarbeiter Bestände direkt per Tablet. Fehlende Materialien meldet das Lager in Echtzeit ans Büro, statt Listen abzutippen. Insellösungen dagegen verlangen manuelle Abgleiche – jede Übertragung birgt Fehlerquellen. Eine Komplettlösung bündelt Angebot, Ausführung und Rechnung in einem Fluss.
- Vorteile: zentrale Ablage, Fotos mit Zeitstempel, digitale Auftragsabwicklung Handwerk ohne Medienbrüche
- Grenzen: Einarbeitung des Teams, stabile Mobilfunkverbindung auf abgelegenen Baustellen, Umstellungsphase in den ersten Wochen
Wie viel Zeit die Umstellung wirklich spart
Die Zeiterfassung für Handwerker läuft sekundengenau auf Auftrag und Projekt – handschriftliche Zettel entfallen komplett.
| Arbeitsschritt | Papier & Ordner | Craftnote |
|---|---|---|
| Stunden erfassen und übertragen | ca. 15 Min. pro Mitarbeiter und Woche | unter 1 Min. direkt per App |
| Baustellenfoto zuordnen | Abgleich am Abend im Büro | automatisch im Projektordner |
| Materialbedarf melden | Telefonat plus Notiz | Live-Eintrag aus dem Lager |
| Unterlagen suchen | Aktenordner durchblättern | Volltextsuche in Sekunden |
Handwerkliche Qualität allein sichert das Bestehen am Markt nicht mehr. Entscheidend sind saubere kaufmännische Abläufe und eine Kundenkommunikation, die keine Rückfragen offenlässt.
Anwendungsbeispiele aus der Praxis
Wie stark digitale Dokumentation den Arbeitsalltag verändert, zeigt sich erst auf der Baustelle. Betriebe aus SHK, Elektro und Ausbau berichten von spürbar kürzeren Wegen zwischen Montage, Büro und Kunde. Eine mobile Handwerkerlösung wird dort zum Bindeglied, wo früher Zettel, Rückrufe und Nachträge den Takt bestimmt haben.
Bauprojekte und erfolgreiche Implementierung
Sanitärbetriebe arbeiten mit unzähligen Kleinteilen. Fehlt eine einzige Schelle, kippt der komplette Termin. Eine Materialwirtschaft mit mobilem Zugriff sichert die Verfügbarkeit und schützt das Terminmanagement bei Wartungen und Kleinstaufträgen.
Monteure treffen oft auf Situationen, die vom Plan abweichen. Über die App klären sie Materialanpassungen, Ausführungsdauer und geänderte Kosten direkt beim Kunden. Die Handwerker-Management-Software hält die Änderung fest, bevor der Monteur die Baustelle verlässt.
Erfahrungsberichte von Nutzern
„Wir nutzen von TAIFUN nahezu jedes Modul. TAIFUN ist da natürlich unser Fundament des Ganzen.“ – Steffen Röhrs, Geschäftsführer
Solche Rückmeldungen spiegeln die Verbreitung wider: Rund 30.000 App-Anwender nutzen die Lösung, 22.000 Anwender arbeiten täglich damit. Die Taifun Handwerkersoftware verbindet dabei Baustelle und Büro ohne doppelte Erfassung.
| Praxisbereich | Herausforderung vor Ort | Lösung per App | Effekt für den Betrieb |
|---|---|---|---|
| SHK-Wartung | Fehlendes Kleinteil stoppt den Termin | Mobiler Blick in die Materialwirtschaft | Termine halten, weniger Zweitanfahrten |
| Kleinstaufträge | Aufwand steht selten im Bericht | Zeiten direkt beim Kunden erfassen | Vollständige Abrechnung aller Leistungen |
| Umbau im Bestand | Baustelle weicht vom Plan ab | Kostenänderung sofort dokumentieren | Nachträge ohne Diskussion |
| Projektsteuerung | Rückfragen blockieren das Büro | Fotos und Protokolle im Projekt | Kürzere Abstimmung, klare Nachweise |
Sicherheitsaspekte bei Craftnote
Baustellendaten sind sensibel: Kundenadressen, Kalkulationen, Fotos von Mängeln und Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Wer digital dokumentiert, braucht deshalb eine Lösung, die Schutz und Stabilität ernst nimmt. Das gilt für die Baustellen-App genauso wie für jede Rechnungssoftware Handwerksbetriebe, die im Büro im Einsatz ist.
Datenschutz nach deutschen Standards
Ein wichtiger Punkt ist der Entwicklungsstandort. TAIFUN-Produkte werden beispielsweise komplett in Hannover entwickelt – 100 % made in Germany. Betriebe können zwischen cloudgestütztem Betrieb und lokaler Client-/Server-Installation wählen. Auch eine Einzelplatzversion läuft stabil. So passt die Handwerkersoftware für Betriebe zur jeweiligen IT-Struktur, ohne dass Kompromisse bei der DSGVO entstehen.
Die integrierte Zeiterfassung ist rechtskonform ausgelegt. Büro- und Baustellenmitarbeiter erfassen Stunden rechtssicher, was bei Prüfungen viel Ärger erspart.
Revisionssichere Ablage von Unterlagen
Geschäftliche Dokumente und E-Mails unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. DMS-Software und E-Mail-Archivierung sorgen für eine revisionssichere Archivierung – ein zentraler Baustein der digitalen Auftragsabwicklung Handwerk.
| Sicherheitsbereich | Umsetzung | Nutzen für den Betrieb |
|---|---|---|
| Betriebsart | Cloud oder lokaler Server | Freie Wahl je nach IT-Ausstattung |
| Entwicklung | Standort Hannover, Deutschland | Deutsche Datenschutzstandards |
| Dokumentenablage | DMS mit revisionssicherer Archivierung | Erfüllung der Aufbewahrungsfristen |
| E-Mail-Verkehr | Automatische Archivierungssoftware | Lückenlose Korrespondenz-Historie |
| Zeiterfassung | Rechtskonforme Stundenerfassung | Sicherheit bei Prüfungen |
| Support | Fernwartung und Freecall-Hotline (DE/AT) | Schnelle Hilfe bei Störungen |
Integration mit anderen Tools
Digitale Dokumentation entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn Daten zwischen Büro und Baustelle fließen. Genau hier setzen offene Schnittstellen an: Sie verbinden die Baustellenverwaltung Software mit kaufmännischen Systemen, Warenwirtschaft und Planungsprogrammen.
Ein gutes Beispiel liefert die OneQrew GmbH. Seit 2021 haben sich unter diesem Dach TAIFUN, M.Soft, PinnCalc, extragroup und PraKom zusammengeschlossen. Das Ziel: kaufmännische und technische Lösungen aus einer Hand, statt getrennter Programme mit mühsamer Synchronisation.
Verbindungen zu Planungs- und Kalkulationsprogrammen
Über angebundene Webshops und einen integrierten Preisvergleich greifen Betriebe direkt auf Lieferantendaten zu. Die Angebotserstellung Handwerk wird dadurch schneller und deutlich genauer, weil aktuelle Materialpreise automatisch einfließen. Mehr als 20 Zusatzmodule lassen sich passend zum Gewerk kombinieren.
Was der Datenfluss dem Projektmanagement bringt
Wenn Aufmaß, Zeiterfassung und Rechnung im selben System liegen, entsteht ein lückenloses Bild jedes Auftrags – von der ersten Anfrage bis zur Nachkalkulation. Fehlerquellen durch doppelte Eingaben verschwinden.
| Bereich | Ohne Integration | Mit vernetzter Handwerker-Management-Software |
|---|---|---|
| Angebot | Preise manuell recherchieren | Preisvergleich direkt im Programm |
| Zeiterfassung | Zettel, spätere Übertragung | Direkte Buchung auf das Projekt |
| Nachkalkulation | Nur stichprobenartig möglich | Auswertung je Auftrag auf Knopfdruck |
| Qualitätssicherung | Fotos verteilt auf Handys | Zentrale Ablage am Projekt |
Zukunft von Craftnote
Die Baustelle von morgen ist vernetzt. Wer heute Aufmaße, Fotos und Stunden digital erfasst, legt die Basis für Prozesse, die vollständig ohne Papier laufen. Craftnote entwickelt sich in genau diese Richtung weiter und wächst mit den Anforderungen der Betriebe.
Wohin sich die Branche bewegt
Cloud-Plattformen gelten als größter Hebel. Holger Studtmund, Geschäftsführer bei TAIFUN, bringt es auf den Punkt: „Die neue Generation von Handwerkern ist es gewohnt, unabhängig von Ort, Zeit, Gerät und Betriebssystem auf eine Anwendung zuzugreifen.“ Genau dieser Anspruch prägt jede moderne mobile Handwerkerlösung.
Die Zeiterfassung für Handwerker rückt dabei enger an die Dokumentation heran. Stunden, Material und Baufortschritt landen in einem Datensatz. Die Abrechnung wird schneller, Rückfragen im Büro werden seltener.
Was in der Entwicklung steckt
Hinter der Weiterentwicklung steht ein starkes Team. Aus der früheren MSE-Software Entwicklungs-GmbH, einst ein Zwei-Mann-Betrieb, wurde ein führender Softwarehersteller mit über 160 Mitarbeitenden in Deutschland und Österreich. Mehr als 80 Personen kamen allein in den letzten fünf Jahren dazu, das Wachstum liegt seit fast zehn Jahren bei über 20 Prozent pro Jahr.
Geführt wird das Unternehmen von Heiko Mundt und Holger Studtmund, in der Gruppe verantworten Dominik Hartmann als Group CEO und Bernd Sengpiehl als Group CTO die Richtung. Der Nachwuchs wird im eigenen Haus ausgebildet, die Produktentwicklung folgt einer ständigen Marktbeobachtung.
Für Betriebe bedeutet das Planungssicherheit. Craftnote und die Taifun Handwerkersoftware wachsen gemeinsam weiter, neue Funktionen orientieren sich am echten Baustellenalltag statt an Trends auf dem Papier.